HotMailBoxy – startowanie po jednym obiegu dla wybranych załączników

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail

dotyczy wersji: 8.2.x, autor: Martyna Krzyżak

Opis funkcjonalności

Program WEBCON BPS daje nam możliwość stworzenia HotMailBoxa. Pozwala on na automatyczne startowanie obiegów lub dołączanie plików na podstawie wiadomości email, które zostaną przysłane na skonfigurowaną w HotMailBoxie skrzynkę odbiorczą. HotMailBox może działać w jednym z czterech trybów:

  • startowanie jednego obiegu dla wiadomości email,
  • startowanie po jednym obiegu dla wybranych załączników,
  • dołączanie plików do elementów na podstawie kodów kreskowych w załącznikach,
  • dołączanie plików do elementów na podstawie zawartości wiadomości email.

Przykład zastosowania: startowanie po jednym obiegu dla wybranych załączników

Firma posiada obieg Faktury kosztowej. Dla wszystkich załączników PDF, do każdej przysłanej na skrzynkę mailową wiadomości (trafiającej do odpowiedniego folderu), ma zostać wystartowany obieg Faktury kosztowej. Do formularza obiegu będą pobierane dane tj. tytuł, data otrzymania i nadawca maila oraz dołączy się plik PDF, dla którego dany dokument został wystartowany.

Schemat obiegu Korespondencji przychodzącej został przedstawiony poniżej (Rys. 1).

1
Rys. 1 Schemat obiegu Faktury kosztowej.
  1. Rejestracja – krok automatycznie przechodzony przez system w momencie startu obiegu dla każdego z plików pdf załączonych do wiadomości przesłanej na HotMailBoxa.
  2. Weryfikacja – krok, w którym osoba mająca zadanie musi zweryfikować poprawność danych na fakturze.
  3. Akceptacja – krok, w którym następuje akceptacja faktury lub odesłanie jej do poprawy.
  4. Archiwum – krok końcowy pozytywny.
  5. Anulowane – krok końcowy negatywny.

Konfiguracja HotMailBoxa

Na początku stworzymy nowy HotMailBox. W tym celu w programie WEBCON BPS przechodzimy do modułu „Konfiguracja sytemu”, a następnie w drzewku po lewej stronie przyciskamy „HotMailBoxy”. Na górnej belce pojawił nam się przycisk nowy (zaznaczony na Rys. 2 na czerwono) – klikamy go i możemy rozpocząć konfiguracje naszego nowego HotMailBoxa.

2
Rys. 2 Tworzenie nowego HotMailBoxa.

Zakładka „Ogólne”

Na zakładce ogólne naszego nowego HotMailboxa mamy do uzupełnienia pięć sekcji:

1. „Hotmailbox” – w tej sekcji uzupełniamy nazwę HotMailBoxa oraz serwer, na którym będzie on działał. Dodatkowo możemy uzupełnić opis. W celu aktywacji naszego HotMailBoxa zaznaczamy pole „Aktywny”.

2. „Ustawienia połączenia” – ta sekcja służy uzupełnieniu parametrów połączenia ze skrzynką mailową. Zaznaczamy „Użyj niestandardowych ustawień skrzynki odbiorczej” i wybieramy wersję serwera oraz wpisujemy jego adres. Następnie wpisujemy dane użytkownika, na którego konto będziemy się łączyć do skrzynki mailowej. Przy konfiguracji połączenia do skrzynki pomocne mogą być narzędzia: „Autowykrywanie” (Rys. 3), które pozwala wykryć adres serwera na podstawie danych użytkownika oraz „Testuj parametry połączenia” (Rys. 4), które sprawdza status połączenia ze skrzynką.

3
Rys. 3 Okno narzędzia „Autowykrywanie”.
4
Rys. 4 Okno narzędzia „Testuj parametry połączenia”.

3. „Ustawienia folderów (exchange)” – sekcja, w której ustawiamy z jakiego folderu skrzynki odbiorczej system ma pobierać wiadomości („Folder źródłowy”) i do jakich folderów ma przenosić maile przetworzone poprawnie („Folder archiwum”) oraz błędne („Folder error”). Najpierw tworzymy te foldery na naszej skrzynce mailowej, a później wybieramy je z drzewka pojawiającego się po naciśnięciu przycisku „Zmień”.

4. „Tryb działania” – w tej sekcji, dla naszego przykładu, wybieramy w polu „Tryb podstawowy” opcję „Startuj po jednym obiegu dla wybranych załączników”. Następnie w polu “Załączniki które będą przetwarzane” wybieramy, jakie pliki mają być dołączane do obiegu oraz w polu „Szablon nazwy tworzonego dokumentu” wybieramy jak te pliki będą się nazywać. W pomocy kontekstowej możemy zobaczyć dostępne możliwości ustawień szablonu nazwy (Rys. 5).

5
Rys. 5 Pomoc kontekstowa pola „Szablon nazwy tworzonego dokumentu”.

Dla naszego przykładu chcemy, aby nowy obieg Faktury kosztowej startował się tylko dla plików PDF. W związku z tym w polu „Załączniki które będą przetwarzane wybieramy wartość „Tylko pliki PDF”.

5. „Dodatkowo dołączane załączniki” – ta sekcja pozwala na zdefiniowanie dodatkowych plików, które mają zostać dołączone do startowanego obiegu. W tym miejscu możemy do obiegu dołączyć treść wiadomości email w postaci pliku „.eml”. Możemy także zdefiniować szablon, który zdefiniuje jakie pliki będą dodatkowo pobierane. Dostępne tagi możemy podglądnąć w pomocy kontekstowej (Rys. 6).

6
Rys. 6 Pomoc kontekstowa pola „Pasujące do szablonu nazwy”.

Dla naszego przykładu nie pobieramy żadnych dodatkowych plików.

7
Rys. 7 Przykładowa konfiguracja zakładki „Ogólne”.

Zakładka „Ustawienia zaawansowane”

Po skonfigurowaniu zakładki „Ogólne” przechodzimy do zakładki „Ustawienia zaawansowane”. Ta zakładka jest podzielona na dwie sekcje:

  1. „Ograniczenie listy nadawców obsługiwanych emaili” – sekcja pozwalająca na przetwarzanie wiadomości email tylko od zdefiniowanych w źródle danych nadawców.
  2. „Limity przetwarzanych maili” – w tej sekcji należy ustawić maksymalne liczby przetwarzanych wiadomości w ciągu dnia oraz jednej iteracji, a także liczbę dni wstecz, dla których wiadomości będą pobierane.

Przykładowo skonfigurowana zakładka „Ustawienia zaawansowane” została pokazana na Rys. 8.

8
Rys. 8 Przykładowo skonfigurowana zakładka „Ustawienia zaawansowane”.

 

Zakładka „Ustawienia startowania obiegów”

Przechodzimy do zakładki „Ustawienia startowania obiegów”. Posiada ona dwie sekcje:

  1. „Tworzenie nowych elementów procesu” – w tym miejscu definiujemy jaki dokument, w jakim obiegu i procesie oraz dla jakiej spółki, zostanie wystartowany. Dla naszego przykładu będzie to dokument: „Faktura kosztowa”. Musimy również wybrać jaką ścieżką ma przejść system w celu rejestracji dokumentu.
  2. „Dodatkowe wartości atrybutów” – ta sekcja pozwala na przypisywanie danych maila do odpowiednich atrybutów obiegu, np. nadawcę wiadomości lub jej tytuł. Pełna lista dostępnych tagów znajduje się w pomocy kontekstowej (Rys. 9).

 

9
Rys. 9 Pomoc kontekstowa dla pola „Wartości pól elementu”.

 

Zakładka „Ustawienia startowania obiegów” skonfigurowana dla naszego przykładu została przedstawiona na Rys.  10.

10
Rys. 10 Przykładowo skonfigurowana zakładka „Ustawienia startowania obiegów”.

 

Zapisywanie HotMailBoxa

Po odpowiednim skonfigurowaniu zakładek: „Ogólne”, „Ustawienia zaawansowane” i „Ustawienia startowania obiegów” możemy zapisać nasz HotMailBox przyciskiem „Zapisz” na górnej belce.

Po poprawnym zapisie, pojawi się komunikat (Rys. 11), który informuje nas, co trzeba zrobić, aby wprowadzone w HotMailBoxie zmiany zaczęły działać.

11
Rys. 11 Komunikat pojawiający się po zapisie HotMailBoxa.

Konfiguracja serwisu

Po zapisie naszego HotMailBoxa musimy w naszym serwisie włączyć opcję „Monitorowanie skrzynki Email/MailApproval”. W tym celu w module „Konfiguracja systemu” w drzewku po lewej stronie rozwijamy opcję „Konfiguracja serwisów”, a następnie opcję „Serwisy” i wybieramy nasz serwis (Rys. 12).

12
Rys. 12 Wybór serwisu.

Po wybraniu naszego serwisu zaznaczamy opcję „Monitorowanie skrzynki Email/MailApproval” – „1” na Rys. 13, a następnie zapisujemy zmiany w konfiguracji serwisu – „2” na Rys. 13. Do poprawnego działania HotMailBoxa konieczne jest ponowne wczytanie konfiguracji serwisu – „3” na Rys. 13.

Po naciśnięciu przycisku „Wczytaj ponownie konfiguracje” system wyświetli komunikat z potwierdzeniem, czy na pewno chcemy ponownie wczytać konfigurację, ponieważ wiąże się to z zatrzymaniem wszystkich aktywnych zadań serwisu. Przerwane czynności zostaną ponownie uruchomione, gdy serwis wczyta swoją konfiguracje.

13
Rys. 13 Konfiguracja serwisu.

Możemy zobaczyć czy serwis poprawnie wczytał swoją nową konfigurację, wybierając opcję „Status serwisu lokalnego” w drzewku po lewej stronie, a następnie naciśnięciu przycisku „Odśwież” na górnej belce (Rys. 14). Po chwili powinien pojawić się log „Restart service roles completed”.

14
Rys. 14 Status serwisu lokalnego.

 

Nasz HotMailBox został poprawnie skonfigurowany. Po pojawieniu się wiadomości e-mail z przynajmniej jednym załącznikiem w postaci pliku PDF, w wybranym folderze źródłowym skrzynki odbiorczej, zostanie wystartowany nowy obieg Faktury kosztowej – po jednym dokumencie dla każdego z załączonych do wiadomości plików PDF.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *