Współpraca WEBCON BPS z Microsoft Outlook

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail

dotyczy wersji 8.0.x; autor: Łukasz Wróbel

Wraz z wersją 8.0 debiutuje dodatek do systemu WEBCON BPS, który przynosi całkowicie nowe funkcjonalności w obszarze startowania obiegów i obsługi dokumentów z poziomu aplikacji Microsoft Outlook.

Outlook-p1

Łatwe startowanie procesów na podstawie korespondencji email

Dodatek WEBCON BPS dla Microsoft Outlook pozwala obsłużyć scenariusz startowania nowych obiegów w systemie WEBCON BPS na podstawie wybranych wiadomości email. Każdy z użytkowników systemu ma teraz możliwość indywidualnego zdefiniowania ‘skrótów’ do najczęściej uruchamianych przez siebie workflow. Przeciągnięcie wybranej wiadomości lub wybranego załącznika wiadomości na utworzony w ten sposób kafelek powoduje automatyczne uruchomienie obiegu w tle, lub otwarcie w oknie przeglądarki właściwego formularza rejestracyjnego. W obu przypadkach wiadomość (lub jej załącznik) zostają automatycznie dołączone do startowanego obiegu.

Zaawansowane ustawienia pozwalają określić które pola źródłowej wiadomości zostaną automatycznie skopiowane do formularza (np. nadawca wiadomości email automatycznie może wypełnić pole ‘zgłaszający’ w formularzu workflow).

Przykład zastosowania:Outlook-p2

Wykorzystanie dodatku stanowi alternatywę dla automatycznego startowania obiegów na podstawie wiadomości trafiających do skrzynek funkcyjnych (takich jak zgloszenia@firma.com.pl), które jest obsługiwane w WEBCON BPS poprzez współpracującą z serwerem Exchange funkcjonalność hotmailbox. Nowa funkcjonalność powinna być wykorzystywana wówczas, gdy decyzja o wystartowaniu obiegu jest podejmowana przez użytkownika końcowego i nie chcemy by obieg rozpoczął się automatycznie dla każdej trafiającej do firmy wiadomości email.

Zarządzanie zadaniami i przeglądanie dokumentów

Microsoft Outlook pozostaje podstawowym narzędziem pracy większości pracowników biurowych. Od wersji 8.0 systemu WEBCON BPS możliwe staje się wyświetlenie listy bieżących zadań użytkownika bezpośrednio z poziomu Outlooka. Dla wybranego zadania czy dokumentu możliwe jest obejrzenie zawartości formularza oraz otwarcie dołączonych do niego załączników w oknie dodatku, bez potrzeby opuszczania programu pocztowego.

Oprócz kategorii zadań bezpośrednich i do wiadomości użytkownik ma obecnie możliwość łatwego przeszukiwania dostępnych dokumentów. Nowością wprowadzoną wraz z pojawieniem się wersji 8.0 jest możliwość zdefiniowania indywidualnej struktury przeszukiwania archiwum dokumentów. W skrócie – użytkownik ma teraz możliwość zdecydowania w jaki sposób przegląda repozytorium dokumentów, np. najpierw wybiera typ dokumentu, następnie rok jego utworzenia, następnie kontrahenta z jakim był powiązany by ostatecznie wskazać krok w jakim znajduje się dokument i wyświetlić wynikową listę elementów.

Kolejnym funkcjonalnością wprowadzoną w wersji 8.0 jest umożliwienie zapisywania ulubionych miejsc w repozytorium, np. listy wszystkich umów, które znajdują się aktualnie w kroku negocjacji i są związane z kategorią ‘umowy NDA’, czy wszystkich faktur, które dotyczą wybranego kontrahenta i znajdują się w archiwum. Dodatek udostępnia również możliwość wyszukiwania określonych zadań i dokumentów.

Wiązanie wiadomości email z kontekstem dokumentuOutlook-p3

Wykorzystanie dodatku podczas tworzenia wiadomości email daje możliwość powiązania jej z kontekstem elementu workflow, nad którym pracujemy w systemie WEBCON BPS (np. wyszukaną wcześniej umową, którą tworzymy, fakturą, którą akceptujemy etc.). Powiązanie takie można utworzyć np. poprzez dodanie załącznika elementu workflow jako załącznika wiadomości (co jest dziecinnie proste i polega na przeciągnięciu jej z okna dodatku do treści wiadomości). W efekcie do tematu tej ostatniej zostanie dodany identyfikator w postaci np. ‘[BPS#1297]’.

Wysyłając utworzonego emaila, system zapyta, czy zapisać go wśród załączników powiązanego elementu workflow. Dzięki temu uproszczeniu przechowywanie powiązanych wiadomości jest prostsze niż kiedykolwiek. Co więcej, w momencie otrzymania odpowiedzi, system umożliwi szybkie wyszukanie i podgląd powiązanego elementu workflow. Ponownie, zapisanie otrzymanej odpowiedzi wśród załączników elementu workflow jest banalnie proste.

Przykład zastosowania:

Dodatek doskonale sprawdzi się np. w ramach obiegu umów. Po utworzeniu wersji umowy w obiegu, wystarczy kliknąć w umieszczony na belce skrót (przygotowana przez administratora procesu akcja otwarcia URL, skonstruowana z użyciem frazy ‘mailto:’, przekazująca do pola tematu (subject) identyfikator obiegu (‘[BPS#WFD_ID]’). Otwarte zostanie okno tworzenia nowej wiadomości w Microsoft Outlook, a w panelu dodatku WEBCON BPS wyświetlone zostaną zawartość formularza umowy oraz wszystkie dołączone załączniki. Po przygotowaniu wiadomości wysyłamy ją do adresata automatycznie zapisując ją wśród załączników workflow.

Kiedy nadejdzie odpowiedź system pozwoli natychmiast wyświetlić podgląd formularza umowy, a otrzymaną wiadomość (lub jedynie dołączony do niej załącznik) zapisać w obszarze załączników formularza. W ten sposób w WEBCON BPS ewidencjonowane mogą być także interakcje z klientem prowadzone poprzez pocztę elektroniczną.

outlook-p6

 

Outlook-p4

Dodatek WEBCON BPS Outlook Add-in dostępny jest w wersji Enterprise WEBCON BPS dla użytkowników posiadających licencję dostępową WEBCON BPS Enterprise User CAL.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *