Licencje WEBCON BPS

WEBCON Redaktor Ogólne
Facebooktwitterpinterestlinkedinmail
Dotyczy wszystkich wersji; Single-Use Access License dostępne od wersji 2023.1.1.

Modele licencjonowania

Platforma WEBCON BPS jest obecnie dostępna w dwóch modelach licencjonowania – jako subskrypcja lub licencje wieczyste z coroczną opłatą Software Assurance (dającą możliwość aktualizacji do nowszych wersji). Na większości rynków model licencjonowania wieczystego nie jest oferowany, poza sytuacją rozszerzenia posiadanej bazy licencyjnej istniejących klientów, którzy wybrali model licencjonowania wieczystego w przeszłości, gdy był on jeszcze dostępny.

 

Sposób przypisania licencji dostępowych

Poza oczywistą różnicą w sposobie rozliczenia (wieczyste są kupowane raz, subskrypcyjne są nabywane na pewien okres czasu i musza być odnawiane) oba modele różnią się, jeśli chodzi o sposób przypisywania licencji dostępowych użytkownikom systemu. W modelu wieczystym licencje są przypisywane niejako „automatycznie” do każdego użytkownika, który rozpoczyna działanie z systemem (pierwszy zapis w Portalu lub pierwsze uruchomienie Designer Studio) i nie wymagają wcześniejszego przypisania przez administratora. Wyjątkiem jest licencja WEBCON BPS Designer Desk CAL która zawsze musi być wcześniej przypisana użytkownikowi imiennie przez administratora, zanim ten użytkownik rozpocznie pracę z narzędziem Designer Desk.

W modelu subskrypcyjnym wszystkie licencje użytkowników muszą być przypisane przez administratora wskazanym użytkownikom zanim ci rozpoczną pracę. To przypisanie może być wykonane ręcznie w konfiguracji (Panel administaracyjny->Użytkownicy i licencja, Studio) lub też za pośrednictwem akcji „Zarządzaj licencjami użytkownika BPS” dzięki której proces przydzielania i zwalniania licencji może zostać zautomatyzowany w obrębie aplikacji zbudowanych w WEBCON BPS, np. jako automatyzacja w procesie .

 

Klucze licencyjne

W obu przypadkach (wieczystym i subskrypcyjnym), zanim użytkownicy rozpoczną pracę z systemem, musi być pobrana odpowiednia „paczka licencji”. Administrator systemu może ją pobrać z serwerów WEBCON podając w oknie „Zarządzania licencjami” login i hasło aktywacyjne (przekazywane licencjobiorcy w certyfikacie licencji po dokonaniu zakupu produktu) przypisane do konkretnego klucza licencyjnego (.

W przypadku modelu wieczystego pobranie paczki licencji jest jednorazowe. W przypadku modelu subskrypcyjnego, tuż przed wygaśnięciem ważności subskrypcji system będę próbował automatycznie odświeżyć licencje i pobrać aktualną paczkę licencji. Jeśli okres subskrypcji zostanie przedłużony, nie będą konieczne żadne dodatkowe działania ze strony administratora. Automatyczne odświeżenie packi licencji wymaga jednak dostępu online do serwera licencji WEBCON. Jeśli taki dostęp został z jakiś powodów ograniczony, pobranie aktualnej paczki licencji może być wykonane ręcznie, metodą offline.

 

Rodzaje licencji w modelach licencjonowania subskrypcyjnym i wieczystym

Licencje użytkownika w modelu wieczystym
WEBCON BPS User CAL Licencja umożliwia użytkownikom korzystanie z systemu w ramach wszystkich procesów i aplikacji przygotowanych na platformie WEBCON BPS (pod warunkiem, że użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia). Korzystanie z systemu oznacza możliwość rejestracji nowych elementów, ich edycji i zapisu, przechodzenia ścieżką do następnych kroków procesu, przeglądanie raportów aplikacji.

Ten rodzaj licencji pozwala korzystać określonej liczbie użytkowników (wynikającej z liczby wykupionych licencji) z systemu bez ograniczenia licencyjnego co do ilości aplikacji i procesów.
WEBCON BPS Designer Studio CAL­ Licencja uprawnia użytkownika, który z niej korzysta, do używania narzędzia WEBCON BPS Designer Studio. Ilość użytkowników mogących korzystać z Designer Studio wynika wprost z liczby posiadanych licencji tego typu.
WEBCON BPS Designer Desk CAL Licencja uprawnia użytkownika, który z niej korzysta, do używania narzędzia Designer Desk. Ilość użytkowników mogących korzystać z Designer Desk wynika wprost z liczby posiadanych licencji tego typu.

 

Licencje użytkownika w modelu subskrypcyjnym
Unlimited-Solutions Access License Użytkownik, któremu przypisano tę licencję może korzystać z systemu bez ograniczeń licencyjnych co do liczby procesów i aplikacji przygotowanych na platformie WEBCON BPS.
Single-Solution Access License Dla każdej takiej licencji przypisanej do użytkownika, możliwe jest korzystanie tylko i wyłącznie z pojedynczego procesu przygotowanego w WEBCON BPS. Taki proces musi zostać wskazany przez administratora w ustawieniach systemowych i może zawierać maksymalnie dwa workflow (obiegi).
Single-Use Access License Licencja tego typu działa w sposób odmienny od pozostałych licencji dostępowych. Pula licencji Single-Use Access License jest nabywana w formie przedpłaty, tworząc bank kredytów, które będą następnie wykorzystywane automatycznie, gdy użytkownik nie będący pracownikiem licencjobiorcy lub jego filii (a więc na przykład przedstawiciel zewnętrznego dostawcy, kontraktora, klienta, etc.), dokona pierwszego zapisu danego elementu workflow w danym miesiącu kalendarzowym (rejestracji nowego elementu, jego edycji, zapisu, przejścia ścieżką przejścia, etc.). Więcej informacji na temat zasad działania licencji przedstawione zostało w dalszej części artykułu.
WEBCON BPS Designer Studio CAL Licencja uprawnia użytkownika, do którego została przypisana, do używania narzędzia WEBCON BPS Designer Studio
WEBCON BPS Designer Desk CAL Licencja uprawnia użytkownika, do którego została przypisana, do używania narzędzia Designer Desk.

Niezależnie od modelu licencjonowania (subskrypcyjny lub wieczysty) dostępne są również licencje na komponenty rozszerzające funkcjonalności oprogramowania, Uprawniają one do korzystania z dodatkowych komponentów oprogramowania. Licencje tego typu są licencjami serwerowymi czyli nie wymagają przypisania użytkownika. Warto zaznaczyć, że niżej wymienione licencje (poza WEBCON BPS OCR Framework) są objęte opłatą bazową w obrębie każdej subskrypcji i nie muszą być dodatkowo zakupione.

WEBCON BPS Barcode Framework Umożliwia rozpoznanie i odczyt kodów kreskowych w automatycznie rejestrowanych dokumentach
WEBCON BPS OCR Framework Umożliwia wykorzystanie OCR na potrzeby tworzenia tzw. Warstwy tekstowej w plikach PDF
WEBCON BPS AI Framework Pozwala korzystać z funkcjonalności automatycznego rozpoznawania danych ze skanowanych dokumentów oraz identyfikowania anomalii w zarejestrowanych elementach obiegów
WEBCON BPS Advanced Analytics Framework Umożliwiająca korzystanie z wbudowanych raportów analitycznych oraz zaawansowanych wskaźników wydajności
WEBCON BPS SDK Framework Pozwala na tworzenie i korzystanie z własnych rozszerzeń implementowanych w .NET

 

Jak przydzielane są licencje subskrypcyjny?

Głównym interfejsem do zarządzania licencjami jest Przydzielanie licencji w Konfiguracji Systemu w Designer Studio.

 

Możemy tu przydzielać użytkownikom licencje za pomocą checkboxów.

Unlimited-Solutions Access i Single-Solution Access wykluczają się nawzajem. Użytkownik nie może mieć jednocześnie obu typów licencji.

Aby skorzystać z Single-Use Access License i Single-Solution Access potrzebna jest dodatkowa konfiguracja po stronie procesu. Proces należy oznaczyć jako korzystający z tych licencji (opis niżej).

Licencje można też przydzielać z panelu Edycja użytkownika. Panel pojawia się po kliknięciu na użytkownika.

 

Interfejs dostępny jest również na Portalu. Znajduje się pod Użytkownicy i licencje w menu Zarządzanie użytkownikami w Panelu administracyjnym.

W tym interfejsie dostępne jest kilka dodatkowych opcji. Są to guziki do eksportu/importu z szablonu licencji w Excel oraz możliwość edytowania danych użytkownika.

 

Do przydzielania licencji do większej liczby użytkowników zalecana jest akcja Zarządzaj licencjami użytkownika BPS. Można ją zintegrować w obiegu, np. Onboradingu.

Licencje nie są zwalniane automatycznie. Usuniętym użytkownikom należy odebrać licencję na raporcie Usunięci użytkownicy, zaraz pod Aktywni użytkownicy.

Ostatni raport w Portalu poświęcony jest użytkownikom zewnętrznym. Rozliczenia Single-Use Access License pozwala śledzić stan tych licencji w naszym systemie.

Działają one znacznie inaczej niż pozostałe licencje – nie są per użytkownik lecz per „operacja” (opis poniżej). Licencja nie daje użytkownikowi dostępu do pełnego Portalu, tylko do uproszczonego poglądu.

Jak skonfigurować proces, aby mógł korzystać z licencji Single-Use Access License i Single-Solution Access License?

W zakładce Ustawienia każdego procesu w modelu subskrypcyjnym znajdują się opcje do włączenia Single-Use Access License i Single-Solution Access License.

 

Procesy słownikowe i procesy szablonów dokumentów dalej nie są licencjonowane i dostępne są w dowolnej liczbie.

 

Jak działają licencje Single-Use Access License i jakie są ich ograniczenia?

Licencja Single-Use Access License pobierana jest z puli gdy użytkownik z dostępem do tego typu licencjonowania wykona operację na formularza (np. przejście ścieżką, zapis elementu, dodanie załącznika). Po wykorzystaniu licencji, ten użytkownik może wykonać dowolną liczbę operacji na tym elemencie w danym miesiącu.

 

Najważniejsze rzeczy jakie należy wiedzieć o licencjach Single-Use Access License to:

  • Proces w którym chcemy korzystać z licencji Single-Use Access License musi być oznaczony w konfiguracji.
  • Kupując licencje Single-Use Access License nabywamy pulę przedpłaconych „operacji”, które zewnętrzni użytkownicy mogą wykorzystać do pracy na elementach obiegu.
  • Liczbę dostępnych licencji (lub „operacji”) można śledzić w panelu Rozliczenia Single-Use Access License wspomnianym wyżej.
  • Wykonując „operację” na elemencie (np. przejście ścieżką, zapis elementu, dodanie załącznika) użytkownik zużywa jedną licencję Single-Use Access License. Element będzie wtedy „odblokowany” dla tego użytkownika do końca miesiąca i kolejne operacje tego użytkownika na tym elemencie nie będą powodowały pobrania kolejnych licencji.
  • w miesiącu 20 licencji External (tj. wykona operacje na 20 różnych elementach), każda następna operacja tego użytkownika w danym miesiącu nie pobierze dodatkowych licencji.
  • Ponieważ stan licencji musi być śledzony, ten system licencjonowania nie działa w trybie offline. Stan licencji aktualizowany jest codziennie.
  • Użytkownik nie ma dostępu do Portalu. Widzi on osadzony widok aplikacji, który nie udostępnia takich elementów Portalu jak: licznik zadań, lista zadań, ulubione oraz możliwość zmiany aplikacji.
  • Jeżeli użytkownik zewnętrzny dostanie link do elementu na liście zadań, zostanie przekierowany na główny widok elementu.
  • Zarządzanie licencjami Single-Use Access License jest również możliwe poprzez akcję Zarządzaj licencjami użytkownika BPS.
  • Endpointy API 5.0 i Beta obsługują licencje Single-Use Access License.

 

 

Przykładowy proces onboardingu

Często polega się na procesach, aby automatyzować procedurę przyjmowania osoby do pracy.

Procesy te wyręczają nas z różnych działań administracyjnych które należy wykonać, kiedy nowa osoba zaczyna pracę w firmie, np. dodawanie do AD, udostępnianie zasobów, wysyłanie maila powitalnego, materiały, umowy, oraz oczywiście przydzielanie licencji i uprawnień do systemu WEBCON.

 

Generyczny obieg onboardingu

Rozmaite akcje rozmieszczone w obiegu dodają osobę do AD, następnie do odpowiedniej grupy (różne akcje odpowiednie dla odpowiednich rodzajów grup).

Należy pamiętać, że po dodaniu użytkownika do AD należy go też zsynchronizować do WEBCON BPS.

Jeżeli uprawnienia w Designer Studio przydzielane są grupom, dodanie osoby do grupy wystarczy, aby dać im uprawnienia do odpowiednich aplikacji. Na przykład, dodanie osoby do grupy „Dział Testów” automatycznie da jej uprawnienia do aplikacji w których uprawnienia ma dział testów.

 

Do zarządzania licencjami wykorzystujemy akcję Zarządzaj licencjami użytkownika BPS.

Akcja nie jest nowa, ale dostępna jest tylko dla systemów korzystających z modelu subskrypcyjnego.

Konfiguracja nie jest szczególnie skomplikowana. Wybieramy Typ licencji oraz podajemy Identyfikator użytkownika. Na przykład, po dodaniu użytkownika do AD możemy jego BPS ID przechować w atrybucie technicznym w procesie onboardingu, a następnie  podać go w akcji poprzez zmienną.

W przypadku przydzielania licencji Single-Solution Access License musimy też wskazać proces do którego przydzielimy licencję (pojawia się dodatkowa zakładka jak na obrazku poniżej).

 

W przypadku pytań odnośnie licencjonowania zapraszamy do kontaktu z Działem Sprzedaży WEBCON. Chętnie udzielimy informacji na temat subskrypcji, cen, oraz tego jakie połączenie licencji będzie najbardziej korzystnie dla Twojej organizacji.

 

Wyjątki proceduralne

Z uwagi na procedury sprzedażowe, wszystkie licencje (niezależnie od typu zamówionych licencji wieczystych/subskrypcyjnych) są aktywowane jako licencje subskrybcyjne. W momencie dokonania płatności za zamówione licencje, ustawiany jest ostateczny typ np. wieczyste.

Z reguły zatem, po pobraniu z serwera paczki licencji, w systemie WEBCON BPS dostępne są licencje subskrypcyjne. Dopiero ponowne pobranie paczki licencji, po zaksięgowaniu płatności za zamówienie, spowoduje udostępnienie w środowisku licencji typu perpetual.

Uwaga, system automatycznie będzie próbował pobrać aktualna paczkę licencji na 7 dni przed końcem terminu płatności za zamówione licencje. Jeśli zaktualizowana paczka licencji zostanie pobrana, wówczas bez udziału administratora system zacznie korzystać z licencji typu perpetual. Spowoduje to zmianę w sposobie zarządzania licencjami dla użytkowników, opisane poniżej.

 

Jaki jest efekt takiego działania:

  • najbardziej istotny efekt uboczny jest taki, że by rozpocząć pracę z systemem zanim faktura zostanie opłacona, licencje CAL dla użytkowników Studio oraz systemu, trzeba przydzielać imiennie (bo tak działa model subskrypcyjny). Robi się to z poziomu Designer Studio lub panelu administracyjnego w Portalu.
  • Licencja na proces „WEBCON BPS Process CAL” dostępna jest jedynie w modelu wieczystym, zatem na początku (do momentu płatności za fakturę) nie będzie można jej użyć.
  • Po zaksięgowaniu płatności, konieczne jest ponowne pobranie paczki licencji by informacja o nowych licencjach została pobrana na środowisko.
  • Przepięcie subskrypcja->wieczysta objawi się też pewnymi zmianami w GUI: zmieni się konfiguracja licencjonowana na procesie (będzie choć by dostępna licencja na proces) i pojawią się w Studio raporty dotyczące wykorzystania licencji Designer Studio i użytkownika
  • Po przepięciu na model wieczysty, licencje będą przydzielane użytkownikom już „automatycznie” przez system, tzn. użytkownik „posiądzie” tą licencję przy pierwszym zapisie elementu lub przejściu ścieżką. W modelu wieczystym licencja do użytkownika przydzielona jest na stałe. Zostanie ona zwolnione dopiero po 90 dniach nieaktywności użytkownika w systemie (wówczas licencję może przejąć inny użytkownik, który do tej pory nie posiadał licencji). Licencję może też zwolnić administrator w Designer Studio przed upływem tych 90 dni (raport „użytkownicy workflow”) ale pod warunkiem że użytkownik któremu chce się zabrać licencje jest nieaktywny.