Dotyczy wersji 2021.1.x i powyżej, autor: Konrad Wojtycza
Niniejszy artykuł ma na celu zebranie najważniejszych informacji, które są potrzebne aby skonfigurować nowe elementy aplikacji. W artykule opisano informacje wymagane oraz opcjonalne potrzebne do dodania elementów konfiguracji takich jak:
- Atrybut
- Krok
- Ścieżka przejścia
- Raport
- Grupa BPS
- Akcja – Ogólnie
- Akcja – Walidacja formularza
- Akcja – Powiadomienie email
- Szablon wydruku
- Uprawnienia
Słownik podstawowych pojęć
Poniżej został przedstawiony zbiór podstawowych pojęć opisujących środowisko WEBCON BPS.
Tab. 1 Słownik podstawowych pojęć
| Nazwa | Opis |
| WEBCON Business Process Suite (BPS) | WEBCON BPS to kompleksowa platforma pozwalająca na zarządzanie dokumentami i procesami biznesowymi w firmie. |
| Aplikacja | Aplikacja w WEBCON BPS jest definiowana jako zbiór logicznie połączonych procesów biznesowych, które działają spójnie obok siebie i współdzielą warstwę prezentacji. |
| Proces | Odwzorowanie procesów biznesowych w WEBCON BPS. Składa się on z przepływów pracy, typów formularzy i pól formularzy. Dla przykładu:
1) Zarządzanie fakturami, 2) Rozliczenia delegacji. |
| Przepływ pracy | Logika biznesowa procesu, składa się z sekwencji kroków, które reprezentują serię operacji, jakie muszą być wykonane w konkretnym procesie biznesowym w WEBCON BPS. Na przykład:
1) Faktura kosztowa, 2) Faktura magazynowa. |
| Typ formularza | Zestaw pól formularza, które są wymagane w jednym typie przepływu pracy. Na przykład:
1) Faktura, 2) Korekta. |
| Pola formularza | Pola na formularzu, które pozwalają użytkownikom na wprowadzanie danych lub wyświetlanie danych użytkownikowi. Na przykład:
1) Nazwa kontrahenta, 2) Data faktury, 3) Kwota netto, 4) Rozbicie kosztów. |
| Krok | Faza przepływu pracy, w której znajduje się obecnie instancja przepływu. Instancje znajdujące się w krokach zazwyczaj oczekują na zakończenie jakiejś operacji lub zadania, zanim będą mogły przejść do kolejnego kroku. Mogą one obejmować ręczną interakcję z użytkownikiem (np. kroki pośrednie) lub automatyczne przetwarzanie przez system (np. kroki OCR). Na przykład:
1) Rejestracja, 2) Akceptacja, 3) Archiwum. |
| Ścieżki przejscia | Logiczne połączenia pomiędzy krokami przepływu pracy, prezentowane użytkownikowi w postaci przycisków. Na przykład:
1) Zarejestruj zamówienie, 2) Wyślij do akceptacji, 3) Zapisz, 4) Anuluj. |
| Element przepływu pracy | Pojedyncza instancja przepływu pracy, o określonym typie formularza, zarejestrowana w systemie. Instancja przepływu może reprezentować różne rzeczy w zależności od scenariusza biznesowego, a złożoność operacji wykonywanych na instancji przepływu zależy od konfiguracji przepływu. Na przykład:
1) Faktura, która musi być zdigitalizowana i zarchiwizowana 2) Nowy pracownik, który musi zostać dodany do AD 3) Wniosek o urlop, który musi zostać zatwierdzony |
| Uczestnicy przepływu pracy | Użytkownicy bioracy udział w przepływie pracy. Na przykład:
1) Akceptant, 2) Przełożony. |
| Zadanie | Operacja, która musi zostać wykonana w systemie przez konkretnego użytkownika (lub grupę użytkowników). Zadanie widoczne jest na instancji przepływu pracy w sekcji informacyjnej. |
| Portal | Jest podstawą, centralnym punktem i interfejsem użytkownika końcowego dla WEBCON BPS. Zawiera wszystkie informacje odnoszące się do wszystkich aplikacji w systemie. |
| Strona aplikacji | Strona na Portalu, generowana automatycznie dla każdej aplikacji tworzonej w systemie. Zawierają one informacje dotyczące jednej konkretnej aplikacji i mogą być wykorzystane jako łatwy, nieszablonowy sposób interfejsu użytkowników z aplikacją. |
| Raport | Element prezentacji, który wyświetla instancje przepływu pracy zarejestrowane w systemie WEBCON BPS. Użytkownicy będą mogli zobaczyć tylko te instancje przepływu, do których mają uprawnienia. Jeden raport może posiadać wiele widoków, które mogą być tabelami lub wykresami – w zależności od tego, który z nich jest potrzebny do najlepszego przekazania informacji. |
| Dashboard | Element prezentacji, który służy jako konfigurowalny pulpit cyfrowy. Może zawierać różne elementy osadzane, tekst, obrazy, jak również inne elementy prezentacji z aplikacji. Każdy dashboard może być dostosowany do potrzeb odbiorców. |
| Active Directory (AD) | Usługa katalogowa dla systemów Windows, która przechowuje informacje o użytkownikach i grupach domenowych. |
| Grupa AD (domena) | Zbiór użytkowników domeny. Grupy mogą być użyte do nadawania uprawnień lub przydzielania zadań w procesie. |
| Grupa BPS | Grupa użytkowników, utworzona i zarządzana przy pomocy Portalu WEBCON BPS. |
| Akcja | Operacja lub zdarzenie zdefiniowane w przepływie, które jest automatycznie wykonywane przez system, o ile spełnione są warunki jego wykonania. Na przykład:
1) Obliczanie wartości brutto, 2) Walidacja, czy wartość netto nie jest wyższa od wartości brutto, 3) Dodanie uprawnień tylko do odczytu dla Księgowych |
Atrybut
Informacje potrzebne do dodania nowego atrybutu.
Tab. 2 informacje na temat atrybutów
| Atrybut | |
| Wymagane: | |
| Nazwa | Nie dłuższa niż 50 znaków. |
| Opis do dokumentacji | Opis, do czego służy dany atrybut. |
| Rodzaj atrybutu | Tekst, liczba, wiele wierszy tekstu, data, pole wyboru, tabela danych |
| Odczyt | Na których krokach atrybut ma być widoczny w trybie tylko do odczytu? |
| Edytowalność | Na których krokach atrybut ma być możliwy do edycji? |
| Wymagalność | Na których krokach atrybut ma być wymagany do uzupełnienia? |
| Opcjonalne: | |
| Tłumaczenia | Podać, jeśli proces jest tłumaczony na wiele języków. Nie dłuższe niż 50 znaków. |
| Opis dla użytkownika | Opis widoczny dla użytkownika podczas uzupełniania formularza. Podać, jeśli na formularzu obok atrybut ma być wyświetlany dodatkowy tooltip. |
| Wartość domyślna | Podać, jeśli atrybut ma być uzupełniany domyślną wartością. |
| Źródło danych | Opisać, tylko dla pól wyboru i tabel danych. Opis wartości możliwych do wyboru. Jeśli to możliwe podać nazwę źródła danych (elementy innego obiegu BPS, tabela SQL, webservice) |
| Tabela danych | Opisać, tylko dla tabel danych. Podać listę kolumn jakie mają być widoczne w tabeli. Wskazać, które kolumny mają być linkami. Podać liczbę wierszy na jednej stronie tabeli (domyślnie 10). |
| Warunek widoczności | Opisać, jeśli widoczność atrybutów zależy od innych elementów (np. wartości formularza, aktualnie zalogowanej osoby). |
| Warunek edytowalności | Opisać, jeśli widoczność atrybutów zależy od innych elementów (np. wartości formularza, aktualnie zalogowanej osoby). |
| Styl i zachowania | Opisać, jeśli styl atrybutu ma być zmieniony w stosunku do standardu (pogrubienie, kolor czcionki / tła) |
Krok
Informacje potrzebne do dodania nowego kroku.
Tab. 3 Informacje na temat kroków
| Krok | |
| Wymagane: | |
| Nazwa | Nazwa kroku |
| Opis do dokumentacji | Krótki opis przeznaczenia kroku i aktorów przepływu pracy działających na kroku |
| Typ kroku | Typ kroku – krok startowy, krok końcowy pozytywny/ negatywny, krok systemowy, sterowanie obiegiem |
| Ścieżki przejścia | Ścieżki prowadzące do i z kroku, miejsce kroku w przepływie workflow, krok(i) docelowy |
| Opcjonalne: | |
| Opis na formularzu | Opis widoczny na formularzu dla użytkowników przepływu pracy |
| Akcje | Lista akcji wykonywanych na wejście/ wyjście z kroku, na Timeout |
| Przyciski w menu | Lista przycisków w menu, ich przeznaczenie i powiązane akcje |
| Sterowanie obiegiem | W przypadku kroku sterowania obiegiem – warunek wyboru ścieżek prowadzących do kolejnych kroków |
Ścieżka przejścia
Informacje potrzebne do dodania nowej ścieżki przejścia.
Tab. 4 Informacje na temat ścieżek przejścia
| Ścieżka przejścia | |
| Wymagane: | |
| Nazwa | Nazwa wyświetlana dla użytkownikowi na formularzu. |
| Krok | Krok, na którym ścieżka ma zostać dodana. Podać pełną nazwę kroku obiegu. |
| Krok docelowy | Krok, do którego przejdzie dokument po przejściu ścieżką. Podać pełną nazwę kroku obiegu. |
| Zadania | Do kogo ma zostać przypisane zadanie. Pełna nazwa roli lub aktora (autor, aktualna osoba, aktualnie przypisane osoby). |
| Powiadomienie o zadaniu | tak/nie – czy wysyłać standardowe powiadomienie o zadaniu |
| Zadania DW | Do kogo ma zostać przypisane zadanie DW. Pełna nazwa roli lub aktora (autor, aktualna osoba, aktualnie przypisane osoby). |
| Powiadomienie o zadaniu DW | tak/nie – czy wysyłać standardowe powiadomienie o zadaniu DW |
| Walidacja atrybutów | Czy przed przejściem ścieżka powinno być sprawdzane wypełnienie pól wymaganych? |
| Opcjonalne: | |
| Walidacja atrybutów | Czy przed przejściem ścieżka powinno być sprawdzane wypełnienie pól wymaganych? |
| Wymagany komentarz | Czy przed przejściem ścieżka powinno być wymagane dodanie komentarza? |
| Warunek widoczności | Opisać, jeśli widoczność ścieżki zależy od innych elementów (np. wartości atrybutu formularza, aktualnie zalogowanej osoby) |
| Sterowanie obiegiem | Opisać, jeśli wybór kroku docelowego jest zależny od okoliczności (np. wartości atrybutu formularza, aktualnie zalogowanej osoby) |
| Akcje | Lista akcji, wykonywanych przez system przy przejściu ścieżką (walidacje, powiadomienia email, przeliczenia wartości atrybutów) |
Raport
Informacje potrzebne do dodania nowego raportu.
Tab. 5 Informacje na temat raportów
| Raporty | |
| Wymagane: | |
| Nazwa | Nazwa raportu |
| Rodzaj raportu | Tabelaryczny, graficzny czy raport KPI |
| Źródło danych | Proces(y), którego elementy maja zostać przedstawione na raporcie |
| Kolumny raportu | Jakie atrybuty procesowe, systemowe, powinny być widoczne na raporcie |
| Uprawnienia | Kto powinien mieć dostęp do raportu |
| Opcjonalne: | |
| Panel wyszukiwania | Jakie atrybuty powinny być brane pod uwagę w panelu wyszukiwania |
| Akcje masowe | Czy na raporcie powinny być dostępne akcje masowe, np. do odrzucania wielu elementów jednocześnie? |
| Widoki | Czy raport powinien zawierać dedykowane widoki, prezentujące inne informacje |
| Sortowanie | Sposób sortowania elementów na raporcie – jaki atrybut? |
Grupa BPS
Informacje potrzebne do dodania nowej grupy BPS.
Tab. 6 Informacje na temat grup BPS
| Grupa BPS | |
| Wymagane: | |
| Nazwa wyświetlana | Nazwa wyświetlana grupy |
| Identyfikator grupy | Identyfikator grupy w formacie nazwa@nazwa.pl |
| Przeznaczenie grupy | Cel utworzenia grupy, kontekst biznesowy i docelowe uprawnienia |
| Opcjonalne: | |
| Członkowie grupy | Użytkownicy, należący do grupy – mogą zostać dodani już po utworzeniu grupy |
Akcja – Ogólnie
Informacje potrzebne do dodania nowej akcji.
Tab. 7 Informacje na temat akcji
| Akcja – ogólnie | |
| Wymagane: | |
| Nazwa | Nazwa akcji |
| Opis do dokumentacji | Krótki opis przeznaczenia akcji |
| Typ akcji | Co powinna robić dana akcja? Przykładowe typy akcji: walidacja, powiadomienie e-mail, wydruk, zmiana wartości pola |
| Miejsce wykonania akcji | Ścieżki przejścia, wejście/ wyjście z kroku, na Timeout, na przycisku w menu |
| Opcjonalne: | |
| Warunek wykonania akcji | Warunek, którego spełnienie będzie determinowało czy akcja zostanie wykonana |
| Opis na formularzu | Opis widoczny na formularzu dla użytkowników przepływu pracy |
Akcja – Walidacja formularza
Informacje potrzebne do dodania nowej akcji – walidacji formularza.
Tab. 8 Informacje na temat akcji – Walidacja formularza
| Akcja – Walidacja formularza | |
| Wymagane: | |
| Nazwa | Nazwa krótko opisująca co dana walidacja sprawdza. |
| Opis | Dokładny opis, co walidacja sprawdza i w jaki sposób. |
| Atrybuty | Nazwy atrybutów, których dotyczy walidacja. |
| Komunikat w przypadku błędu | Jaki komunikat zostanie wyświetlony, jeżeli walidacja zakończy się błędem. |
| Miejsce wykonania | Na jakich krokach i ścieżka walidacja ma zostać wykonana. Podać pełną nazwę kroku i ścieżki. |
| Opcjonalne: | |
| Tłumaczenie komunikatu błędu | Podać, jeśli proces jest tłumaczony na wiele języków. |
| Warunek wykonania | Opisać, jeśli walidacja ma być wykonywana tylko w zależności od okoliczności (np. wybrano konkretną wartość atrybutu) |
Akcja – Powiadomienie email
Informacje potrzebne do dodania nowej akcji – powiadomienia email.
Tab. 9 Informacje na temat akcji – Powiadomienie email
| Akcja – Powiadomienie email | |
| Wymagane: | |
| Nazwa | Nazwa powiadomienia |
| Odbiorcy | Pełna nazwa roli lub aktora (autor, aktualna osoba, aktualnie przypisane osoby) |
| Odbiorcy DW | Pełna nazwa roli lub aktora (autor, aktualna osoba, aktualnie przypisane osoby) |
| Temat | Temat wiadomości email |
| Nagłówek | Wyróżniona cześć treści wiadomości |
| Treść | Główna treść wiadomości (zazwyczaj lista atrybutów) |
| Miejsce wykonania | Na jakich krokach i ścieżka powiadomienie ma zostać wykonana. |
| Opcjonalne: | |
| Warunek wykonania | Opisać, jeśli powiadomienie ma zostać wysłane tylko w zależności od okoliczności (np. wybrano konkretną wartość atrybutu). |
| Powtórzenia | Opisać, jeśli powiadomienie ma być wysyłane cyklicznie. Podać interwał (co ile powiadomienie ma być wysyłane) i pierwszą datę wysyłki (np. data wejścia do kroku, data podana w atrybucie formularza) |
Szablon wydruku
Informacje potrzebne do dodania nowego szablonu wydruku.
Tab. 10 Informacje na temat szablonów wydruku
| Szablon wydruku | |
| Wymagane: | |
| Nazwa | Nazwa szablonu wydruku |
| Opis do dokumentacji | Opis, co zawiera I do czego służy dany szablon wydruku. |
| Zawartość | Przygotowany szablon wydruku wraz z odniesieniami do formularza, z którego będzie korzystał, lub przykład dokumentu, na którym ma być oparty szablon wydruku |
| Miejsce wykorzystania | Krok i ścieżka przejścia, przycisk w menu na którym ma zostać wykorzystany szablon. |
| Kategoria | Kategoria, do której powinien trafić wygenerowany na podstawie szablonu dokument |
| Opcjonalne: | |
| Akcje dodatkowe | Czy potrzebne będą akcje dodatkowe takie jak np. konwersja dokumentu Word na pdf, przesunięcie załącznika do nowej kategorii |
Uprawnienia
Informacje potrzebne do dodania nowego raportu.
Tab. 11 Informacje na temat uprawnień
| Uprawnienia | |
| Wymagane: | |
| Uprawnieni | Użytkownicy, którym zostaną nadane uprawnienia |
| Poziom uprawnień | Poziom uprawnień – administrator biznesowy, edycja, tylko odczyt |
| Zakres uprawnień | Uprawnienia do wszystkich elementów w danym procesie, do elementów w procesie z danej spółki, do elementów formularza danego typu ze wszystkich spółek/ wybranych spółek |
| Miejsce nadania uprawnień | Uprawnienia nadane odgórnie – studio WEBCON BPS, uprawnienia nadane przy użyciu akcji, do wybranych elementów |
| Zmiana uprawnień | Czy uprawnienia zmieniają się w trakcie przepływu pracy? |
