Zadania vs Uprawnienia

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail
Dotyczy wersji 2019.1; autor: Agnieszka Mazur 

Wstęp

W WEBCON BPS procesy są podzielone na poszczególne etapy – kroki obiegu dokumentów. Każdy z etapów zawiera zadania – zbiór czynności, które muszą zostać wykonane, aby formularz mógł płynnie przejść do kolejnego kroku. Przydzielenie zadania jest zasadne, gdy użytkownik jest w stanie w krótkim czasie uzupełnić niezbędne informacje i przesłać formularz do kolejnego kroku. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy przypisanie zadania, zamiast usprawnić pracę, niepotrzebnie ją komplikuje. Przykładem będą procesy, których specyfika wymaga długotrwałego pozostawania dokumentu w tym samym kroku. Jednym z popularniejszych jest proces inwentaryzacji powierzonego sprzętu. Na jego przykładzie zostanie pokazana różnica pomiędzy przypisaniem zadania, a nadaniem uprawnień modyfikacji elementu.

 

Analiza przypadku

Na potrzeby niniejszego artykułu został utworzony obieg inwentaryzacji sprzętu.

Obieg rozpoczyna się krokiem „Rejestracji sprzętu”, w którym wypełniane są podstawowe informacje o przekazywanym pracownikowi urządzeniu.

Przejście ścieżką „Przekazanie pracownikowi” przeniesie formularz do kroku o tej samej nazwie, przypisujemy w nim zadanie osobie odpowiedzialnej. Zadanie ma na celu otrzymanie od pracownika informacji o potwierdzeniu lub odrzuceniu przyjęcia sprzętu.

Użytkownik potwierdza przyjęcie urządzenia, a dokument trafia do kroku systemowego „Sprzęt u pracownika”. Powierzenie sprzętu pracownikowi jest zadaniem na długi okres czasu, dlatego w takich przypadkach lepszym rozwiązaniem jest przypisanie pracownikowi uprawnienia do modyfikacji formularza, niż zadania. Dzięki temu przypisany sprzęt będzie widoczny w raporcie sprzętu pracownika i będzie miał on możliwość przejścia ścieżką, gdy sprzęt trzeba będzie zwrócić. Natomiast takie działanie nie zaciemni pilnych działań do wykonania na liście moich aktywnych zadań pracownika.

W tym celu udzielamy uprawnień „modyfikacji bez usuwania” czyli edycji dokumentu.

Po kliknięciu w przycisk „Edytuj” możemy modyfikować dokument.

Poniżej przykład konfiguracji z WEBCON BPS Designer Studio:

Podsumowanie

Opisaną funkcjonalność możemy wykorzystać w każdym procesie, w którym chcemy uniknąć przypisania zadania, ale umożliwić użytkownikowi edycję formularza. Wybrane przykłady:

  • Proces umów i edycja na kroku „Umowa aktywna”, gdy chcemy wystartować aneks.
  • Proces faktur i krok „Oczekiwanie na rozliczenie kaucji/transz”, gdy czas oczekiwania nie jest ujęty w ramy czasowe.
  • Proces urlopów czy delegacji, gdy wniosek jest zaakceptowany, a chcemy umożliwić pracownikowi jego anulowanie. Warto pozostawić tę możliwość do dnia poprzedzającego start planowanego urlopu lub delegacji.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *