Dotyczy wersji 2022.1.x i powyżej, autor: Anna Sobota
Wprowadzenie
Powiadomienia masowe to mechanizm, dzięki któremu zamiast wysyłać dziesiątki maili możesz wysłać użytkownikowi wiadomość w formie podsumowania przypisanych zadań. Nowa wersja systemu powiadomień masowych WEBCON BPS oferuje możliwość zaplanowania powiadomień, uwzględniając np. docelową grupę odbiorców, czas, w którym powiadomienia będą wysyłane oraz ich częstotliwość.
Nowa wersja funkcji powiadomień masowych WEBCON BPS to szeroki wachlarz możliwości dostosowania zawartości i szaty graficznej powiadomień do Twoich aktualnych potrzeb. Tak jak w poprzedniej wersji WEBCON BPS 2021 administrator systemu może określić dzień oraz godzinę wysłania powiadomienia w zależności od specyfiki czy czasu pracy organizacji. Natomiast poza funkcją określenia okoliczności, np. grupy osób, dla których powiadomienia masowe nie będą wysyłane bądź możliwość przekierowania wiadomości e-mail na dany adres, poprzednia wersja mechanizmu powiadomienia masowego WEBCON BPS 2021 została wzbogacona o całą gamę nowych funkcjonalności oraz wizualnych rozwiązań.
Nowa wersja powiadomień masowych WEBCON BPS
Dzięki nowej wersji powiadomień masowych, administrator systemu będzie mógł nie tylko użyć wbudowanego szablonu powiadomienia, ale także będzie mógł zdefiniować własny szablon i zarządzać jego treścią, wykorzystując takie elementy jak nagłówek, licznik zadań, podsumowanie zadania, szczegóły dotyczące zadania. Co więcej, system może być wykorzystywany do wysyłania powiadomień o zadaniach o różnym statusie, tj., nowych, aktywnych czy zaległych zdaniach. Jeśli chodzi o możliwości techniczne ważną informacją jest to, że nowa wersja powiadomień masowych daje możliwość stworzenia powiadomienia ze złączenia różnych procesów z różnych aplikacji systemu, np. jedno powiadomienie dla wszystkich procesów finansowych.
Sprawdźmy możliwości mechanizmu nowej wersji powiadomienia masowego, rozważając poniższy przypadek biznesowy.
Przypadek biznesowy
Załóżmy, że jesteś szefem działu zakupów w dużej firmie budowlanej, ceny materiałów rosną, zadaniem twojego zespołu jest złożenie zapytań ofertowych do dostawców, aby uzyskać jak najbardziej korzystną ofertę cenową. Wysyłając powiadomienie masowe swoim współpracownikom o nowym bądź aktywnym zadaniu przygotowania zapytania ofertowego, które z różnych przyczyn może, na przykład, stać się zadaniem zaległym, w prosty sposób możesz zaplanować pracę działu, pomóc w organizacji czasy pracy pracowników i kontrolować ich postępy.
Pierwszym krokiem w procesie tworzenia powiadomienia masowego jest stworzenie szablonu wiadomości.
Szablon wiadomości e-mail dla powiadomień masowych
W „Konfiguracji systemu”, w zakładce „Parametry globalne”, a następnie przechodząc do zakładek „Powiadomienia e-mail”, „Powiadomienia masowe”, „Globalny szablon powiadomień masowych” administrator systemu może wybrać gotowy szablon powiadomienia.
Szablon globalny można edytować. W polu „Tryb edycji” do wyboru są dwie opcje: podstawową i zaawansowaną. Używając podstawowego trybu edycji administrator systemu ma możliwość zarządzania treścią oraz układem zawartości powiadomienia, wykorzystując takie zmienne jak np. tytułem powiadomienia, językiem tytule powiadomienia, szczegółami dotyczącymi zadania etc. Natomiast logo firmy oraz kolor nagłówka powiadomienia, administrator systemu będzie mógł ustawić z poziomu „Domyślnego motywu kolorystycznego”, który jest definiowany w motywach kolorystycznych WEBCON BPS Portal. Z kolei w module zaawansowanym, w trybie edycji HTML będzie mógł tworzyć już bardziej zaawansowaną i spersonalizowaną wersję szablonu.
Rys.1 Edycja szablonu wiadomości e-mail powiadomienia masowego
Dodajmy, że z funkcjonalności szablonu „Modern” powiadomień masowych oferowanego przez WEBCON BPS skorzysta użytkownik poczty Microsoft Outlook 2019, 2016, Microsoft Outlook Online, serwisu Gmail jak i urządzeń mobilnych z systemem operacyjnym Android, iOS, czyli telefonu komórkowego czy tabletu.
Jak stworzyć konkretne powiadomienie masowe
W konfiguracja systemu w zakładce „Powiadomienia masowe” administrator systemu może zbudować własną listę powiadomień. Natomiast jak stworzyć konkretne, może czasem niestandardowe powiadomienie? W zakładce „Ogólne” oprócz nazwy powiadomienia, tematu maila i wyboru procesów, dla których powiadomienia będą wysyłane, korzystając z opcji „Użyj niestandardowych warunków wysyłania powiadomienia do użytkownika” administrator systemu będzie mógł przygotować powiadomienie masowe, które będzie dotyczyło konkretnej sytuacji. W tabeli, jak na rysunku poniżej, administrator może dodać warunki, za pomocą przycisku „+”, po spełnieniu których powiadomienie będzie wysłane.
Na przykład, wybierając regułę „Zadanie trwa podaną liczbę dni” i wpisując określoną liczbę dni, powiadomienie zostanie wysłane jedynie wtedy, gdy czas trwania zadania przez użytkownika będzie dłuższy niż wartość wprowadzona za pomocą powyższej reguły.
Rys.2 Ustawienie właściwości powiadomienia masowego
Podobnie w przypadku powiadomienia o zaległym zadaniu, wtedy wybierając regułę „Zadanie jest zaległe przez podaną liczbę dni”, w tabeli „warunek” zaznaczając np. > 30 dni, powiadomienie będzie wysyłane jedynie dla zadań, których czas trwania zaległości przekracza 30 dni.
Rys.3 Ustawienie właściwości powiadomienia masowego
Natomiast dzięki opcji „Wysyłaj powiadomienia dla” administrator systemu może zdecydować czy powiadomienia mają być wysłane względem wszystkich procesów z wszystkich aplikacji czy też tylko dla wybranych procesów, które może indywidulanie konfigurować.
Częstotliwość wysyłania powiadomień masowych
Gdy powiadomienie oraz reguły zgodnie, z którymi powiadomienia będą wysłane są już gotowe. Za pomocą konfiguracji funkcji „Harmonogramu”, administrator systemu może zdefiniować dokładnie kiedy i o której godzinie powiadomienie zbiorcze będzie wysłane.
Jak na przykładzie poniżej:
Rys.4 Ustawienie wysłania powiadomienia masowego
Co więcej, administrator systemu może również zdecydować o tym jak często powiadomienia będą wysyłane.
A za pomocą opcji „Nie wysyłaj w dni wolne”, która korzysta z konfiguracji kalendarza dni roboczych WEBCON BPS, może skonfigurować funkcjonalność powiadomienia, tak aby niepotrzebnie nie „zaśmiecać” skrzynki odbiorcy.
Ustawienia dla odbiorcy powiadomień masowych
Do listy przywilejów administratora systemu powiadomień masowych jest nie tylko możliwość wyboru odbiorców powiadomień, ale także udostępnienie odbiorcy możliwości rezygnacji z otrzymywania powiadomień, zaznaczając opcję „Użytkownik może zrezygnować z otrzymywania powiadomień”, dostępnej globalne dla wszystkich powiadomień.
Rys.5 Ustawienie odbioru powiadomień masowych
Odbiorca w profilu użytkownika dostępnym w WEBCON BPS Portal może wówczas odznaczyć otrzymywanie powiadomień masowych i od tej chwili nie będzie dostawał już żadnych powiadomień masowych.
Rys.6 Przykład ustawienia profilu użytkownika
Korzystając z opcji „Chcę otrzymywać powiadomienia” odbiorca zaakceptuje otrzymywanie powiadomień masowych.
Podsumowując, poniżej jeden z przykładów powiadomienia masowego, bo przecież możliwości jest wiele.
Rys.7 Przykład wiadomości e-mail powiadomienia masowego
