HotMailBoxy – dołączanie plików do elementów na podstawie kodów kreskowych w załącznikach

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail

dotyczy wersji 8.2.x; autor: Martyna Krzyżak

Opis funkcjonalności

Program WEBCON BPS daje nam możliwość stworzenia HotMailBoxa. Pozwala on na automatyczne startowanie obiegów lub dołączanie plików na podstawie wiadomości email, które zostaną przysłane na skonfigurowaną w HotMailBoxie skrzynkę odbiorczą. HotMailBox może działać w jednym z czterech trybów:

  • startowanie jednego obiegu dla wiadomości email,
  • startowanie po jednym obiegu dla wybranych załączników,
  • dołączanie plików do elementów na podstawie kodów kreskowych w załącznikach,
  • dołączanie plików do elementów na podstawie zawartości wiadomości email.

Przykład zastosowania: dołączanie plików do elementów na podstawie kodów kreskowych w załącznikach

Firma posiada obieg Umowy, w którym generowany jest dokument pdf z umową zawierający kod kreskowy elementu Workflow, z którego został stworzony. Po wysłaniu takiej umowy do klienta wiadomścią e-mail, chcemy, aby skan tej umowy wraz z podpisami klienta, podpiął się do elementu Workflow danej umowy. Każdy załącznik pdf, dołączony do wiadomości e-mail, ma być przeszukany w poszukiwaniu kodu kreskowego elementu Workflow. W przypadku znalezienia kodu system odczyta ID dokumentu Umowy w Workflow i doda do niego załącznik.

Schemat obiegu Umowy został przedstawiony poniżej (Rys. 1).

hot1_p1

Rys. 1 Schemat obiegu Umowy.

  • Rejestracja – krok startowy obiegu umowy – osoba rejestrująca uzupełnia wszystkie wymagane pola i przechodzi ścieżką „Zarejestruj”, do kroku, w którym z uzupełnionych przez nią pól zostanie wygenerowany plik z umową.
  • Generacja umowy – krok, na którym została stworzona akcja „Generuj plik PDF” jako przycisk w menu. Szablon, z którego będzie tworzony plik z umową, zawiera kod kreskowy z ID dokumentu workflow Umowy, na którym zostanie wykonana akcja „Generuj plik PDF”. Osoba mająca zadanie na tym kroku tworzy plik pdf z umową, a następnie wysyła ją do klienta wiadomością e-mail i przechodzi ścieżką „Wysłana do klienta”.
  • Archiwum – krok końcowy pozytywny. W tym kroku do dokumentów Workflow będą się podpinać zeskanowane pliki podpisanych umów odesłane przez klienta.
  • Anulowane – krok końcowy negatywny.

Konfiguracja HotMailBoxa

Na początku stworzymy nowy HotMailBox. W tym celu w programie WEBCON BPS przechodzimy do modułu „Konfiguracja sytemu”, a następnie w drzewku po lewej stronie przyciskamy „HotMailBoxy”. Na górnej belce pojawił nam się przycisk nowy (zaznaczony na Rys. 2 na czerwono) – klikamy go i możemy rozpocząć konfiguracje naszego nowego HotMailBoxa.

hot1_p2

Rys. 2 Tworzenie nowego HotMailBoxa.

 

Zakładka „Ogólne”

Na zakładce ogólne naszego nowego HotMailboxa mamy do uzupełnienia pięć sekcji:

  • „Hotmailbox” – w tej sekcji uzupełniamy nazwę HotMailBoxa oraz serwer, na którym będzie on działał. Dodatkowo możemy uzupełnić opis. W celu aktywacji naszego HotMailBoxa zaznaczamy pole „Aktywny”.
  • „Ustawienia połączenia” – ta sekcja służy uzupełnieniu parametrów połącznia ze skrzynką mailową. Zaznaczamy „Użyj niestandardowych ustawień skrzynki odbiorczej” i wybieramy wersję serwera oraz wpisujemy jego adres. Następnie wpisujemy dane użytkownika, na którego konto będziemy się łączyć do skrzynki mailowej. Przy konfiguracji połączenia do skrzynki pomocne mogą być narzędzia: „Autowykrywanie” (Rys. 3), które pozwala wykryć adres serwera na podstawie danych użytkownika oraz „Testuj parametry połączenia” (Rys. 4), które sprawdza status połączenia ze skrzynką.

hot1_p3

Rys. 3 Okno narzędzia „Autowykrywanie”.

hot1_p4

Rys. 4 Okno narzędzia „Testuj parametry połączenia”.

  • „Ustawienia folderów (exchange)” – sekcja, w której ustawiamy z jakiego folderu skrzynki odbiorczej system ma pobierać wiadomości („Folder źródłowy”) i do jakich folderów ma przenosić maile przetworzone poprawnie („Folder archiwum”) oraz błędne („Folder error”). Najpierw tworzymy te foldery na naszej skrzynce mailowej, a później wybieramy je z drzewka pojawiającego się po naciśnięciu przycisku „Zmień”.
  • „Tryb działania” – w tej sekcji, dla naszego przykładu, wybieramy w polu „Tryb podstawowy” opcję „Dołącz do elementów na podstawie kodów kreskowych w załącznikach”. Następnie w polu “Załączniki które będą przetwarzane” wybieramy, jakie pliki mają być dołączane do obiegu oraz w polu „Szablon nazwy tworzonego dokumentu” wybieramy jak te pliki będą się nazywać. W pomocy kontekstowej możemy zobaczyć dostępne możliwości ustawień szablonu nazwy (Rys. 5).

hot1_p5

Rys. 5 Pomoc kontekstowa pola „Szablon nazwy tworzonego dokumentu”.

Do naszego przykładu mają być przeszukiwane tylko pliki pdf z podpisanym skanem umowy, więc w polu „Załączniki które będą przetwarzane” wybieramy opcję „Tylko pliki PDF”. Dodatkowo możemy w tej części określić co ma się stać w przypadku nadejścia wiadomości z załącznikiem pdf bez kodu lub z błędnym kodem.

  • „Dodatkowo dołączane załączniki” – ta sekcja pozwala na zdefiniowanie dodatkowych plików, które mają zostać dołączone do obiegu. W tym miejscu możemy do obiegu dołączyć treść wiadomości email w postaci pliku „.eml”. Możemy także zdefiniować szablon, który zdefiniuje jakie pliki będą dodatkowo pobierane. Dostępne tagi możemy podglądnąć w pomocy kontekstowej (Rys. 6).

hot1_p6

Rys. 6 Pomoc kontekstowa pola „Pasujące do szablonu nazwy”.

Dla naszego przykładu nie pobieramy żadnych dodatkowych plików.

 

Przykład skonfigurowanej zakładki „Ogólne” jest pokazany na Rys. 7.

hot1_p7

Rys. 7 Przykładowa konfiguracja zakładki „Ogólne”.

 

Zakładka „Ustawienia zaawansowane”

Po skonfigurowaniu zakładki „Ogólne” przechodzimy do zakładki „Ustawienia zaawansowane”. Ta zakładka jest podzielona na dwie sekcje:

  • „Ograniczenie listy nadawców obsługiwanych emaili” – sekcja pozwalająca na przetwarzanie wiadomości email tylko od zdefiniowanych w źródle danych nadawców.
  • „Limity przetwarzanych maili” – w tej sekcji należy ustawić maksymalne liczby przetwarzanych wiadomości w ciągu dnia oraz jednej iteracji, a także liczbę dni wstecz, dla których wiadomości będą pobierane.

 

Przykładowo skonfigurowana zakładka „Ustawienia zaawansowane” została pokazana na Rys. 8.

hot1_p8

Rys. 8 Przykładowo skonfigurowana zakładka „Ustawienia zaawansowane”.

 

Zakładka „Ustawienia kodów kreskowych”

Przechodzimy do zakładki „Ustawienia kodów kreskowych”. Składa się ona z następujących części:

  • „Ogólne” – to miejsce pozwala na określenie co znajdzie się w kodzie kreskowym, którego ma szukać system. W związku z tym, że w naszym przykładzie kod dodawany do szablonu umowy ma standardową zawartość wybieramy opcję „Standardowe kody kreskowe”.
  • „Algorytm wyszukiwania kodów kreskowych” – sekcja umożliwiająca dostosowanie sposobu w jaki system wyszukuje kodów kreskowych tak, aby maksymalnie zmniejszyć odsetek kodów nierozpoznanych. System pozawala na zdefiniowanie liczby prób (maksymalnie trzy próby), które podejmie system przed odrzuceniem kodu oraz w jakim trybie system ma pracować dla każdej z prób. Przykładowe algorytmy wyszukiwania dostępne w polu wyboru to: „Wyostrzanie”, „Traktuj jako obraz”, „Rozszerzanie”. W tej części ustalamy także kolejność wyszukiwania kodów kreskowych w pliku (jeśli mamy ich więcej i do tego różnych typów) oraz wybieramy rozdzielczość wejściową plików. Po ustawieniu wszystkich parametrów możemy przetestować naszą konfigurację klikając w przycisk „Weryfikacja konfiguracji” i wybierając opcję testu podstawowego lub pełnego.

Zakładka „Ustawienia kodów kreskowych” skonfigurowana dla naszego przykładu została przedstawiona na Rys.  9.

hot1_p9

Rys. 9 Przykładowo skonfigurowana zakładka „Ustawienia kodów kreskowych”.

 

Zakładka „Ustawienia dołączania załączników”

Zakładka „Ustawienia dołączania załączników”. Posiada ona dwie sekcje:

  • „Tworzenie elementów dla nierozpoznanych załączników” – w tym miejscu definiujemy jaki dokument, w jakim obiegu i procesie oraz dla jakiej spółki, zostanie wystartowany, jeśli system nie znajdzie prawidłowego kodu kreskowego w załączniku pdf. Dla naszego przykładu będzie to dokument obiegu „Umowa”. Musimy również wybrać jaką ścieżką ma przejść system w celu rejestracji dokumentu.
  • „Dodatkowe wartości atrybutów” – ta sekcja pozwala na przypisywanie danych maila do odpowiednich atrybutów obiegu, np. nadawcę wiadomości lub jej tytuł. Pełna lista dostępnych tagów znajduje się w pomocy kontekstowej (Rys. 10).

hot1_p10

Rys. 10 Pomoc kontekstowa dla pola „Wartości pól elementu”.

 

Konfiguracja zakładki dla przedstawionego przykładu znajduje się na Rys. 11.

hot1_p11

Rys. 11 Przykładowo skonfigurowana zakładka “Ustawienia dołącznia załączników”.

Zapisywanie HotMailBoxa

Po odpowiednim skonfigurowaniu zakładek: „Ogólne”, „Ustawienia zaawansowane”, „Ustawienia kodów kreskowych” i „Ustawienia dołączania załączników” możemy zapisać nasz HotMailBox przyciskiem „Zapisz” na górnej belce.

Po poprawnym zapisie, pojawi się komunikat (Rys. 12), który informuje nas, co trzeba zrobić, aby wprowadzone w HotMailBoxie zmiany zaczęły działać.

hot1_p12

Rys. 12 Komunikat pojawiający się po zapisie HotMailBoxa.

Konfiguracja serwisu

Po zapisie naszego HotMailBoxa musimy w naszym serwisie włączyć opcję „Monitorowanie skrzynki Email/MailApproval”. W tym celu w module „Konfiguracja systemu” w drzewku po lewej stronie rozwijamy opcję „Konfiguracja serwisów”, a następnie opcję „Serwisy” i wybieramy nasz serwis (Rys. 13).

hot1_p13

Rys. 13 Wybór serwisu.

Po wybraniu naszego serwisu zaznaczamy opcję „Monitorowanie skrzynki Email/MailApproval” – „1” na Rys. 14, a następnie zapisujemy zmiany w konfiguracji serwisu – „2” na Rys. 14. Do poprawnego działania HotMailBoxa konieczne jest ponowne wczytanie konfiguracji serwisu – „3” na Rys. 14.

Po naciśnięciu przycisku „Wczytaj ponownie konfiguracje” system wyświetli komunikat z potwierdzeniem, czy na pewno chcemy ponownie wczytać konfigurację, ponieważ wiąże się to z zatrzymaniem wszystkich aktywnych zadań serwisu. Przerwane czynności zostaną ponownie uruchomione, gdy serwis wczyta swoją konfiguracje.

hot1_p14

Rys. 14 Konfiguracja serwisu.

Możemy zobaczyć czy serwis poprawnie wczytał swoją nową konfigurację, wybierając opcję „Status serwisu lokalnego” w drzewku po lewej stronie, a następnie naciśnięciu przycisku „Odśwież” na górnej belce (Rys. 15). Po chwili powinien pojawić się log „Restart service roles completed”.

hot1_p15

Rys. 15 Status serwisu lokalnego.

Nasz HotMailBox został poprawnie skonfigurowany. Po pojawieniu się wiadomości e-mail w wybranym przez nas folderze, system sprawdzi czy ma ona załączniki w postaci plików pdf. Każdy z takich plików pdf zostanie następnie przeszukany pod kątem kodów kreskowych z ID dokumentu. Jeśli system znajdzie taki kod kreskowy to podepnie dany plik jako załącznik do obiegu Umowy.