Dotyczy wersji 2023 R1 i powyżej, autor: Łukasz Maciaszkiewicz
Wprowadzenie
Skuteczne konkurowanie na współczesnym rynku wymaga od przedsiębiorstw dużej elastyczności i umiejętności sięgania po zasoby z zewnątrz. W wielu przypadkach, zwłaszcza gdy wewnętrzne zasoby działu bądź przedsiębiorstwa okazują się niewystarczające, konieczne jest angażowanie zewnętrznych specjalistów, szczególnie gdy projekt lub zadanie ma jednorazowy charakter i zatrudnienie stałego specjalisty jest nieopłacalne.
Aby łatwo i bezpiecznie udostępniać elementy i zadania, platforma WEBCON BPS została wyposażona w funkcjonalność publicznego linku. Pozwala ona szybko i bezproblemowo dzielić się elementami bądź zadaniami z osobami niemającymi dostępu do danej aplikacji lub procesu bądź nawet osobami spoza przedsiębiorstwa, a tym samym wspierać jego działalność.
W niniejszym artykule opisano wspomnianą funkcjonalność i omówiono sposoby jej konfigurowania, a także przedstawiono jej główne cechy.
Włączanie funkcjonalności publicznego linku
Wraz z wdrożeniem funkcjonalności publicznego linku w narzędziu Designer Studio do zakładki „Ustawienia” procesu dodano sekcję Udostępnianie. Aby korzystać ze wspomnianej funkcjonalności w ramach danego procesu, należy zaznaczyć znajdujący się w tej sekcji przycisk wyboru Włącz udostępnianie elementu i zadania.
Po jego zaznaczeniu edytowalne stają się pozostałe pola dostępne w sekcji, tj. Poziom uprawnień oraz Domyślny czas wygaśnięcia udostępnienia (w dniach). Opcja „Poziom uprawnień” zawiera listę rozwijaną pozwalającą określić, czy elementy będą udostępniane do edycji (Edycja), czy też odczytu (Odczyt). Z kolei w polu „Domyślny czas wygaśnięcia udostępnienia (w dniach)” można wpisać liczbę dni, po której udostępnienie przestanie być aktywne (wygaśnie). Liczbę dni można również określać lub wyliczać za pomocą reguły biznesowej wstawianej we wspomnianym polu.
Sekcja „Udostępnianie” umożliwiająca włączenie funkcjonalności publicznego linku
Warto tutaj zwrócić uwagę, że już samo zaznaczenie przycisku włączającego udostępnianie elementów ma pewne konsekwencje w konfiguracji Designer Studio. Jedną z nich jest dostęp do trzech dodatkowych akcji udostępniania, a ponadto możliwość umieszczania przycisku udostępniania bezpośrednio na formularzu. Innym następstwem jest pojawienie się dwóch nowych reguł biznesowych. Wspomniane nowe elementy konfiguracyjne omówiono poniżej.
Zmienne kontekstowe
Po włączeniu wspomnianej funkcjonalności do edytora reguł biznesowych dodawane są nowe zmienne kontekstowe. Zmienna Czy element jest udostępniony? dodana do grupy „Informacje” w węźle „Atrybuty systemowe” pozwala sprawdzać, czy dany element został już udostępniony. Dodatkowo do grupy „Tryby wyświetleń formularza” dodawana jest zmienna Czy jestem w trybie udostępniania, która sprawdza, czy formularz jest aktualnie wyświetlany w trybie udostępniania dla użytkownika tymczasowego.
Akcje udostępniania
Po włączeniu funkcjonalności publicznego linku w ustawieniach procesu użytkownik uzyskuje dostęp do trzech akcji udostępniania należących do grupy „Uprawnienia i udostępnianie”: Udostępnij element workflow, Udostępnij zadanie oraz Zakończ udostępnianie.
Akcje te można osadzać w:
- automatyzacjach procesowych (przycisk „Konfiguracja systemu” → węzeł „Automatyzacje” na drzewie wyboru),
- automatyzacjach dostępnych w ramach obiegu (jako akcje wstawiane globalnie dla obiegu lub w danym kroku)
- we wzorcach akcji (nazwa procesu → przycisk „Konfiguracja” na drzewie wyboru → węzeł „Wzorce akcji”).
Warto zaznaczyć, że akcje te nie są dostępne w automatyzacjach globalnych.
Po włączeniu funkcjonalności publicznego linku dostępne są trzy nowe akcje
Szczegółowy opis każdej akcji przedstawiono poniżej wraz z informacją o kontekstach, w jakich może być ona wywoływana.
- Udostępnij element workflow
Akcja umożliwia udostępnienie wybranego elementu obiegu w systemie BPS do odczytu bądź edycji. Użytkownik określa osobę lub osoby, którym ma zostać udostępniony element, podając co najmniej jeden adres e-mail w polu Element udostępniony dla (adresy e-mail) w konfiguracji akcji (może on również w tym celu użyć reguły biznesowej do zdefiniowania listy adresów e-mail). Dla każdego wskazanego adresu e-mail tworzone jest osobne udostępnienie wraz z osobnym linkiem do wybranego elementu.
Należy także skonfigurować wiadomość e-mail przesyłaną jako powiadomienie do osoby, której udostępniany jest element. W tym celu w oknie konfiguracji akcji należy wpisać tytuł wiadomości w polu Potwierdzenie e-mail – temat oraz treść wiadomości w polu Potwierdzenie e-mail – wiadomość. Wiadomość taka przesyłana jest na wprowadzony wcześniej adres e-mail wraz z linkiem do udostępnionego elementu i jest wysyłana zgodnie z globalnym szablonem wysyłki powiadomień (przycisk „Konfiguracja systemu” → węzeł „Powiadomienia e-mail” → „Konfiguracja wysyłki e-mail”) (czy to na pewno to miejsce?).
Aby określić poziom uprawnień osoby, której udostępniany jest element, w polu Poziom uprawnień należy wybrać z listy rozwijanej opcję Odczyt (użytkownik może wyłącznie wyświetlać udostępniony element) lub Edycja (użytkownik może edytować treść udostępnionego elementu).
Konfigurując akcję, użytkownik musi także zdefiniować czas, przez jaki udostępnienie pozostanie aktywne, w polu Czas wygaśnięcia udostępnienia (w dniach). Po upływie wskazanego w tym miejscu czasu udostępniania zapisywana jest informacja o udostępnieniu elementu oraz użytkowniku, który go udostępnił, a samo udostępnienie przestaje być aktywne. Warto przy tym pamiętać, że możliwe jest wcześniejsze zakończenie udostępnienia za pomocą akcji Zakończ udostępnianie.
Przykładowa konfiguracja akcji „Udostępnij element workflow”
Jeżeli akcja wywoływana jest po raz kolejny dla już istniejącego i aktywnego udostępnienia przez tego samego użytkownika i dla tego samego adresu e-mail, następuje ponowna edycja udostępnienia i ponownie wysyłany jest link do elementu, o ile akcję umieszczono w automatyzacji osadzonej na ścieżce.
Akcję „Udostępnij element workflow” można wywoływać w następujących kontekstach:
„Na wejście”, „Na zakończenie”, „Na timeout”, „Na otwarcie w przeglądarce”, „Przycisk w menu”, „Na ścieżce przejścia”, „Na zapis elementu workflow”.
- Udostępnij zadanie
Akcja pozwala generować i bezpośrednio udostępniać zadania w systemie. Podobnie jak w przypadku akcji „Udostępnij element workflow” także tutaj zadanie udostępniane jest za pomocą unikalnego linku przesyłanego na określony w polu Przypisz to zadanie do (adresy e-mail) adres e-mail. Możliwe jest podanie wielu adresów e-mail, dla których generowane są osobne linki do zadania.
Co istotne ustawienia zadania są zgodne z ustawieniami określonymi na ścieżce przejścia między krokami, np. jeżeli w polu „Równoległość zadań” (nazwa obiegu → zakładka „Schemat graficzny” → dwukrotne kliknięcie wybranej ścieżki → zakładka „Tworzenie zadania” → pozycja „Równoległość zadań”) wybrano opcję „Wykonanie – Jeden z wielu”, zadanie będzie musiało zostać wykonane tylko przez jedną z osób, którym go udostępniono.
Po wprowadzeniu adresu bądź adresów e-mail należy zredagować wiadomość e-mail, która będzie przesyłana wraz z linkiem w formie powiadomienia. W polu Potwierdzenie e-mail – temat należy wpisać temat wiadomości, natomiast jej treść umieszcza się w polu Potwierdzenie e-mail – wiadomość.
W przypadku akcji „Udostępnij zadanie” nie przewidziano limitu czasu dla udostępnienia – po wykonaniu zadania udostępnienie zadania zastępowane jest automatycznie przez udostępnienie elementu z uprawnieniami tylko do odczytu, które pozostaje aktywne przez rok. To samo dotyczy sytuacji, w której udostępnione wielu osobom zadanie zostanie wykonane przez jedną z nich (o ile zadanie skonfigurowano jako „Wykonanie – Jeden z wielu”).
Warto przy tym zaznaczyć, że po zakończeniu zadania w tabeli danych historycznych zapisywana jest informacja o jego udostępnieniu.
Przykładowa konfiguracja akcji „Udostępnij zadanie”
Ponowne udostępnienie tego samego zadania skutkuje nadpisaniem dotychczasowego udostępnienia i ponownym wysłaniem wiadomości e-mail z powiadomieniem o udostępnieniu
Akcję „Udostępnij zadanie” można wywoływać w następujących kontekstach:
„Na wejście”, „Na zakończenie”, „Na ścieżce przejścia”, „Na zapis elementu workflow”.
- Zakończ udostępnianie
Akcja kończąca wszystkie udostępnienia elementu, dla którego została uruchomiona. W przeciwieństwie do omawianych powyżej akcji w przypadku akcji „Zakończ udostępnianie” nie jest wysyłana wiadomość e-mail. Akcja nie posiada okna konfiguracji – po jej osadzeniu w automatyzacji może zostać dezaktywowana po naciśnięciu przycisku „Dezaktywuj” w menu rozwijanym.
Akcję „Zakończ udostępnianie” można wywoływać w następujących kontekstach:
„Na wejście”, „Na zakończenie”, „Na timeout”, „Na otwarcie w przeglądarce”, „Przycisk w menu”, „Na ścieżce przejścia”, „Na zapis elementu workflow”.
Udostępnianie za pomocą przycisku na formularzu
Oprócz opisanych powyżej akcji pozwalających zautomatyzować proces udostępniania, system WEBCON BPS zapewnia także wygodną, alternatywną metodę w postaci przycisku Udostępnij dostępnego z poziomu formularza. Rozwiązanie to wymaga bezpośredniego działania ze strony użytkownika, który w tym przypadku ręcznie konfiguruje udostępnienie w formularzu.
Przykładowy formularz z przyciskiem „Udostępnij” wewnątrz czerwonej ramki
Jak wspomniano we wstępie do artykułu, aby wstawić przycisk „Udostępnij” w formularzu, konieczne jest włączenie funkcjonalności publicznego linku w konfiguracji procesu (zaznaczenie przycisku „Włącz udostępnianie elementu i zadania” w sekcji „Udostępnianie). Sterowanie widocznością przycisku jest możliwe za pomocą matrycy atrybutów (nazwa obiegu → „Formularz podstawowy” → „Matryca atrybutów” → „Standardowe obszary”) oraz poprzez edycję wyglądu formularza w danym kroku (nazwa obiegu → zakładka „Schemat graficzny” → nazwa kroku → zakładka „Formularze w bieżącym kroku”).
Matryca atrybutów z zaznaczonym polem konfiguracji widoczności przycisku „Udostępnij”
Warto w tym miejscu zauważyć, że przycisk nie jest dostępny dla nowego elementu (nawet jeśli na kroku startowym ustawiono go jako widoczny).
Aby wyłączyć widoczność przycisku „Udostępnij”, należy odznaczyć odpowiedni przycisk wyboru w zakładce „Formularz podstawowy”
Przycisk nie posiada dodatkowej konfiguracji, a jego działanie jest zgodne z ustawieniami procesu. Po jego naciśnięciu otwiera się okno umożliwiające wprowadzenie adresu e-mail osoby, której udostępniony ma zostać dany element [Udostępnij element obiegu użytkownikowi (adres e-mail)]. Dodatkowo poniżej istnieje możliwość określenia poziomu uprawnień takiej osoby – zaznaczenie przycisku wyboru Zezwól na edytowanie umożliwia edycję udostępnionego elementu, jego odznaczenie skutkuje wyświetlaniem elementu w trybie tylko do odczytu.
W polu Data wygaśnięcia należy określić termin, do którego udostępnienie pozostanie aktywne – po jego upływie nastąpi dezaktywacja udostępnienia.
Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych informacji należy kliknąć przycisk Udostępnij.
Okno udostępniania otwierane po kliknięciu przycisku „Udostępnij”
Po udostępnieniu elementu (kliknięciu przycisku „Udostępnij”) otwiera się nowe okno z informacją na temat adresu e-mail, dla którego udostępniono element, oraz link do elementu. Ponadto poniżej dostępne są dwa pola umożliwiające zredagowanie wiadomości e-mail przesyłanej na wspomniany adres. Podobnie jak w przypadku konfiguracji akcji, tak i tutaj w polu Temat wstawiany jest temat wiadomości, natomiast jej treść wpisywana jest w polu Wiadomość. Oba te pola są domyślnie wypełnione standardową treścią w aktualnym języku formularza. Wspomniany wcześniej link do elementu jest automatycznie dodawany do treści wiadomości.
Okno z linkiem do udostępnionego elementu oraz polami do redagowania wiadomości e-mail
Po przesłaniu wiadomości na zdefiniowany adres e-mail przesyłana jest wiadomość z informacją o udostępnieniu elementu oraz użytkowniku, który go udostępnił.
Kończenie udostępniania
Zakończenie udostępnienia jest możliwe na wiele sposobów, które są uzależnione od jego rodzaju. Poniżej przedstawiono zestawienie możliwych scenariuszy zakończenia udostępnień.
- Udostępnianie elementu
- Wygaśnięcie zdefiniowanego czasu udostępniania
- Ręczne zakończenie udostępniania przez użytkownika lub administratora
- Wywołanie akcji „Zakończ udostępnianie”
UWAGA: w przypadku udostępniania elementu z uprawnieniami do edycji każde przejście ścieżką powoduje zredukowanie uprawnień do poziomu „Odczyt” i terminem ważności 1 rok.
- Udostępnianie zadania
- Wykonanie zadania – również przez inną osobę – powoduje zmianę udostępnienia na udostępnienie elementu z uprawnieniami tylko do odczytu i terminem ważności 1 rok
- Przejście ścieżką powoduje zmianę udostępnienia na udostępnienie elementu z uprawnieniami tylko do odczytu i terminem ważności 1 rok
- Wywołanie akcji „Zakończ udostępnianie”
Warto zwrócić uwagę, że w przypadku przejścia ścieżką oraz wywołania akcji „Zakończ udostępnianie” samo zadanie nie jest kończone, a modyfikowane jest jedynie udostępnienie.
Informacje na temat wszystkich zakończonych udostępnień są zapisywane przez serwis w odpowiedniej tabelce zawierającej historię udostępniania – HistorySharedInstances. Dotyczy to także opisanych powyżej sytuacji, w których zmianie ulega rodzaj udostępnienia, np. udostępnienie z uprawnieniami do edycji zastępowane udostępnieniem z uprawnieniami do odczytu po przejściu ścieżką.
- Archiwizacja
Archiwizacja bądź usunięcie elementu udostępnionego także powoduje zakończenie udostępniania oraz utworzenie wpisu dotyczącego udostępniania w bazie zawartości zawierającej dane historyczne i usuniecie odpowiedniego wpisu z tabeli zawierającej wpisy dotyczące udostępnionych elementów.
Uwagi ogólne
Po otworzeniu otrzymanego linku system tworzy konto tymczasowego użytkownika z odpowiednimi, skonfigurowanymi uprzednio (przez użytkownika w akcji bądź w formularzu poprzez przycisk „Udostępnij”) uprawnieniami wyłącznie do wskazanego elementu. Ponadto bez względu na konfigurację formularza użytkownik taki nie ma możliwości delegowania ani udostępniania zadań, w tym udostępniania elementu, a także nie posiada dostępu do szeregu opcji, takich jak narzędzia administracyjne, historia, czy też usuwanie bądź startowanie nowych elementów.
Widok formularza wyświetlanego takiemu użytkownikowi tymczasowemu odpowiada ustawieniom na „Matrycy atrybutów” oraz zdefiniowanym regułom. Istnieje jednak możliwość posłużenia się zmienną kontekstową „Czy jestem w trybie udostępniania”, aby konfigurować widoczność określonych elementów dla użytkownika.
Po udostępnieniu elementu ikona „Udostępnij” jest zastępowana ikoną Aktywne udostępnienia. Po jej kliknięciu wyświetlani się użytkownicy, którym udostępniono dany element. Warto jednak pamiętać, że użytkownik udostępniający widzi wyłącznie własne udostępnienia (nie widzi udostępnień wygenerowanych przez innych użytkowników). Prezentowane w tym miejscu informacje obejmują adres e-mail, rodzaj uprawnień oraz datę wygaśnięcia udostępnienia. Co istotne dostępne są także dwa przyciski: edycji (ikona ołówka) oraz usuwania (ikona kosza). Pierwszy z nich pozwala ponownie edytować udostępnienie (zmienić datę wygaśnięcia udostępnienia oraz rodzaj uprawnień, przy czym w konfiguracji procesu w sekcji „Udostępnianie” ustawionym trybem musi być tryb „Edycja”), z kolei drugi usuwa wybrane zaznaczenie.
Przycisk aktywne udostępnienia prezentuje adresy e-mail, dla których udostępniono element
Uprawnienia administratora
Administrator, pracując w trybie administracyjnym, widzi wszystkie udostępnienia, elementów i zadań, i może je usuwać oraz, w przypadku udostępnień elementów, edytować. Oprócz możliwości wyświetlania wspomnianych udostępnień bezpośrednio w formularzu za pomocą przycisku „Aktywne udostępnienia”, może on uzyskać do nich dostęp w panelu administracyjnym (przycisk „Aktywne udostępnienia”) oraz w oknie „Uprawnienia do elementu obiegu” (przycisk koła zębatego „Akcje administracyjne” → pozycja „Uprawnienia). W drugim przypadku nie ma możliwości edycji udostępnień (dostępna jest jedynie możliwość ich usuwania).
Okno „Uprawnienia do elementu obiegu” zawiera informacje o udostępnieniach
Warto jeszcze wrócić do wspomnianej powyżej opcji „Aktywne udostępnienia” dostępnej w panelu administracyjnym. Jest to widok pozwalający wyświetlać oraz modyfikować (edytować i usuwać) wszystkie aktywne udostępnienia bez względu na ich rodzaj (udostępnienie elementu lub zadania). Jest on wyposażony w możliwość filtrowania udostępnień, co jest szczególnie przydatne w sytuacji, gdy liczba udostępnień jest duża.
Weryfikacja tożsamości za pomocą kodów autoryzacyjnych
Od wersji 2023 R2 w ramach opisywanej funkcjonalności dostępna jest możliwość zabezpieczania linków jednorazowym kodem autoryzacyjnym przesyłanym na adres poczty elektronicznej odbiorcy linku. Rozwiązanie to wyklucza nieupoważniony dostęp do udostępnianego elementu ze strony osób, które otrzymały link przez przypadek.
- Aktywowanie funkcjonalności
Mechanizm weryfikacji tożsamości jest domyślnie włączony w Designer Studio [zaznaczony przycisk wyboru Wymagaj weryfikacji tożsamości (kod bezpieczeństwa wysłany e-mailem)] zaraz po aktywowaniu dostępu publicznego (nazwa procesu → zakładka Ustawienia → sekcja Dostęp publiczny → przycisk Włącz udostępnianie elementu i zadania osobom spoza organizacji). Aby go wyłączyć, należy odznaczyć wspomniany w przycisk wyboru.
- Sposób działania
Działanie mechanizmu uwidacznia się po otwarciu zabezpieczonego linku i przejściu na stronę Portalu – system wyświetla wówczas informację o konieczności potwierdzenia tożsamości za pomocą jednorazowego kodu autoryzacyjnego.
6-cyfrowy kod jest generowany po naciśnięciu przycisku Wyślij kod i przesyłany na adres poczty elektronicznej docelowego odbiorcy linku. [Wiadomości e-mail wysyłane są w języku, w którym użytkownikowi wyświetlono okno wprowadzania kodu autoryzacyjnego w Portalu (zgodnym z ustawieniem języka w przeglądarce internetowej)]. Wysłanie kodu dodatkowo potwierdzone jest komunikatem Kod weryfikacyjny został wysłany wyświetlanym w zielonym polu poniżej obszaru służącego potwierdzeniu tożsamości.
Dla każdego udostępnionego elementu generowany jest osobny kod ważny przez 5 min – po tym czasie konieczne jest wygenerowanie nowego kodu, który należy wprowadzić w polu tekstowym i nacisnąć przycisk Weryfikuj. (Warto nadmienić tutaj, że użytkownik może pracować równolegle w kilku przeglądarkach, generując i podając przy tym różne kody autoryzacyjne).
- Limit prób
Należy mieć na uwadze, że po 20 nieudanych próbach zalogowania link publiczny staje się nieaktywny, a system wyświetla informację, że link wygasł (informacja o tym jest widoczna także na formularzu oraz w panelu administratora). Administrator lub autor linku może ponownie aktywować link. Dostęp do ponownie udostępnionego elementu bądź zadania będzie wymagał ponownego wygenerowania i wprowadzenia kodu autoryzacyjnego przez docelowego odbiorcę.
- Interwał wymuszenia autoryzacji
Warto zwrócić uwagę, że po godzinie od momentu uzyskania dostępu do udostępnionego elementu bądź zadania system automatycznie wymusza ponowną autoryzację, o ile użytkownik nie edytuje aktywnie formularza danego elementu bądź zadania. Wspomniany czas można jednak zmienić, przechodząc do węzła Bezpieczeństwo (Konfiguracja systemu → Parametry globalne) i modyfikując wartość w polu Interwał wymuszenia autoryzacji dostępnym w sekcji Konfiguracja kodów autoryzacyjnych dla publicznego dostępu do elementów. (Należy przy tym pamiętać, że pole to jest aktywne wyłącznie w przypadku uprzedniego ustawienia wartości Zdefiniowane przez użytkownika w polu Konfiguracja czasu życia tokenów i cookie).
- Informacje o zabezpieczonym udostępnieniu
Informacje na temat zabezpieczenia linku kodem autoryzacyjnym oraz jego statusu są dostępne dla administratora oraz autora udostępnienia.
W pierwszym przypadku informacje takie są dostępne w Panelu Administracyjnym w kolumnie Zabezpieczenie listy Aktywne udostępnienia. Ikona klucza informuje o włączonej weryfikacji tożsamości dla danego udostępnienia, z kolei ikona ogólnego znaku zakazu wskazuje na jego zablokowanie (ze względu na przekroczenie limitu prób logowania lub przekroczenie interwału wymuszenia autoryzacji) – brak ikony oznacza, że udostępnienie nie zostało zabezpieczone. Po najechaniu na wspomniane ikony wyświetlany jest tooltip informujący odpowiednio o wymaganej weryfikacji lub dacie, od której dostęp do linku został zablokowany.
W przypadku blokady dostępu istnieje możliwość ponownego udostępnienia linku poprzez naciśnięcie ikony kłódki znajdującej się w kolumnie Akcje.
Autor udostępnienia także uzyskuje informacje o zablokowaniu udostępnienia (informacja o konieczności weryfikacji tożsamości nie jest wyświetlana). Jest ona prezentowana w formie wspomnianej już wcześniej ikony ogólnego znaku zakazu po kliknięciu ikony Aktywne udostępnienia w lewym górnym rogu formularza.
Także w tym przypadku naciśnięcie ikony kłódki umożliwia autorowi ponowne udostępnienie linku.
Podsumowanie
Funkcjonalność publicznego linku to bardzo użyteczne narzędzie pozwalające łatwo i wygodnie, a przy tym bezpiecznie, udzielać dostępu do elementów bądź zadań. Jest ona szczególnie przydatna w sytuacjach, gdy konieczne jest zaprezentowanie specyficznych treści osobom, które niekoniecznie potrzebują dostępu do całego procesu bądź z innych względów go fizycznie nie posiadają. Dzięki elastyczności zapewnianej przez to rozwiązanie przedsiębiorstwa mogą łatwo włączać do projektów osoby spoza firmy i korzystać z zewnętrznej wiedzy i doświadczenia.
