Zastępstwa w WEBCON BPS

Dotyczy wersji 2020.1.x; autor: Michał Bednarz

Opis funkcjonalności:

Automatyzacja procesów biznesowych w WEBCON BPS pozwala na zdefiniowanie zastępstw dla użytkowników. Zastępstwa mogą być definiowane:

• Globalnie – zastępca może wykonywać zadania osoby zastępowanej we wszystkich procesach podlegających zastępstwom
• Dla wybranego procesu – zastępstwo może być zdefiniowane na określonym procesie. Można wskazać kilku zastępców dla jednego użytkownika zależnie od procesu, w którym ma zadania.

Zastępstwom podlegają zadania w WEBCON BPS a zastępca dostaje uprawnienia modyfikacji i zadanie w formie zastępstwa na dokumentach, w których zastępujący posiada aktywne zadanie. Natomiast zastępstwom nie podlegają uprawnienia. Jeśli użytkownik ma np. uprawnienie modyfikacji na elemencie, ale nie posiada tam aktywnego zadania to system nie nada zastępcy analogicznych ustawień.

Zastępstwa dla zadań historycznych (zadania już aktywne w momencie rozpoczęcia obowiązywania zastępstwa) tworzone są przez serwis zgodnie z harmonogramem. Dla nowych zadań zastępstwo tworzone jest w momencie jego przypisania.

Więcej informacji na temat zastępstw w WEBCON BPS 2019 można znaleźć w artykule: https://kb.webcon.pl/zastepstwa-w-wersji-2019/ .

Przykład

Realizacja zastępstwa osoby będącej na urlopie w dowolnym obiegu dokumentów.

Konfiguracja

Pierwszym krokiem jest weryfikacja ustawień przechowywania informacji o zastępstwach. Należy przejść do WEBCON BPS Designer Studio, a następnie w zakładce „Parametry globalne” znaleźć sekcję dotyczącą zastępstw. Zastępstwa mogą być oparte o kilka źródeł:

• Baza danych SQL Server – (zastępstwa przechowywane są w bazie zawartości BPS w tabeli WFCovers) – jest to zalecana opcja
• Źródło danych – dane o zastępstwach możemy pobierać z zewnętrznego systemu

Rys. 1. Globalna konfiguracja zastępstw

 

Aby istniała możliwość uruchamiania także zastępstwa dla zadań historycznych należy skonfigurować harmonogram. W tym celu w WEBCON BPS Designer Studio na poziomie konfiguracji serwisu należy wybrać opcję „Harmonogramy”. Musi zostać dodany przynajmniej jeden harmonogram uruchomienia zastępstw. Operacja przeliczenia zastępstw może okazać dość obciążająca system także w przypadku bardzo rozbudowanych systemów dobrze jest uruchomić go przed godzinami pracy.

Rys. 2. Konfiguracja harmonogramu uruchamiania zastępstw

 

Kolejnym krokiem jest uruchomienie obsługi zastępstw na poziomie procesu. W tym celu w Designer Studio przejdź do wybranego procesu, a następnie w zakładce „Ustawienia” należy zaznaczyć opcję „Używaj zastępstw”. Na tym poziomie istnieje także możliwość konfiguracji sposobu działania zastępstw oraz powiadomień o zastępstwach:

• Zostawiaj dostęp dla zastępcy po wygaśnięciu zastępstwa – gdy zastępstwo dobiegnie końca osoby zastępujące będą miały odczyt do elementów, na których miały zadanie mimo że go nie wywołały.
• Wysyłka powiadomień o zadaniach zastępców – określa czy zastępcy mają otrzymywać powiadomienia. Aby powiadomienie zostało wysłane musi być ono skonfigurowane na ścieżce przejścia bądź akcji tworzącej zadanie.
• Wysyłka maili o zastępstwach dla wcześniej utworzonych zadań – decyduje czy powiadomienia maja być wysłane również do zadań utworzonych przed okresem zastępstwa – zastępstwa takie tworzone są przez serwis zgodnie z harmonogramem.

Rys. 3. Konfiguracja zastępstw na poziomie procesu

 

W systemie istnieje także możliwość wybrania konkretnych zadań w obiegu, które podlegają mechanizmowi zastępstw. Aby zastępstwo dla zadania działało podczas przypisywania zadania na ścieżce przejścia na zakładce Tworzenie zadania zaznaczona powinna być opcja „Zezwalaj na zastępstwa”.

Rys. 4. Konfiguracja przypisywania zadania obsługiwanego przez zastępstwa na ścieżce przejęcia.

 

Analogiczne ustawienie znajduje się w akcji przypisania zadania:

Rys. 5. Konfiguracja przypisywania zadania obsługiwanego przez zastępstwa za pomocą akcji.

 

Aby zastępstwo mogło obowiązywać musimy utworzyć jego definicje. Do tworzenia definicji zastępstw w BPS (konfiguracja zastępstw przechowywanych w bazie danych) służy składnik WebPart Zarządzanie zastępstwami (znajduje się w tej samej grupie co pozostałe WebParty BPS). Po dodaniu składnika WebPart na witrynę musi on zostać skonfigurowany:

Rys. 6. Konfiguracja składnika WebPart zarządzania zastępstwami.

 

Domyślna konfiguracje jest wystarczająca aby użytkownicy mogli dodawać zastępstwa za siebie. Możemy na tym poziomie ograniczyć listę procesów oraz uruchomić webpart w trybie administracyjnym – umożliwi to dodawanie zastępstw w imieniu osoby zastępowanej.

Aby dodać zastępstwo za siebie klikamy na łącze Nowe zastępstwo, wybieramy osobę zastępującą, zakres dat, procesy oraz spółki w których zastępstwo ma obowiązywać. Ważne aby data początku zastępstwa nie była wcześniejsza niż data aktualna. System nie pozwala na tworzenie zastępstw wstecz.

Rys. 7. Dodawanie nowego zastępstwa.

Weryfikacja działania funkcjonalności

Aby zweryfikować działanie zastępstw dla zadań już utworzonych możemy poczekać na ich uruchomienie zgodnie z harmonogramem lub możemy uruchomić je ręczenie korzystając z przycisku Uruchom zastępstwa w konfiguracji systemu w Designer Studio – węzeł Parametry globalne. Po uruchomieniu zobaczymy komunikat o poprawnym uruchomieniu (operację taką możemy również wykonać jeśli zaistnieje potrzeba szybkiego uruchomienia zastępstw poza harmonogramem):

Rys. 8. Uruchamianie zastępstw dla zadań historycznych

 

Na formularzu widzimy efekt uruchomienia zastępstwa:

Rys. 9. Widok aktywnego zastępstwa na formularzu

 

Przy przypisaniu nowego zadania dla zastępowanego zastępstwo utworzy się równocześnie z zadaniem.