Dotyczy wersji 2020.1.3.x; autor: Jarosława Markopolska
WEBCON BPS umożliwia wysyłanie powiadomień mailowych do użytkowników systemu. Pozwala to na komunikacje oraz sprawne wykonywanie zadań. Funkcjonalność ta jest często wykorzystywana w różnych procesach.
W trakcie konfiguracji przydatna jest jednak możliwość zablokowania wysyłania powiadomień do odbiorców końcowych. Platforma Webcon BPS oferuję w tym celu Tryb wdrożeniowy.
Czym jest tryb wdrożeniowy i do czego się używa
Tryb wdrożeniowy to przekierowanie powiadomień systemowych na podany adres e-mail. Z ustawień wdrożeniowych korzysta się w fazach konfiguracji i testów procesu by nie wysyłać powiadomień do użytkowników, którzy mogą nawet nie być świadomi wprowadzanych zmian. Można wyobrazić sobie sytuację, gdy tworzony jest proces umów pracowniczych i jeden z pracowników dostaje testowe zwolnienie. Drugim powodem jest umożliwienie osobie konfigurującej przetestowanie systemu pod kątem poprawności wysyłanych powiadomień. Na środowiskach developerskim i testowym taki tryb pozostaje włączony zwykle nawet po uruchomieniu produkcyjnym.
Włączenie trybu wdrożeniowego na procesie
Na potrzeby artykułu skonfigurowany został proces raportowania wydatków. Schemat obiegu jest przedstawiony na Rys. 1.
Rys. 1 Schemat obiegu Expense report
Po zarejestrowaniu wniosek przechodzi do akceptacji przełożonego. Każdorazowe przejście ścieżką „Register” będzie skutkować wysyłaniem powiadomienia o zadaniu do osoby wpisanej w polu „Acceptant” (Rys. 2).
Rys. 2 Konfiguracja standardowego powiadomienia o zadaniu na ścieżce „Rejestruj”
Aby nie wysyłać maili z procesu, który dopiero powstaje należy włączyć tryb wdrożeniowy. Włączenie trybu wdrożeniowego na poziomie procesu jest możliwe w WEBCON BPS Designer Studio (Rys. 3).
Rys. 3 Włączenie trybu wdrożeniowego na poziomie procesu
Aby przejść do Ustawień wdrożeniowych należy:
- Kliknąć w zakładkę „Konfiguracja”-> „Powiadomienia email”
- Zaznaczyć checkbox „Przekieruj wszystkie powiadomienia e-mailowe”.
- W polu „Adres e-mail odbiorcy” wpisać adres(-y) e-mail rozdzielone średnikiem, na który(-e) zostaną przekierowane wszystkie powiadomienia dla danego procesu.
- Zapisać proces.
Po włączeniu trybu wdrożeniowego i podaniu adresu e-mail odbiorcy, wszystkie maile w ramach procesu będą wysyłane na podany adres/adresy e-mail. Taka wiadomość będzie stylizowana na taką, jaką odebrał by użytkownik systemu, a dodatkowo na samym początku będzie zawierała informację o oryginalnych adresatach (Rys. 4).
Rys. 4 Przykładowa wiadomość przekierowana przez system
Tryb wdrożeniowy ustawiony na poziomie procesu często jest włączany/wyłączany per środowisko. Jeśli w importowanym procesie mają być przekierowywane maile należy pamiętać o zaznaczeniu checkboxa „Tryb wdrożeniowy” w oknie importu (Rys. 5) w przeciwnym przypadku na środowisku docelowym powiadomienia mailowe nie będą przekierowywane.
Rys. 5 Import procesu – Tryb wdrożeniowy
Włączenie globalnego trybu wdrożeniowego
Globalny tryb wdrożeniowy można ustawić w parametrach globalnych systemu (Rys. 6)
Rys. 6 Włączenie globalnego trybu wdrożeniowego
Aby włączyć globalny tryb wdrożeniowy należy:
- Kliknąć w zakładkę „Konfiguracja systemu”-> „Parametry globalne” -> „Powiadomienia email” -> „Konfiguracja wysyłki e-mail”
- Zaznaczyć checkbox „Przekieruj wszystkie powiadomienia e-mailowe”.
- W polu „Adres e-mail odbiorcy” wpisać adres(-y) e-mail.
- Zapisać.
Tryb wdrożeniowy globalnie włączony ustawia ten tryb zarówno na każdym procesie jak i na powiadomieniach masowych (Rys. 7).
Oznacza to, że po włączeniu globalnego trybu wdrożeniowego nie ma możliwości niezależnego przekierowania innego typu.
Włączenie trybu wdrożeniowego dla powiadomień masowych
Masowe powiadomienia to wiadomości email, zawierające podsumowanie liczby aktywnych zadań (bezpośrednich i DW) we wszystkich procesach oraz szczegóły zadań dla każdego z procesów, zgodnie z konfiguracją na procesie.
Aby włączyć tryb wdrożeniowy dla powiadomień masowych należy:
- Kliknąć w zakładkę „Konfiguracja systemu”-> „Parametry globalne” -> „Powiadomienia email” -> „Powiadomienia masowe”
- Zaznaczyć checkbox „Przekieruj wszystkie powiadomienia e-mailowe”.
- W polu „Adres e-mail odbiorcy” wpisać adres(-y) e-mail.
- Zapisać.
Rys. 7 Konfiguracja systemu – tryb wdrożeniowy dla powiadomień masowych globalnie włączony
Podsumowanie
WEBCON BPS jest bardzo elastycznym systemem wspierającym użytkowników na wszystkich etapach prowadzenia projektu zaczynając od konfiguracji, poprzez testy, aż do utrzymania procesu po jego wdrożeniu.
Możliwość przekierowania maili na 3 poziomach jest znaczącym wsparciem zarówno dla osoby konfigurującej jak i użytkownika końcowego.
