Dotyczy wersji 2020.1.3.x; autor: Mateusz Klos
Wstęp
Od wersji 2020 możliwość składania podpisów elektronicznych w WEBCON BPS została poszerzona o akcje SDK pozwalające na skorzystanie z podpisów następujących dostawców:
- DocuSign
- Autenti
- AdobeSign
- Skribble
Dodatek może być zainstalowany w dowolnej instalacji WEBCON BPS w wersji 2020 lub wyższej. Do wykorzystania poniżej opisanych akcji wymagane jest także konto DocuSign (z możliwością korzystania z API) oraz wygenerowany klucz integracyjny.
Podpisywanie dokumentu – przykładowy scenariusz wykorzystania
W obiegu akceptacji umowy użytkownik rejestruje dokument do podpisania i wprowadza osoby, które mają go zatwierdzić. Aby dokument został wysłany do danego odbiorcy wystarczy wskazać jego imię i nazwisko, e-mail oraz numer telefonu (opcjonalnie, jeśli chcesz użyć podwójnej weryfikacji przez PIN wysłany SMS-em). W pierwszym kroku naszego przykładu użytkownik może wygenerować umowę, która zostanie dodana do załącznika lub dołączyć plik z dysku czy zeskanować.
Rys. 1 Przykładowy formularz obsługi dokumentów pozwalający na przygotowanie dokumentu do podpisu elektronicznego
Po dodaniu dokumentu pojawi się ścieżka „Prześlij do podpisu”, po której wybraniu zostanie wysłany mail do wcześniej wskazanych z prośbą o podpis. Warto również dodać, że osoby te nie muszą być użytkownikami ani WEBCON BPS, ani DocuSign. Wystarczy wprowadzić email odbiorcy oraz nr telefonu w celu autentykacji drogą SMS.
Przechodząc ścieżką „Prześlij do podpisu”, dokument wysyłany jest do adresatów, którzy otrzymują maila o oczekującym dokumencie do zatwierdzenia. Podpisanie dokumentu odbywa się na stronie DocuSign.
Rys.2 Podpisywanie dokumentu drogą elektroniczną poprzez DocuSign
Po zatwierdzeniu, nadawca otrzymuje maila z informacją, że dokument został podpisany. W procesie, po przejściu ścieżką „Podpisano”, zostaje pobrany podpisany załącznik.
Rys. 3 Formularz z pobranym podpisanym dokumentem
Konfiguracja
Na obrazku poniżej znajduje się schemat graficzny prostego procesu podpisywania dokumentu drogą cyfrową z użyciem akcji SDK dedykowanych do integracji z DocuSign.
Rys. 4 Schemat obiegu odpowiedzialnego za podpisywanie dokumentów
Pierwszym krokiem jest dodanie akcji „SendEnvelope” na przejściu ścieżką (tu: „Prześlij do podpisu”), umożliwiającej wysłanie wcześniej dodanego do załącznika dokumentu. Konfiguracja takiej akcji może wyglądać następująco:
Rys. 5 Ustawienia API w konfiguracji akcji
W sekcji „DocuSign API Settings” należy wprowadzić parametry konta DocuSign, które umożliwiają korzystanie z interfejsów API. Dane te są niezbędne we wszystkich akcjach SDK, dlatego warto umieścić je jako stałe w procesie.
Poniżej znajduje się zakładka „Attachment section”. Tutaj użytkownik wybiera sposób wyboru załącznika do wysłania (po kategorii czy po zapytaniu SQL) oraz atrybuty techniczne, do których zapisane zostaną ID wysyłanego dokumentu oraz utworzonej koperty w DocuSign.
Rys. 6 Konfiguracja wyboru w akcji odpowiadającej za wysłanie dokumentu do podpisu
Kolejne pola odpowiadają za zawartość i tytuł wiadomości e-mail wysyłanej wraz z załącznikiem. Następnie należy wskazać kolumny listy pozycji, gdzie wprowadzane są informacje o odbiorcach dokumentu na formularzu. Warto również dodać, że DocuSign pozwala na wysłanie kilku dokumentów do podpisu. Są one wysyłane w ramach jednej koperty, tj. wszystkie z nich muszą zostać zaakceptowane, żeby dokument został uznany za podpisany.
Na samym dole okna widnieje checkbox, po którego zaznaczeniu adresaci przy podpisywaniu dokumentu będą musieli podać także kod PIN otrzymany SMSem.
Rys. 7 Konfiguracja odbiorców i treści wysyłanej wiadomości
Po wysłaniu załącznika do podpisu, przechodzi on do następnego kroku systemowego „Oczekiwanie na podpis”. To, czy dokument został już podpisany przez odbiorców, sprawdza cykliczna akcja SDK „CheckAllDocumentsStatus”. Akcję tą możemy dodać w akcjach globalnych, a jej konfiguracja wygląda następująco:
Rys.8 Konfiguracja akcji cyklicznej sprawdzającej status załącznika
Użytkownik wskazuje tu kolejno:
- ustawienia klucza DocuSign API, tak jak to miało miejsce poprzednio,
- ID kroku systemowego, w którym dokument oczekuje na podpis,
- ID ścieżek, którymi proces ma przejść, gdy dokument zostanie podpisany (Success Path ID) lub gdy zostanie odrzucony przez odbiorcę (Incorrect Path ID),
- pole techniczne przechowujące ID koperty z DocuSign,
- maksymalny czas wykonania akcji (w sekundach).
Akcja co czas określony w konfiguracji sprawdza, czy dokumenty znajdujące się w kroku „Oczekiwanie na podpis” uzyskały status podpisanych (lub je odrzuconych) w DocuSign. Jeśli tak, to kieruje je do odpowiednich kroków. Do zakończenia scenariusza konieczne będzie jeszcze dodanie akcji pobierającej załącznik w momencie przejścia ścieżką „Podpisano”. Konfigurując ją należy wprowadzić ustawienia klucza API DocuSign i pola techniczne z ID koperty w DocuSign. Można także wprowadzić sufiks do nazwy pliku w celu odróżnienia go od niepodpisanego (tu: „_podpisano”).
Rys. 9 Konfiguracja akcji DownloadDocument
Podczas realizowania tego scenariusza warto wspomnieć jeszcze o pozostałych akcjach dostępnych w SDK, znacznie usprawniających obsługę podpisu elektronicznego:
Sprawdzenie statusu załącznika – pozwala użytkownikowi sprawdzić status dokumentu w DocuSign. Może zostać dodana zarówno na ścieżce przejścia jak i w górnym menu.
Rys.10 Konfiguracja akcji CheckDocumentsStatusGlobal
W konfiguracji należy wskazać atrybut techniczny, w którym znajduje się identyfikator pliku wysłanego do podpisania, oraz pole formularza, gdzie ma zostać zapisany status dokumentu.
Wysłanie przypomnienia – akcja obsługujące wysłanie email do wszystkich adresatów z przypomnieniem o oczekującym dokumencie do podpisania. W konfiguracji należy wskazać identyfikator dokumentu, pole w którym zapisany jest aktualny status dokumentu (przypomnienie zostanie wysłane tylko dla dokumentów, które nie zostały jeszcze podpisane) oraz listę osób podpisujących.
Rys.11 Konfiguracja akcji ResendEnvelope
Anulowanie podpisu – akcja umożliwiająca anulowanie podpisywania dokumentu z poziomu obiegu. W konfiguracji wymagane jest jedynie podanie klucza integracyjnego oraz identyfikatora dokumentu w DocuSign. Akcję najlepiej dodać na przejściu ścieżką „Anuluj”.
Rys.12 Konfiguracja akcji BlockEnvelope
Podpisywanie dokumentu (podpis przez aktualnego użytkownika)
Osoba przygotowująca dokument wysyła go do zatwierdzenia oraz podpisania przez swojego przełożonego. Ten w kroku „Akceptacja” weryfikuje dokument i sam podpisuje elektronicznie dokument. W momencie kliknięcia „Akceptuj”, zostaje przeniesiony na stronę DocuSign w celu złożenia elektronicznego podpisu. Po podpisaniu, zatwierdzony dokument jest załączany do obiegu (zazwyczaj z wcześniej nadanym sufiksem).
Konfiguracja
Podczas tego scenariusza można używać obiegu analogicznie jak w scenariuszu wcześniej wspomnianym. Będą się one różniły jedynie tym, że tutaj zamiast jednej akcji, będą działały dwie dwie:
- SendEnvelopeToEmbeddedSign – znajduje się na przejściu ścieżką „Prześlij do podpisu”,
- EmbeddedSigning – dodana w zamian za SendEnvelope z poprzedniego scenariusza na wejściu do kroku systemowego „Oczekiwanie na podpis”, odpowiada za przekierowanie osoby podpisującej z powrotem do elementu w procesie.
Akcję EmbeddedSigning najlepiej dodać na wejściu, ponieważ umożliwi to automatyczne przesunięcie elementu do kroku „Podpisano” w momencie podpisania dokumentu.
Konfiguracja akcji SendEnvelopeToEmbeddedSign przebiega analogicznie jak w SendEnvelope. W ten sam sposób należy wprowadzić parametry konta DocuSign, ustawienia załącznika i wiadomości e-mail, atrybuty zapisu ID dokumentu i koperty oraz informacje o odbiorcach.
Rys.13 Konfiguracja akcji SendEnvelopeToEmbeddedSign
Zdjęcie poniżej przedstawia ustawienia akcji EmbeddedSigning:
Rys.14 Konfiguracja akcji EmbeddedSigning
W polu „URL to the form” należy podać link, gdzie osoba podpisująca ma zostać przekierowana po podpisaniu dokumentu. Muszą być w nim zawarte:
- tag na aplikację z podpisem elektronicznym (tu: 71),
- ID bieżącego elementu,
- oznaczenie ścieżki „Podpisano”
Powyższa akcja umożliwia wysyłanie dokumentu do podpisu aktualnemu użytkownikowi i automatycznie pobieranie go z powrotem do obiegu.
Dodatek SDK umożliwiający podpisy cyfrowe w DocuSign jest dostępny w repozytorium GitHub https://github.com/WEBCON-BPS . Przedstawione dodatki są tylko przykładami użycia pluginów SDK. Udostępniamy je na tej licencji.
UWAGA! Używanie dodatków SDK w WEBCON BPS w zależności od posiadanej wersji oprogramowania może wymagać posiadania odpowiedniej licencji.
