HotMailBoxy – dołączanie plików do elementów na podstawie kodów kreskowych w załącznikach

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail

dotyczy wersji 8.2.x; autor: Martyna Krzyżak

Opis funkcjonalności

Program WEBCON BPS daje nam możliwość stworzenia HotMailBoxa. Pozwala on na automatyczne startowanie obiegów lub dołączanie plików na podstawie wiadomości email, które zostaną przysłane na skonfigurowaną w HotMailBoxie skrzynkę odbiorczą. HotMailBox może działać w jednym z czterech trybów:

  • startowanie jednego obiegu dla wiadomości email,
  • startowanie po jednym obiegu dla wybranych załączników,
  • dołączanie plików do elementów na podstawie kodów kreskowych w załącznikach,
  • dołączanie plików do elementów na podstawie zawartości wiadomości email.

Przykład zastosowania: dołączanie plików do elementów na podstawie kodów kreskowych w załącznikach

Firma posiada obieg Umowy, w którym generowany jest dokument pdf z umową zawierający kod kreskowy elementu Workflow, z którego został stworzony. Po wysłaniu takiej umowy do klienta wiadomścią e-mail, chcemy, aby skan tej umowy wraz z podpisami klienta, podpiął się do elementu Workflow danej umowy. Każdy załącznik pdf, dołączony do wiadomości e-mail, ma być przeszukany w poszukiwaniu kodu kreskowego elementu Workflow. W przypadku znalezienia kodu system odczyta ID dokumentu Umowy w Workflow i doda do niego załącznik.

Schemat obiegu Umowy został przedstawiony poniżej (Rys. 1).

hot1_p1

Rys. 1 Schemat obiegu Umowy.

  • Rejestracja – krok startowy obiegu umowy – osoba rejestrująca uzupełnia wszystkie wymagane pola i przechodzi ścieżką „Zarejestruj”, do kroku, w którym z uzupełnionych przez nią pól zostanie wygenerowany plik z umową.
  • Generacja umowy – krok, na którym została stworzona akcja „Generuj plik PDF” jako przycisk w menu. Szablon, z którego będzie tworzony plik z umową, zawiera kod kreskowy z ID dokumentu workflow Umowy, na którym zostanie wykonana akcja „Generuj plik PDF”. Osoba mająca zadanie na tym kroku tworzy plik pdf z umową, a następnie wysyła ją do klienta wiadomością e-mail i przechodzi ścieżką „Wysłana do klienta”.
  • Archiwum – krok końcowy pozytywny. W tym kroku do dokumentów Workflow będą się podpinać zeskanowane pliki podpisanych umów odesłane przez klienta.
  • Anulowane – krok końcowy negatywny.

Konfiguracja HotMailBoxa

Na początku stworzymy nowy HotMailBox. W tym celu w programie WEBCON BPS przechodzimy do modułu „Konfiguracja sytemu”, a następnie w drzewku po lewej stronie przyciskamy „HotMailBoxy”. Na górnej belce pojawił nam się przycisk nowy (zaznaczony na Rys. 2 na czerwono) – klikamy go i możemy rozpocząć konfiguracje naszego nowego HotMailBoxa.

hot1_p2

Rys. 2 Tworzenie nowego HotMailBoxa.

 

Zakładka „Ogólne”

Na zakładce ogólne naszego nowego HotMailboxa mamy do uzupełnienia pięć sekcji:

  • „Hotmailbox” – w tej sekcji uzupełniamy nazwę HotMailBoxa oraz serwer, na którym będzie on działał. Dodatkowo możemy uzupełnić opis. W celu aktywacji naszego HotMailBoxa zaznaczamy pole „Aktywny”.
  • „Ustawienia połączenia” – ta sekcja służy uzupełnieniu parametrów połącznia ze skrzynką mailową. Zaznaczamy „Użyj niestandardowych ustawień skrzynki odbiorczej” i wybieramy wersję serwera oraz wpisujemy jego adres. Następnie wpisujemy dane użytkownika, na którego konto będziemy się łączyć do skrzynki mailowej. Przy konfiguracji połączenia do skrzynki pomocne mogą być narzędzia: „Autowykrywanie” (Rys. 3), które pozwala wykryć adres serwera na podstawie danych użytkownika oraz „Testuj parametry połączenia” (Rys. 4), które sprawdza status połączenia ze skrzynką.

hot1_p3

Rys. 3 Okno narzędzia „Autowykrywanie”.

hot1_p4

Rys. 4 Okno narzędzia „Testuj parametry połączenia”.

  • „Ustawienia folderów (exchange)” – sekcja, w której ustawiamy z jakiego folderu skrzynki odbiorczej system ma pobierać wiadomości („Folder źródłowy”) i do jakich folderów ma przenosić maile przetworzone poprawnie („Folder archiwum”) oraz błędne („Folder error”). Najpierw tworzymy te foldery na naszej skrzynce mailowej, a później wybieramy je z drzewka pojawiającego się po naciśnięciu przycisku „Zmień”.
  • „Tryb działania” – w tej sekcji, dla naszego przykładu, wybieramy w polu „Tryb podstawowy” opcję „Dołącz do elementów na podstawie kodów kreskowych w załącznikach”. Następnie w polu “Załączniki które będą przetwarzane” wybieramy, jakie pliki mają być dołączane do obiegu oraz w polu „Szablon nazwy tworzonego dokumentu” wybieramy jak te pliki będą się nazywać. W pomocy kontekstowej możemy zobaczyć dostępne możliwości ustawień szablonu nazwy (Rys. 5).

hot1_p5

Rys. 5 Pomoc kontekstowa pola „Szablon nazwy tworzonego dokumentu”.

Do naszego przykładu mają być przeszukiwane tylko pliki pdf z podpisanym skanem umowy, więc w polu „Załączniki które będą przetwarzane” wybieramy opcję „Tylko pliki PDF”. Dodatkowo możemy w tej części określić co ma się stać w przypadku nadejścia wiadomości z załącznikiem pdf bez kodu lub z błędnym kodem.

  • „Dodatkowo dołączane załączniki” – ta sekcja pozwala na zdefiniowanie dodatkowych plików, które mają zostać dołączone do obiegu. W tym miejscu możemy do obiegu dołączyć treść wiadomości email w postaci pliku „.eml”. Możemy także zdefiniować szablon, który zdefiniuje jakie pliki będą dodatkowo pobierane. Dostępne tagi możemy podglądnąć w pomocy kontekstowej (Rys. 6).

hot1_p6

Rys. 6 Pomoc kontekstowa pola „Pasujące do szablonu nazwy”.

Dla naszego przykładu nie pobieramy żadnych dodatkowych plików.

 

Przykład skonfigurowanej zakładki „Ogólne” jest pokazany na Rys. 7.

hot1_p7

Rys. 7 Przykładowa konfiguracja zakładki „Ogólne”.

 

Zakładka „Ustawienia zaawansowane”

Po skonfigurowaniu zakładki „Ogólne” przechodzimy do zakładki „Ustawienia zaawansowane”. Ta zakładka jest podzielona na dwie sekcje:

  • „Ograniczenie listy nadawców obsługiwanych emaili” – sekcja pozwalająca na przetwarzanie wiadomości email tylko od zdefiniowanych w źródle danych nadawców.
  • „Limity przetwarzanych maili” – w tej sekcji należy ustawić maksymalne liczby przetwarzanych wiadomości w ciągu dnia oraz jednej iteracji, a także liczbę dni wstecz, dla których wiadomości będą pobierane.

 

Przykładowo skonfigurowana zakładka „Ustawienia zaawansowane” została pokazana na Rys. 8.

hot1_p8

Rys. 8 Przykładowo skonfigurowana zakładka „Ustawienia zaawansowane”.

 

Zakładka „Ustawienia kodów kreskowych”

Przechodzimy do zakładki „Ustawienia kodów kreskowych”. Składa się ona z następujących części:

  • „Ogólne” – to miejsce pozwala na określenie co znajdzie się w kodzie kreskowym, którego ma szukać system. W związku z tym, że w naszym przykładzie kod dodawany do szablonu umowy ma standardową zawartość wybieramy opcję „Standardowe kody kreskowe”.
  • „Algorytm wyszukiwania kodów kreskowych” – sekcja umożliwiająca dostosowanie sposobu w jaki system wyszukuje kodów kreskowych tak, aby maksymalnie zmniejszyć odsetek kodów nierozpoznanych. System pozawala na zdefiniowanie liczby prób (maksymalnie trzy próby), które podejmie system przed odrzuceniem kodu oraz w jakim trybie system ma pracować dla każdej z prób. Przykładowe algorytmy wyszukiwania dostępne w polu wyboru to: „Wyostrzanie”, „Traktuj jako obraz”, „Rozszerzanie”. W tej części ustalamy także kolejność wyszukiwania kodów kreskowych w pliku (jeśli mamy ich więcej i do tego różnych typów) oraz wybieramy rozdzielczość wejściową plików. Po ustawieniu wszystkich parametrów możemy przetestować naszą konfigurację klikając w przycisk „Weryfikacja konfiguracji” i wybierając opcję testu podstawowego lub pełnego.

Zakładka „Ustawienia kodów kreskowych” skonfigurowana dla naszego przykładu została przedstawiona na Rys.  9.

hot1_p9

Rys. 9 Przykładowo skonfigurowana zakładka „Ustawienia kodów kreskowych”.

 

Zakładka „Ustawienia dołączania załączników”

Zakładka „Ustawienia dołączania załączników”. Posiada ona dwie sekcje:

  • „Tworzenie elementów dla nierozpoznanych załączników” – w tym miejscu definiujemy jaki dokument, w jakim obiegu i procesie oraz dla jakiej spółki, zostanie wystartowany, jeśli system nie znajdzie prawidłowego kodu kreskowego w załączniku pdf. Dla naszego przykładu będzie to dokument obiegu „Umowa”. Musimy również wybrać jaką ścieżką ma przejść system w celu rejestracji dokumentu.
  • „Dodatkowe wartości atrybutów” – ta sekcja pozwala na przypisywanie danych maila do odpowiednich atrybutów obiegu, np. nadawcę wiadomości lub jej tytuł. Pełna lista dostępnych tagów znajduje się w pomocy kontekstowej (Rys. 10).

hot1_p10

Rys. 10 Pomoc kontekstowa dla pola „Wartości pól elementu”.

 

Konfiguracja zakładki dla przedstawionego przykładu znajduje się na Rys. 11.

hot1_p11

Rys. 11 Przykładowo skonfigurowana zakładka “Ustawienia dołącznia załączników”.

Zapisywanie HotMailBoxa

Po odpowiednim skonfigurowaniu zakładek: „Ogólne”, „Ustawienia zaawansowane”, „Ustawienia kodów kreskowych” i „Ustawienia dołączania załączników” możemy zapisać nasz HotMailBox przyciskiem „Zapisz” na górnej belce.

Po poprawnym zapisie, pojawi się komunikat (Rys. 12), który informuje nas, co trzeba zrobić, aby wprowadzone w HotMailBoxie zmiany zaczęły działać.

hot1_p12

Rys. 12 Komunikat pojawiający się po zapisie HotMailBoxa.

Konfiguracja serwisu

Po zapisie naszego HotMailBoxa musimy w naszym serwisie włączyć opcję „Monitorowanie skrzynki Email/MailApproval”. W tym celu w module „Konfiguracja systemu” w drzewku po lewej stronie rozwijamy opcję „Konfiguracja serwisów”, a następnie opcję „Serwisy” i wybieramy nasz serwis (Rys. 13).

hot1_p13

Rys. 13 Wybór serwisu.

Po wybraniu naszego serwisu zaznaczamy opcję „Monitorowanie skrzynki Email/MailApproval” – „1” na Rys. 14, a następnie zapisujemy zmiany w konfiguracji serwisu – „2” na Rys. 14. Do poprawnego działania HotMailBoxa konieczne jest ponowne wczytanie konfiguracji serwisu – „3” na Rys. 14.

Po naciśnięciu przycisku „Wczytaj ponownie konfiguracje” system wyświetli komunikat z potwierdzeniem, czy na pewno chcemy ponownie wczytać konfigurację, ponieważ wiąże się to z zatrzymaniem wszystkich aktywnych zadań serwisu. Przerwane czynności zostaną ponownie uruchomione, gdy serwis wczyta swoją konfiguracje.

hot1_p14

Rys. 14 Konfiguracja serwisu.

Możemy zobaczyć czy serwis poprawnie wczytał swoją nową konfigurację, wybierając opcję „Status serwisu lokalnego” w drzewku po lewej stronie, a następnie naciśnięciu przycisku „Odśwież” na górnej belce (Rys. 15). Po chwili powinien pojawić się log „Restart service roles completed”.

hot1_p15

Rys. 15 Status serwisu lokalnego.

Nasz HotMailBox został poprawnie skonfigurowany. Po pojawieniu się wiadomości e-mail w wybranym przez nas folderze, system sprawdzi czy ma ona załączniki w postaci plików pdf. Każdy z takich plików pdf zostanie następnie przeszukany pod kątem kodów kreskowych z ID dokumentu. Jeśli system znajdzie taki kod kreskowy to podepnie dany plik jako załącznik do obiegu Umowy.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *