Dotyczy wersji: 2023.1.x i powyżej; autor: Krystyna Gawryał
Wprowadzenie
Grupy BPS to lokalne grupy użytkowników WEBCON BPS, których dane pobierane są z Active Directory (AD), Azure Active Directory (AAD) lub których członkami są użytkownicy zewnętrzni (tzw. external users). Podział użytkowników na grupy w dużej mierze ułatwia zarządzanie ich uprawnieniami, przydzielanie i delegowanie zadań oraz wymianę informacji, na przykład, w przypadku nieobecności.
Do tej pory uprawnienia do tworzenia grup BPS miał wyłącznie globalny administrator systemu; podobnie, tylko on mógł dodawać nowych użytkowników do istniejących grup. Jednak od wersji 2023 R1 wprowadzono mechanizm, dzięki któremu użytkownicy o niższych poziomach uprawnień będą mogli zarządzać wybranymi grupami BPS.
Przypadek biznesowy
W niniejszym artykule opisano tę nową funkcjonalność na przykładzie grupy BPS, którą utworzono w Spółce X w związku z wyodrębnieniem się w niej nowych działów. Dotychczasowy, nieistniejący już Dział Księgowości został podzielony na 3 niezależne działy: Dział Ewidencji Majątku, Dział Rozliczeń Projektów Krajowych oraz Dział Rozliczeń Projektów Zagranicznych. Ta zmiana organizacyjna w spółce skutkowała koniecznością podzielenia pracowników na 3 odrębne zespoły, wyznaczenia Lidera Zespołu dla każdego z nich oraz uzupełnienia ewentualnych braków personalnych poprzez zatrudnienie nowych pracowników.
Aby ułatwić przydzielanie zadań i obieg informacji w nowopowstałych działach, konieczne jest utworzenie grupy BPS dla każdego z nich.
Proces ten krok po kroku opisano poniżej na przykładzie grupy „Financial Records Department” (Dział Ewidencji Majątku), ze szczególnym uwzględnieniem uprawnień do zarządzania tą grupą.
Różne poziomy uprawnień
W związku z utworzeniem nowego działu w Spółce X pojawiła się konieczność obsadzenia nowych stanowisk, a z punktu widzenia systemu i grupy BPS, nadania im adekwatnych poziomów uprawnień, tak aby mogli przydzielać i realizować określone zadania zespołu.
- Administrator systemu
Administratorowi systemu przysługuje najwyższy poziom uprawnień względem grup(-y) BPS, jednak dodatkowo otrzymał on możliwość przydzielania użytkownikom uprawnienia Administratora grup BPS. Dzięki takiemu rozwiązaniu administrator globalny niejako „daje wolną rękę” użytkownikowi, który w większym stopniu zna specyfikę biznesową grupy, ma większą orientację odnośnie wykorzystywanych procesów i delegowanych zadań. W omawianym przypadku uprawnienia Administratora grup BPS otrzyma Kierownik Działu Ewidencji Majątku, Tom Green.
Aby dodać nowego Administratora grup BPS, należy przejść do Panelu administracyjnego na WEBCON BPS Portal, klikając na zdjęcie profilowe i wybierając opcję Administracja.
Na panelu po lewej stronie należy wybrać Zarządzanie użytkownikami ① → Grupy BPS ②, a następnie opcję Administratorzy grup BPS ③ z górnego menu, która jest dostępna wyłącznie dla administratorów systemowych.
Otwarte zostanie dedykowane okno, w którym należy kliknąć przycisk Dodaj i wybrać odpowiedniego użytkownika, a następnie potwierdzić wybór, klikając Zastosuj.
Po krótkiej synchronizacji wprowadzona zmiana jest widoczna również w WEBCON BPS Designer Studio na zakładce Grupy BPS w sekcji Konfiguracja systemu → Parametry globalne → Użytkownicy i grupy BPS. Administratorów grup BPS można dodawać i usuwać także z tego miejsca.
Wskazanemu użytkownikowi będą od teraz przysługiwać dodatkowe uprawnienia.
- Administrator grup BPS
Administrator grup BPS, podobnie jak administrator globalny, posiada dostęp do węzła Grupy BPS w Panelu administracyjnym, jednak nie widzi danych innych Administratorów grup BPS. Niemniej może on dodawać nowe, a także dowolnie edytować i usuwać istniejące grupy BPS.
Dla Działu Ewidencji Majątku, przez jej Kierownika i jednocześnie Administratora grup BPS, Toma Greena, utworzona zostanie grupa o nazwie „Financial Records Department”.
W tym celu należy przejść do węzła Grupy BPS na Portalu i kliknąć na przycisk Dodaj w górnym menu. Wyświetlone zostanie okno Nowa grupa, w którym administrator powinien uzupełnić wymagane informacje, takie jak Nazwa i BPS ID grupy, a także ma możliwość wskazania jej Członków i Właściciela. Grupa BPS może liczyć zarówno kilku członków, jak i właścicieli. W przypadku grupy „Financial Records Department” jej właścicielem będzie Lider Zespołu, Alice Smith.
Bezpośrednio po kliknięciu przycisku Zapisz grupa pojawi się na liście dostępnych grup BPS Spółki X na Portalu.
Jednocześnie, po synchronizacji i odświeżeniu okna, utworzona grupa będzie widoczna również w WEBCON BPS Designer Studio na wspomnianej wcześniej zakładce Grupy BPS, gdzie po naciśnięciu ikony wielokropka będzie można wyświetlić jej szczegóły i ją edytować.
- Właściciel grupy BPS
Chociaż wskazanie Właściciela grupy BPS nie jest obligatoryjne, to użytkownik posiadający tego rodzaju uprawnienie jest niejako wyróżniony, ponieważ może dodawać jej członków, a także innych „współwłaścicieli” grupy. Ma on jednak dostęp wyłącznie do tych grup, których jest właścicielem. Usuwanie i dodawanie grup BPS nie jest dostępne dla tego poziomu uprawnień.
Zakładając, że członkami grupy „Financial Records Department” będą wszyscy pracownicy Działu Ewidencji Majątku, a w chwili jej tworzenia Administrator grup BPS (Kierownik Działu, Tom Green) nie znał jeszcze jej ostatecznego składu, po zakończeniu procesu rekrutacyjnego Właściciel grup BPS (Lider Zespołu, Alice Smith) dokona jej edycji, dodając poszczególnych Członków tej grupy.
Aby edytować grupę należy na nią kliknąć ①, a następnie w oknie Edycja grupy wybrać przycisk Edytuj ②.
W sekcji Członkowie grupy należy nacisnąć przycisk Dodaj i spośród wszystkich dostępnych zsynchronizowanych użytkowników wybrać osoby zatrudnione w Dziale Ewidencji Majątku.
Ponownie, zaktualizowane szczegóły grupy będą widoczne również w WEBCON BPS Designer Studio.
- Członek grupy BPS
Członek grupy to użytkownik, który posiada najniższy poziom uprawnień – może uczestniczyć w procesach przypisanych do swojej grupy BPS i realizować przydzielone mu zadania, jednak nie ma dostępu do Panelu administracyjnego na Portalu; może nawet nie mieć uprawnień do zalogowania się do WEBCON BPS Designer Studio.
Podsumowanie
Grupy BPS znajdują szczególne zastosowanie w przypadku złożonych podmiotów o hierarchicznej strukturze organizacyjnej, ponieważ umożliwiają przydzielanie zadań oraz obieg dokumentów i informacji w obrębie zawężonej/wybranej grupy pracowników.
Wprowadzenie dodatkowych poziomów uprawnień, takich jak Administrator grup BPS czy Właściciel grupy, daje więcej swobody użytkownikom, którzy niejednokrotnie mają lepsze rozeznanie na temat podłoża biznesowego danej jednostki organizacyjnej niż globalny administrator systemu, należą do kadry fachowej lub kierowniczej i lepiej znają swoich podwładnych.