Dotyczy wersji 2020.1.x i 2021.1.x; autor: Dawid Golonka
Wprowadzenie
Zakładka „Analizy”, która dostępna jest w BPS Designer Studio z poziomu panelu edycji danego kroku, daje nam dostęp do statystyk pokazujących czas przebywania dokumentów na danym kroku, a także czas ich edycji na poszczególnych krokach. Warto z niej skorzystać, by uzyskać informacje o tym co dzieje się w naszym elektronicznym obiegu dokumentów.
Istnieje także możliwość ustalenia planowanego czasu edycji dokumentu w kroku oraz planowanego czasu, jaki ten dokument powinien w nim przebywać. Dzięki temu można sprawdzić, czy poszczególne osoby z przypisanym zadaniem nie przytrzymują go dłużej niż powinny bądź czy formularz nie jest utworzony w sposób nieintuicyjny, czego wynikiem będzie dłuższy niż zakładany czas jego edycji.
Poniżej przedstawiony został sposób włączenia funkcjonalności dotyczącej analiz w BPS Designer Studio 2020.
Ustawienia systemu
Analizy generowane są przez serwis BPS, więc należy upewnić się, że serwis jest uruchomiony i że jest włączona obsługa podstawowej funkcjonalności. Aby to sprawdzić, należy w zakładce „Konfiguracja systemu” przejść do pozycji menu „Konfiguracja serwisów”. Po rozwinięciu tego menu przechodzimy do podmenu „Serwisy” i zaznaczamy nasz serwis. Na poniższym zrzucie pokazany jest widok w Studio po przejściu tą ścieżką. Zaznaczamy bądź upewniamy się, że jest zaznaczona pozycja „Podstawowa funkcjonalność”.
Rysunek 1. Konfiguracja serwisu.
Aktualizacja danych odbywa się tylko w wybranych przez użytkownika godzinach. W celu określenia godzin, w których aktualizacja ma się odbywać – pozostając dalej w zakładce „Konfiguracja systemu” – wybieramy z menu pozycję „Harmonogramy”.
W oknie „Godzina uruchomienia aktualizacji analiz” należy wprowadzić godziny, w których statystyki będą się aktualizować. Aktualizacja analiz może być czynnością obciążającą bazę danych – z uwagi na to zalecane jest ustawienie aktualizacji poza godzinami pracy. Wprowadzenie nowych godzin należy zatwierdzić, wciskając przycisk „Zapisz” w górnej części interfejsu programu.
Rysunek 2. Konfiguracja harmonogramu – BPS 2020.
Rysunek 3. Konfiguracja harmonogramu – BPS 2021.
Po zapisaniu ustawień niezbędne będzie ponowne wczytanie ustawień serwisu. W tym celu wchodzimy z powrotem do konfiguracji naszego serwisu i klikamy przycisk „Wczytaj ponownie konfigurację” na górnej belce.
Rysunek 4. Wczytanie konfiguracji serwisu.
Konfiguracja obiegu
Na potrzeby prezentacji działania funkcjonalności stworzono przykładowy obieg dokumentów składający się z 5 kroków. Obieg ten będzie służył do akceptacji zapotrzebowania na artykuły zgłaszanego przez pracowników. Akceptującymi będą przełożeni na dwóch szczeblach.
W kroku „Rejestracja wniosku” zapotrzebowanie zostanie zarejestrowane, w kroku „Akceptacja I” zapotrzebowanie będzie akceptowane bądź odrzucone przez Team lidera. Menadżer będzie mógł zaakceptować bądź odrzucić wniosek w kroku „Akceptacja II”.
Rysunek 5. Przykładowy obieg.
Istotnym w tym procesie jest to, że edycja dokumentu następuje tylko w pierwszym kroku – rejestracji wniosku. Kroki akceptacji polegają tylko na zaakceptowaniu lub odrzuceniu wniosku przez przejście odpowiednią ścieżką.
Możemy ustawić planowany czas przebywania dokumentu w danym kroku oraz oczekiwany czas edycji – aby to zrobić, należy udać się do zakładki „Analizy” w panelu edycji danego kroku.
Rysunek 6. Ustawienie przewidywanych czasów przebywania elementu w danym kroku i jego edycji.
Na potrzeby prezentacji funkcjonalności na krokach „Akceptacja I” i „Akceptacja II” zostaną zadane przykładowe wartości oczekiwanych czasów:
Krok „Akceptacja I”:
- Oczekiwany czas w kroku – 1 [h]
- Oczekiwany czas edycji – 120 [s]
Krok „Akceptacja II”:
- Oczekiwany czas w kroku – 1 [h]
- Oczekiwany czas edycji – 180 [s]
Po zakończeniu pierwszej aktualizacji danych statystycznych przez serwis BPS o podanej przez nas godzinie, pola „Statystyki czasu przebywania w kroku” oraz „Statystyki edycji kroku” wypełnią się zawartością:
Rysunek 7. Statystyki w kroku Akceptacja I.
Kolumna „Trend” informuje o tym, jak przedstawia się zmiana wartości w kolumnach między poprzednim a obecnym miesiącem:
Czas trwania krótszy niż w poprzednim miesiącu
Czas porównywalny z poprzednim miesiącem
Czas dłuższy niż w poprzednim miesiącu.
Oprócz wylistowania w wierszach czasów dla poszczególnych osób, statystyki zwracają również wiersz „Zadania bieżące”. Jest to średni czas trwania wszystkich niezakończonych zadań.
Raport KPI
Od wersji systemu WEBCON BPS 2020.1.3 możliwe jest dodanie na portalu raportu KPI.
Rysunek 8. Dodawanie raportu KPI w portalu.
W nowo tworzonym raporcie należy podać jego nazwę i wybrać źródło (obieg), z którego statystki mają się wyświetlać.
Rysunek 9. Wybór źródła raportu.
Na zakładce z wyborem kolumn wskazać należy kolumny raportu, sortowanie, a także tryb. Dostępnymi trybami są:
- statystyki trwania kroków w godzinach,
- statystyki trwania kroków w dniach,
- statystyki edycji.
Rysunek 10. Wybór kolumn i trybu raportu.
W kolejnych zakładkach można zdefiniować widoki wyświetlania raportu i określić uprawnienia.
W celu ułatwienia użytkownikom odczytywania raportu można włączyć legendę dotyczącą kolorów, wystarczy zaznaczyć opcję „Pokaż legendę” na karcie widoków:
Rysunek 11. Włączanie legendy.
Nowo utworzony raport statystyk KPI prezentuje się następująco:
Rysunek 12. Raport statystyk KPI na portalu.
Wspomniana wcześniej legenda objaśnia znaczenie znaczników, które mogą pojawić się na raporcie. Oznaczenia dotyczące kolumn z czasem średnim:
Rysunek 13. Oznaczenia dotyczące kolumn ze średnim czasem.
Oznaczenia dotyczące kolumny trendu:
Rysunek 14. Oznaczenia dotyczące trendu.
Technikalia i dodatkowe informacje
- Raporty KPI opracowywane są głównie w oparciu o dane przechowywane w tabeli WFHistoryElements (więcej informacji o tej tabeli można odnaleźć w dedykowanym artykule na KB). Kluczowymi polami w tej tabeli pod kątem obliczeń KPI są:
- WFH_LeftBy – informacja, kto zakończył zadanie,
- WFH_DurationInStep – czas w danym kroku,
- WFH_FormEditDurationToLeave – czas edycji danego kroku
- Raporty korzystają także z danych przechowywanych w tabeli WFElementTasks (również dostępny artykuł na jej temat),
- Uruchamiając w BPS Studio synchronizację (jak na rysunkach 2 i 3) włączamy pobieranie danych dotyczących statystyk do tabel „AnalyticsSteps” oraz „AnalytiscUsers”,
- Wprowadzone dane dotyczące oczekiwanego czasu edycji kroku, a także oczekiwanego czasu w jakim element będzie przebywał w kroku, przechowywane są w kolumnach tabeli dotyczącej konfiguracji kroków (WFSteps – kolumny „STP_ExpectedAvgStepDurationByHours” oraz „STP_ExpectedAvgEditDurationBySec”),
- Raport, który jest przedmiotem tego artykułu tworzony jest poprzez odpowiednio przygotowane zapytanie SQL, operujące w głównej mierze na przytoczonych powyżej tabelach,
- Raport wspiera tłumaczenia, tłumaczone są nazwy procesów, obiegów i kroków,
- Raport KPI wspiera filtrowanie, nie wspiera grupowania i rozbijania wyników na strony
Podsumowanie
Analiza danych statystycznych na poszczególnych krokach umożliwia wyciąganie wniosków, które mogą poprawić efektywność realizowania procesów biznesowych. Przykładowe obserwacje mogą dotyczyć:
- Znalezienie miejsc, gdzie edycja formularza jest bardziej czasochłonna niż zakładaliśmy. Może być to bodźcem do przeorganizowania formularza.
- Porównania ze sobą czasu edycji formularza po poprawkach w celu oceny wprowadzonych na nim zmian.
- Znalezienie wąskich gardeł – miejsc, gdzie dokument zostaje zbyt długo przytrzymany przez użytkownika systemu. Analiza przyczyny takiego stanu rzeczy np. za duże obłożenie pracownika zadaniami.
- Weryfikację oraz korektę założonych przez nas czasów edycji formularza i oczekiwania na kroku z wartościami rzeczywistymi, uzyskiwanymi w codziennej pracy.
