Załączniki w BPS

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail

dotyczy wersji 8.2.x i wyższych; autor: Anna Puka

Katalogi załączników

Wersja 8.2 systemu WEBCON BPS wprowadza wiele zmian w sposobie prezentacji oraz grupowania załączników. W dalszym ciągu możliwe jest korzystanie z kategorii, które pozwalają uporządkować załączniki bieżącego elementu. Jednak zmienił się sposób wyświetlania załączników z obiegów powiązanych –  pojawiła się zakładka WSZYSTKIE ZAŁĄCZNIKI pokazującą załączniki zarówno z wszystkich powiązanych obiegów jak i z bieżącego elementu.

zal-p1

Sposób w jaki załączniki z powiązanych obiegów będą wyświetlane na zakładce w dalszym ciągu można skonfigurować na Globalnym szablonie formularza w konfiguracji opcji Powiązane załączniki.

W przykładzie załączniki z obiegu nadrzędnego znajdą się w katalogu Umowa główna, natomiast z obiegów podrzędnych w katalogu Powiązane umowy.

zal-p3

Na zakładce WSZYSTKIE ZAŁĄCZNIKI pliki grupowane są według:

  • obiegu z którego pochodzą (bieżący/nadrzędny/podrzędny),
  • sygnatury elementu,
  • kategorii do której zostały przypisane.

Na nowej zakładce istnieje możliwość filtrowania załączników po ich kategorii.

zal-p4

Jak również zwijania/rozwijania poziomu wyświetlania katalogów.

zal-p5

W BPS Designer Studio istnieje także możliwość definiowania dodatkowych katalogów na podstawie zapytania SQL. Przykładowo można stworzyć katalog plików PDF z wszystkich powiązanych obiegów.

W ten sposób można definiować dowolnie katalogi według których system pogrupuje załączniki za pomocą atrybutów załącznika jak np. kto go utworzył, daty utworzenia czy choćby nazwy plików.

zal-p7

Akcje – menu załączników

 

W wersji 8.2 rozbudowane zostały także akcje dla załączników. Po pierwsza doszła grupa akcji związanych z podpisem załącznika (Podpisywanie załączników). Pojawiła się także opcja konwertowania pliku Word do PDF, która pozwala użytkownikom na szybkie konwersje pliku bez konieczności jego edycji czy przechodzenia ścieżką.

W konfiguracji akcji można określić, jaka będzie nazwa oraz opis pliku PDF, mogą one bazować na konwertowanym pliku lub na atrybutach z formularza. Należy wskazać kategorię do którego ma trafić nowy plik. Dostępne są wszystkie kategorie zdefiniowane przez użytkownika na obiegu oraz opcja Niestandardowa.

 zal-p9

Kategoria Niestandardowa pozwala na wprowadzenie dowolnej nazwy kategorii, która zostanie utworzona przy pierwszym wywołaniu akcji.

Po zapisaniu akcji na załącznikach w obiegu pojawi się nowa opcja Zapisz jako PDF.

 zal-p11

Kliknięcie opcji spowoduje automatyczne dodanie nowego załącznika oraz stworzenie nowej, zdefiniowanej w akcji kategorii.

 zal-p12

W wersji 8.2  pojawiła się także akcja na dodanie załącznika, która pozwala na stworzenie warstwy tekstowej. Nie wymaga ona ani przechodzenia ścieżka, ani dodatkowego wywołania akcji przez przycisk w menu. W momencie dodania załącznika do elementu obiegu automatycznie zostaje utworzona warstwa tekstowa.

zal-p13

W konfiguracji akcji użytkownik może zdecydować czy chce nadpisać istniejący załącznik czy utworzyć nowy. Dodatkowo należy określić dla jakich załączników ma zostać wykonana akcja. Selekcja może być na podstawie:

  • typu pliku,
  • wyrażenia regularnego,
  • kategorii

W poniższym przykładzie warstwa tekstowa będzie tworzona jedynie dla załączników z kategorii umów, które są w formacie PDF.

 

Podobnie jak w akcji konwersji do PDF można też zdefiniować nazwę pliku oraz kategorię do której zostanie przypisany. Dodanie nowej umowy w formacie PDF (załącznika do kategorii Umowy) automatycznie doda załącznik do kolejki, raport z postępu przetwarzania można sprawdzić w BPS Designer Studio.

zal-p15

Po zakończeniu przetwarzania załącznika pojawi się on w katalogu Umowy OCR, zgodnie z konfiguracją akcji.

 zal-p16

Konwersacje e-mail

 

Dzięki dodatkowi WEBCON BPS do Outlooka stworzone załączniki można wysłać zarówno z poziomu wfelements, jak i bezpośrednio z Outlooka. Wystarczy wskazać wybrany dokument i wybrać opcję Nowy email.

zal-p17

Mail zostanie automatycznie oznaczony identyfikatorem elementu z obiegu, a użytkownik będzie mógł dodać powiązane załączniki tworząc nową wiadomość.

zal-p18

Wysłany mail automatycznie pokaże się na zakładce KONWERSACJE EMAIL. Na zakładce WSZYSTKIE ZAŁĄCZNIKI pojawi się także katalog Konwersacje email.  Wszystkie maile powiązane z dokumentem pojawią się w tych miejscach.

 zal-p19

3 thoughts to “Załączniki w BPS”

  1. Witam, mam problem z widocznością załączników w kolejnych krokach. Obszar załączników jest widoczny nastomiast nie są widoczne dodane załączniki, z czym to może być związane?
    Załączniki ładowane są np w momencie dodania kolejnego załącznika, ale po przejściu do kolejnego kroku bądź odświeżenia strony znowu nie są widoczne.

    1. Witam, czyli na każdym kroku jest włączona widoczność obszaru załączników?
      Może to być związane z problemem podczas ładowania formularza, np. błędnie zdefiniowaną funkcją JavaScript.

  2. Witam serdecznie, mam pytanie odnośnie akcji na załącznikach. Czy jest możliwość takiego ustawienia, które pozwoli na modyfikacje i usuwanie załączników w witrynie jedynie w określonych krokach, a w pozostałych będzie możliwość jedynie read-only? Jeżeli tak, to w jaki sposób mogę to ustawić? Z góry bardzo dziękuję za odpowiedź, pozdrawiam!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *