Podpisy cyfrowe Skribble w WEBCON BPS

WEBCON Redaktor Dodatki,Obiegi
Facebooktwitterpinterestlinkedinmail
Dotyczy wersji 2020.1.3.x; autor: Miłosz Różycki

 

Wprowadzenie

Wdrożenie podpisu cyfrowego jest kolejnym krokiem do pełnej digitalizacji procesów biznesowych. Pozwala na potwierdzenie autentyczności oraz integralności dokumentów jednocześnie umożliwiając znaczne oszczędności zasobów. Wersja 2020 systemu WEBCON BPS rozszerza istniejącą funkcjonalność podpisywania elektornicznego o dedykowane dodatki SDK, dzięki którym możliwa jest integracja z widoącymi dostawcami podpisu cyfrowego:

  • AdobeSign
  • Autenti
  • DocuSign
  • Skribble

Skribble oferuje zróżnicowane standardy podpisu:

  • Simple electronic signature (SES) – najprostszy, stosowany głównie w przypadku dokumentów wewnętrznych
  • Advanced electronic signature (AES) – bezpieczniejszy, wykorzystywany w sytuacjach, gdy nie istnieją wymogi prawne odnośnie podpisu
  • Qualified electronic signature (QES) – zgodnie z prawem obowiązującym w Unii Europejskiej oraz Szwajcarii równy odręcznemu podpisowi

Podpisywanie dokumentów nie wymaga posiadania konta na platformie Skribble (poza standardem QES) ani w systemie WEBCON BPS

Wymagania

Przed przystąpieniem do implementacji podpisu elektornicznego Skribble w procesie należy upewnić się, czy zostały spełnione następujące wymagania:

  • system WEBCON BPS zaktualizowany do wersji 2020 lub wyższej
  • zainstalowany odpowiedni dodatek SDK – BpsExt.Signing.Skribble
  • nazwa użytkownika oraz klucz API Skribble

Używanie dodatków SDK do WEBCON BPS w zależności od zainstalowanej wersji oprogramowania może wymagać posiadania odpowiedniej licencji.

Dobrą praktyką jest przechowywanie parametrów połączenia ze Skribble w stałych, globalnych lub na poziomie aplikacji, zgodnie z poniższą przykładową tabelą. Dzięki temu w przypadku ewentualnej konieczności wprowadzenia zmian wystarczy zaktualizować je tylko w jednym miejscu.

Nazwa

Przykładowa wartość

Opis

[Skribble] API URL

https://api.skribble.com/v1

Adres API Skribble

[Skribble] Username

webcon

Nazwa użytkownika

[Skribble] API key

12345678-90ab-cdef-1234-567890abcdef

Klucz identyfikacyjny API

 

Implementacja obiegu

Scenariusz A – dokument podpisywany przez wiele osób

Prosty obieg wykorzystujący podpis cyfrowy składa się zazwyczaj przynajmniej z następujących kroków:

  1. Wysłanie dokumentu do podpisania przez wybrane osoby – akcja SendEnvelope. Otrzymają one mailowe powiadomienie z linkiem do platformy Skribble, gdzie będą mogły złożyć podpis.
  2. Cykliczne sprawdzanie, czy dokument został już podpisany przez wszystkich (akcja CheckDocumentStatus lub CheckAllDocumentsStatus), opcjonalnie wysyłanie przypomnień (akcja SendReminder).
  3. Pobranie podpisanego dokumentu – akcja DownloadDocument.

Możliwe jest również usunięcie dokumentu z platformy Skribble przy pomocy akcji DeleteDocument. Poniższy schemat przedstawia przykładową realizację powyższego obiegu w systemie WEBCON BPS.

 

Scenariusz B – dokument podpisywany tylko przez autora

Innym typowym scenariuszem jest podpisywanie dokumentu przez tylko jedną osobę – użytkownika aktualnie pracującego nad danym dokumentem. W takim przypadku powiadomienia mailowe nie są wysyłane, po przygotowaniu dokumentu użytkownik zostanie od razu przekierowany na platformę Skribble w celu złożenia podpisu, a następnie z powrotem do systemu WEBCON BPS lub w dowolne inne miejsce. Wszystkie te kroki realizowane są w ramach akcji SendEnvelopeToEmbededSign.

 

Konfiguracja akcji

Wszystkie dostępne akcje wymagają odpowiedniej konfiguracji. W każdym przypadku zaczyna się ona sekcją Scribble API Settings. Zalecane jest jej uzupełnienie przygotowanymi wcześniej stałymi.

 

Pozostałe opcje różnią się w zależności od wybranej akcji.

SendEnvelope

Podstawowa akcja każdego obiegu dokumentów podpisywanych cyfrowo – służy do przesyłania dokumentów na platformę Skribble w celu podpisania.

Attachment selection

  • SelectionMode – załączniki mogą być wybierane na podstawie kategorii (wartość Category) lub zapytania SQL (wartość SQL)
  • CategoryMode – istnieje możliwość wybrania załączników z konkretnej kategorii (wartość ID), niepowiązanych z żadną kategorią (wartość None) lub wszystkich (wartość All)
  • Category ID – ID kategorii, z której zostaną wysłane załączniki do podpisu
  • Regex expression – wyrażenie regularne, jedynie załączniki o nazwach do niego pasujących zostaną wysłane do podpisu
  • SQL query – zapytanie SQL, które zwróci listę WEBCON ID załączników do wysłania

Message Content

W tej sekcji możemy ustalić temat oraz treść maila wysyłanego do osób, które powinny podpisać dokument.

Output parameters

  • Copy Envelope ID to field – pole, do którego zapisane zostanie Skribble ID dokumentu do podpisania
  • Copy Document ID to field – pole, do którego zapisane zostanie WEBCON ID dokumentu do podpisania
  • Signing URL – kolumna na liście osób podpisujących, do której zapisane zostaną adresy Signing URL osób podpisujących

Recipients selection

  • Signer Item List – lista osób podpisujących, musi zawierać kolumny z imieniem i nazwiskiem, adresem mailowym oraz numerem telefonu
  • Issuing Country – kod kraju osób podpisujących bez użycia konta Skribble (przykład: PL), wymagany jedynie w przypadku zaznaczenia opcji Additional SMS verification
  • Additional SMS verification – zaznaczenie spowoduje konieczność przejścia dodatkowej weryfikacji przed podpisaniem dokumentu za pomocą kodu wysłanego na numer telefonu osoby podpisującej
  • Signature Quality:
    • AES – dokument zostanie podpisany w standardzie AES
    • AES_MINIMAL – dokument zostanie podpisany w standardzie QES jeśli będzie to możliwe, w przeciwnym razie wykorzystany zostanie standard AES
    • QES – dokument zostanie podpisany w standardzie QES
  • Legislation:
    • EIDAS – podpis QES zgodny z prawem Unii Europejskiej
    • ZERTES – podpis QES zgodny z prawem Szwajcarii

SendEnvelopeToEmbeddedSign

Konfiguracja tej akcji wygląda podobnie do opisanej powyżej SendEnvelope, jednak w jej przypadku dokument zostanie podpisany tylko przez jedną osobę – aktualnie zalogowanego użytkownika – w związku z czym zamiast listy Signer Item List należy wypełnić następujące pola:

  • Signer Name – imię i nazwisko osoby podpisującej
  • Signer Mail – adres mailowy osoby podpisującej
  • Signer phone number – numer telefonu osoby podpisującej

Ponadto, pojawi się jeden obowiązkowy parametr:

  • Url to the form – adres strony, na którą trafi użytkownik po podpisaniu dokumentu

CheckDocumentStatus

Służy do sprawdzania statusu wysłanego do podpisu dokumentu.

  • Envelope ID – pole, z którego pobrane zostanie Skribble ID dokumentu do sprawdzenia
  • Copy Document ID to field – pole, do którego zapisane zostanie WEBCON ID dokumentu do sprawdzenia
  • Copy Status to field – pole, do którego zapisany zostanie status sprawdzonego dokumentu, wypełni się jedną z następujących wartości:
    • OPEN – dokument oczekuje na podpisanie
    • SIGNED – dokument został podpisany I jest gotowy do pobrania
    • DECLINED – dokument został anulowany lub przynajmniej jedna osoba odmówiła podpisania

CheckAllDocumentsStatus

Akcja dostępna jedynie do wykonywania cyklicznego. Pozwala jednocześnie pobrać status wielu wysłanych do podpisu dokumentów, aby na ich podstawie przesuwać dokumenty w systemie WEBCON BPS do wskazanych kroków.

  • Step ID – krok, w którym znajdują się dokumenty oczekujące na podpis
  • Success Path ID – ścieżka, którą podążą podpisane dokumenty
  • Incorrect Path ID – ścieżka, na którą trafią dokumenty anulowane
  • Document ID field name – atrybut, w którym przechowujemy Skribble ID wysłanych do podpisu dokumentów
  • Execution Time – maksymalny czas wykonywania akcji w sekundach

 

SendReminder

W razie potrzeby możemy dzięki tej akcji wysłać przypomnienie do osób, które powinny podpisać wybrany dokument.

  • Document ID – pole, z którego pobrane zostanie WEBCON ID dokumentu
  • Status – pole, z którego pobrany zostanie zapisany wcześniej status dokumentu

Message content – treść wysyłanego przypomnienia

DownloadDocument

Przy pomocy tej akcji możliwe jest pobranie podpisanego dokumentu.

Attachment selection

  • Suffix – przyrostek, który zostanie dodany do nazwy pobranego dokumentu
  • Category – kategoria, do której trafi pobrany dokument
  • Copy attachment ID to field – pole, do którego zapisane zostanie WEBCON ID pobranego dokumentu

Plugin properties

  • Document ID – pole, z którego pobrane zostanie Skribble ID dokumentu do pobrania
  • Status – pole, z którego pobrany zostanie status dokumentu do pobrania

 

DeleteDocument

Akcja pozwalająca usunąć lub anulować bez usuwania przesłany wcześniej dokument z platformy Skribble.

  • Envelope ID – pole, z którego pobrane zostanie Skribble ID dokumentu do anulowania/usunięcia
  • Delete/Decline – wybranie wartości false anuluje proces podpisywania dokumentu, natomiast w przypadku wyboru true dokument zostanie całkowicie usunięty

Przydatne linki