Expense report jest aplikacją wspierającą rozpatrywanie różnego rodzaju wniosków składanych przez pracowników.
[wpdm_package id='4291']
Zarejestrowany wniosek, w zależności od wielkości kosztu, może być rozpatrzony tylko przez przełożonego lub przez przełożonego i wskazaną osobę odpowiedzialną z działu finansowego. Pomiędzy wszystkimi uczestnikami procesu możliwy jest dialog – pytania i odpowiedzi umieszczane są w polach komentarza, które dostępne są w każdym kroku procesu.
- Aplikacja Expense report składa się z dwóch procesów:
- Słowniki (Dictionaries), w którym zdefiniowane są dwa obiegi:
- CFO Approvers wskazuje osobę z działu finansowego, która ma prawo do akceptacji wniosków powyżej ustalonego limitu (stała procesowa Expense limit)
- Expense types – pozwala zdefiniować listę dopuszczalnych rodzajów kosztów
- Expense report – to podstawowy obieg, w którym wniosek zarejestrowany przez pracownika (Register) musi zostać oceniony przez przełożonego (Manager approval), a następnie, jeśli jego wartość przekracza ustaloną kwotę (Expense limit), także zaakceptowany (lub nie) przez dyrektora finansowego (CFO Approval). Dyrektor finansowy to osoba wskazana w opisanym wyżej słowniku CFO Approvers.
Po instalacji aplikacji, w Webcon BPS Portal dostępne są przyciski startowe uruchamiające opisane wyżej obiegi: słowniki CFO Approvers i Expense types oraz obieg Expense report, zestaw podstawowych raportów ułatwiających analizę danych oraz dashboard Expense reports umożliwiający zarówno uruchomienie wybranego obiegu jak i szybki dostęp do zdefiniowanych zestawień.
Ciekawostki techniczne:
- Akcje wykorzystane podczas konfiguracji obiegu Expense report to:
- Na ścieżce Submit wychodzącej z kroku Register akcja o nazwie Check if CFO approver configured, typu Walidacja pola sprawdza, czy w słowniku CFO Approvers poprawnie skonfigurowana jest osoba odpowiedzialna za rozpatrywanie wniosków w dziale finansowym
- Na ścieżce Approve wychodzącej z kroku Manager approval zdefiniowano dwie akcje zmieniające wartość pól Approved by oraz Approval date. Akcje wpisują jako wartość wymienionych atrybutów osobę akceptującą wniosek i datę akceptacji.
- Na ścieżce Required z kroku warunkowego Over the limit akcja CFO Approver przypisuje zadanie osobie wskazanej w słowniku CFO Approvers
- W kroku warunkowym Over the limit sprawdzamy, czy łączna wartość wniosku przekracza ustaloną i zapisaną jako stała procesowa kwotę.
