Dotyczy wersji 2019.1; autor: Agnieszka Mazur
Wstęp
W WEBCON BPS procesy są podzielone na poszczególne etapy – kroki obiegu dokumentów. Każdy z etapów zawiera zadania – zbiór czynności, które muszą zostać wykonane, aby formularz mógł płynnie przejść do kolejnego kroku. Przydzielenie zadania jest zasadne, gdy użytkownik jest w stanie w krótkim czasie uzupełnić niezbędne informacje i przesłać formularz do kolejnego kroku. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy przypisanie zadania, zamiast usprawnić pracę, niepotrzebnie ją komplikuje. Przykładem będą procesy, których specyfika wymaga długotrwałego pozostawania dokumentu w tym samym kroku. Jednym z popularniejszych jest proces inwentaryzacji powierzonego sprzętu. Na jego przykładzie zostanie pokazana różnica pomiędzy przypisaniem zadania, a nadaniem uprawnień modyfikacji elementu.
Analiza przypadku
Na potrzeby niniejszego artykułu został utworzony obieg inwentaryzacji sprzętu.
Obieg rozpoczyna się krokiem „Rejestracji sprzętu”, w którym wypełniane są podstawowe informacje o przekazywanym pracownikowi urządzeniu.
Przejście ścieżką „Przekazanie pracownikowi” przeniesie formularz do kroku o tej samej nazwie, przypisujemy w nim zadanie osobie odpowiedzialnej. Zadanie ma na celu otrzymanie od pracownika informacji o potwierdzeniu lub odrzuceniu przyjęcia sprzętu.
Użytkownik potwierdza przyjęcie urządzenia, a dokument trafia do kroku systemowego „Sprzęt u pracownika”. Powierzenie sprzętu pracownikowi jest zadaniem na długi okres czasu, dlatego w takich przypadkach lepszym rozwiązaniem jest przypisanie pracownikowi uprawnienia do modyfikacji formularza, niż zadania. Dzięki temu przypisany sprzęt będzie widoczny w raporcie sprzętu pracownika i będzie miał on możliwość przejścia ścieżką, gdy sprzęt trzeba będzie zwrócić. Natomiast takie działanie nie zaciemni pilnych działań do wykonania na liście moich aktywnych zadań pracownika.
W tym celu udzielamy uprawnień „modyfikacji bez usuwania” czyli edycji dokumentu.
Po kliknięciu w przycisk „Edytuj” możemy modyfikować dokument.
Poniżej przykład konfiguracji z WEBCON BPS Designer Studio:
Podsumowanie
Opisaną funkcjonalność możemy wykorzystać w każdym procesie, w którym chcemy uniknąć przypisania zadania, ale umożliwić użytkownikowi edycję formularza. Wybrane przykłady:
- Proces umów i edycja na kroku „Umowa aktywna”, gdy chcemy wystartować aneks.
- Proces faktur i krok „Oczekiwanie na rozliczenie kaucji/transz”, gdy czas oczekiwania nie jest ujęty w ramy czasowe.
- Proces urlopów czy delegacji, gdy wniosek jest zaakceptowany, a chcemy umożliwić pracownikowi jego anulowanie. Warto pozostawić tę możliwość do dnia poprzedzającego start planowanego urlopu lub delegacji.
