Dotyczy wersji 2020.1.x; autor: Konrad Wojtycza
Zastosowanie kodów kreskowych
WEBCON BPS może być używany jako efektywny system zarządzania dokumentami, a także jako elektroniczny obieg faktur. W tych kontekstach użyteczna jest funkcjonalność kodów kreskowych, którą przedstawia ten artykuł.
Główne możliwości zastosowania kodów kreskowych w WEBCON BPS to:
- powiązanie dokumentu PDF z elementem istniejącym w obiegu, co po rozpoznaniu kodu kreskowego na dokumencie otrzymanym drogą mailową czy skanowania, pozwala na automatyczne dołączenie otrzymanego dokumentu do wspomnianego elementu obiegu,
- automatyczne rozpoczęcie obiegu w BPS, po rozpoznaniu kodu kreskowego na załączniku dodanym do HotFolderu.
Przykładem gdzie zachodzi potrzeba zastosowania mechanizmu a) w scenariuszu biznesowym, może być proces zawierania umowy. Procesowanie w WEBCON BPS umów przygotowywanych przez Kontrahenta, może wymagać wydrukowania pliku w formacie PDF i ręcznego podpisania dokumentu. Podpisana umowa powinna zostać ponownie dołączona do elementu obiegu, z którego pochodziła.
W tej sytuacji, automatyczne dołączenie skanu podpisanej umowy, możliwe jest poprzez dodanie kodu kreskowego na umowie otrzymanej od Kontrahenta. Serwis rozpozna umowę z kodem kreskowym umieszczoną w HotFolderze i dołączy ją do odpowiedniego elementu obieguna podstawie tego kodu.
Konfiguracja akcji ‘Dodaj kod kreskowy’
Po dodaniu otrzymanej od Kontrahenta umowy do elementu obiegu (Rys. 1), należy dodać kod kreskowy do otrzymanego pliku PDF.
Rys. 1 Element WorkFlow zawierający umowę od Kontrahenta
Dodanie kodu kreskowego to standardowa akcja dostępna w WEBCON BPS. Konfiguracja akcji ‘Dodaj kod kreskowy’ obejmuje ustawienia przedstawione na Rys. 2:
Rys. 2 Konfiguracja akcji 'Dodaj kod kreskowy'
- ‘Narożnik dokumentu’ – miejsce dodania kodu kreskowego,
- ‘Rodzaj dodawanego kodu’ – kod zwykły, kod 2D lub obydwa kody równocześnie,
- Obecność pól takich jak: ID Dokumentu, Sygnatura dokumentu, Data rejestracji,
- Dowolny niestandardowy tekst – do wpisania przy zaznaczeniu tej opcji.
Odznaczając pole ‘Przeszukaj wszystkie załączniki’ w polu ‘Szablon nazwy załącznika’ możemy zdefiniować, do załączników o jakiej nazwie powinny być dodawane kody kreskowe. Szablon nazwy powinien być zdefiniowany przy użyciu wyrażenia regularnego, np. wyrażenia wybierającego dokumenty o nazwie rozpoczynającej się od frazy ‘Umowa’ lub ‘umowa’.
Zaznaczone pole ‘Tryb archiwizacji pliku przed dodaniem kodu kreskowego’ umożliwia zarchiwizowanie pliku bez dodanego kodu kreskowego. W przypadku wybrania tej opcji, przed dodaniem kodu kreskowego w tabeli z załącznikami (WFDataAttachments) zostanie dodany dodatkowy wiersz.
Po przejściu ścieżką ‘Dodaj kod kreskowy’, na dokumencie PDF w zdefiniowanym narożniku pojawi się kod kreskowy (Rys. 3).
Rys. 3 Dodany kod kreskowy
Po podpisaniu i zeskanowaniu umowy, dokument umieszczony w HotFolderze zostanie przetworzony i na podstawie rozpoznanego kodu kreskowego, dołączony do elementu obiegu, z którego został pobrany (Rys. 4).
Rys. 4 Załącznik zawierający podpisaną umowę dołączony do elementu WorkFlow
Człon „Signed_” został dodany do nazwy zeskanowanego dokumentu poprzez wykorzystanie pola „Szablon nazwy tworzonego dokumentu” konfiguracji HotFolderu.
