Dotyczy wersji: 2025.1.1 i powyżej, autor: Lily Adamowicz, Kacper Świętek
Dokumentacja powiązana
Szczegółowy opis funkcjonalności wymienionych w niniejszym artykule oraz ich konfiguracji można znaleźć w następujących sekcjach Pomocy WEBCON:
Wprowadzenie
Artykuł przedstawia przykład prostego procesu wspierającego zarządzanie kartami MultiSport w organizacji. Rozwiązanie umożliwia obsługę wniosków o wydanie nowej karty, jej dezaktywację, ponowną aktywację oraz bieżące monitorowanie aktywnych kart.
Pracownik może zarejestrować wniosek o wydanie karty dla siebie lub osoby towarzyszącej. Osoba odpowiedzialna za obsługę kart może natomiast zweryfikować dane, zamówić kartę, oznaczyć jej przekazanie, dezaktywować ją lub ponownie aktywować.
W aplikacji utworzono również źródła danych: stałą listę wartości oraz źródło słownikowe. Ułatwiają one zarządzanie dostępnymi rodzajami kart oraz odbiorcami. Dzięki temu wybrane elementy konfiguracji mogą być aktualizowane z poziomu WEBCON Portal bez konieczności modyfikowania samego obiegu.
Rozwiązanie może wspierać także rozliczenia pracowników, ponieważ umożliwia przygotowanie listy aktywnych kart oraz eksport danych do pliku Excel.
Rys. 1. Aplikacja do zarządzania kartami MultiSport
Źródła danych
W pierwszej kolejności utworzono proces słownikowy MultiSport – Słownik, który zostanie następnie wykorzystany jako źródło danych w procesie standardowym. Wartości słownikowe mogą być uzupełniane przez użytkowników z poziomu WEBCON Portal.
Na formularzu procesu słownikowego użytkownik uzupełnia nazwę karty MultiSport, a następnie podaje miesięczny koszt karty dla pracownika oraz osoby towarzyszącej. Po wprowadzeniu wymaganych danych zapisuje element słownikowy, przechodząc ścieżką Zapisz.
Rys. 2. Dodanie elementu do źródła słownikowego
Dodatkowo utworzono źródło danych typu stała lista wartości. Zawiera ono informacje o tym, dla kogo może zostać wydana karta. W tym przykładzie dostępne wartości to Pracownik oraz Osoba towarzysząca.
Rys. 3. Stała lista wartości z odbiorcami kart
Proces standardowy
Następnie można przejść do utworzenia procesu standardowego Zarządzanie kartami MultiSport. Schemat obiegu składa się z następujących kroków:
Rys. 4. Schemat graficzny obiegu
Na potrzeby procesu zdefiniowano następujące atrybuty:
| Nazwa | Typ atrybutu |
Opis |
| Dane podstawowe | Grupa atrybutów | Sekcja grupująca podstawowe informacje o wniosku. |
| Data rejestracji | Data i godzina | Pole automatycznie uzupełniane bieżącą datą. |
| Pracownik | Osoba lub grupa | Pole domyślnie uzupełniane aktualnie zalogowanym użytkownikiem. Może umożliwiać wybór osób podwładnych. |
| Dane karty | Grupa atrybutów | Sekcja grupująca informacje dotyczące zamawianej karty. |
| Rodzaj karty | Pole wyboru | Pole wyboru wartości ze słownika MultiSport – Słownik. Na jego podstawie ustawiana jest wartość atrybutu Koszt miesięczny. W tym celu zastosowano regułę formularza wykonywaną przy zmianie wartości. |
| Dla kogo | Pole wyboru | Pole wyboru wartości ze stałej listy wartości. Na jego podstawie ustawiana jest wartość atrybutu Koszt miesięczny. W tym celu zastosowano regułę formularza wykonywaną przy zmianie wartości. |
| Koszt miesięczny | Pojedynczy wiersz tekstu | Pole uzupełniane na podstawie wybranego rodzaju karty oraz osoby, dla której karta jest zamawiana. |
| Data ważności od | Data i godzina | Data, od której karta będzie aktywna. Pole uzupełnia osoba odpowiedzialna za zamówienie karty. |
| Zamawianie karty | Wiersz danych | Pole wyświetlające link do strony zamawiania kart MultiSport. Atrybut widoczny na kroku Weryfikacja i zamówienie. |
| Twoja karta | Wiersz danych | Pole wyświetlające link do strony logowania MultiSport. Atrybut widoczny na kroku Aktywne. |
| Obiekty | Wiersz danych | Pole wyświetlające link do listy obiektów sportowych MultiSport. Atrybut widoczny na kroku Aktywne. |
| Rezygnuję z karty | Wybór Tak / Nie | Pole zaznaczane przez użytkownika, który chce zrezygnować z karty. Po jego zaznaczeniu użytkownik przechodzi ścieżką Dezaktywuj kartę. |
Reguły procesowe i stałe
Do obsługi procesu zarządzania kartami MultiSport skonfigurowano procesową regułę formularza, która ustawia wartość atrybutu Koszt miesięczny w zależności od rodzaju karty oraz osoby, dla której karta jest zamawiana. W regule formularza wykorzystano dwie reguły biznesowe, które zwracają kosz miesięczny dla pracownika lub osoby towarzyszącej, który jest następnie ustawiany za pomocą reguły formularza.
Rys. 5. Reguły zastosowane w procesie
Osoby zostały zdefiniowane za pomocą stałych procesowych Pracownik – ID oraz Osoba towarzysząca – ID, które przechowują wartości ze stałej listy wartości definiującej odbiorców karty.
Rys. 6. Stałe procesowe
Konfiguracja obiegu
Poniżej pokazano konfigurację formularza na poszczególnych krokach obiegu.
Rejestracja
Na kroku startowym pracownik może złożyć wniosek o wydanie karty MultiSport dla siebie lub osoby towarzyszącej. Wybiera rodzaj karty oraz wskazuje, dla kogo karta będzie zamawiana.
Pole Koszt miesięczny jest wypełniane automatycznie na podstawie reguł formularza zdefiniowanych dla atrybutów Rodzaj karty oraz Dla kogo, które wykorzystują reguły procesowe. Poniżej pokazano przykładową regułę dla atrybutu Rodzaj karty (zdefiniowana w zakładce Styl i zachowanie atrybutu).
Rys. 7. Reguła formularza dla atrybutu Rodzaj karty
Po uzupełnieniu wymaganych informacji użytkownik przechodzi ścieżką Złóż wniosek do kolejnego kroku.
Rys. 8. Wygląd formularza w kroku Rejestracja
Weryfikacja i zamówienie
Na tym kroku osoba odpowiedzialna za zamawianie kart otrzymuje zadanie weryfikacji wniosku oraz zamówienia karty. Na formularzu umieszczono atrybut typu Wiersz danych, który zawiera link do strony zamawiania kart.
Wniosek można cofnąć do kroku startowego, anulować lub przesłać do kolejnego kroku Zamówione.
Rys. 9. Wygląd formularza w kroku Weryfikacja i zamówienie
Zamówione
Zamówione to krok systemowy, w którym wniosek znajduje się do czasu dostarczenia karty. Po przekazaniu karty pracownikowi osoba odpowiedzialna za zamawianie kart przechodzi ścieżką Przekaż do kolejnego kroku.
Aktywne
W tym kroku znajdują się elementy dotyczące kart MultiSport, które zostały przekazane pracownikom i są aktywne. Na formularzu umieszczono dwa atrybuty typu Wiersz danych, które zawierają linki do strony logowania oraz do listy obiektów sportowych, z których można korzystać.
Dodano również atrybut typu Wybór Tak / Nie, który zaznacza użytkownik chcący zrezygnować z karty MultiSport. Następnie przechodzi ścieżką Dezaktywuj kartę.
Rys. 10. Wygląd formularza w kroku Aktywne
Niektywne
Nieaktywne to krok końcowy, w którym znajdują się nieaktywne karty. Koordynator może mieć możliwość przywrócenia karty na prośbę pracownika. Przejście ścieżką Ponownie aktywuj umożliwia ponowną aktywację karty.
Rys. 11. Wygląd formularza w kroku Niektywne
Podsumowanie
Opisany proces może usprawnić zarządzanie kartami MultiSport w organizacji, porządkując obsługę wniosków, aktywacji, dezaktywacji oraz rozliczeń. W zależności od wymagań biznesowych rozwiązanie można również rozbudować o obsługę innych świadczeń pracowniczych, które wymagają podobnego mechanizmu zgłaszania, ewidencji i raportowania.