HotFolder’y – dołączanie zeskanowanych plików do procesu

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail

dotyczy wersji: 8.1; autor: Marcin Wiktor

Opis funkcjonalności:

Jedną z podstawowych funkcjonalności programu WEBCON BPS jest parowanie zeskanowanych plików z dokumentami w wersji elektronicznej (na podstawie kodu kreskowego), oraz startowanie nowych obiegów dokumentów na podstawie plików, które trafiają do skonfigurowanego katalogu – HotFolder’u.
W tym artykule opisana zostanie przykładowa konfiguracja procesu, w którym wykorzystywana jest funkcjonalność automatycznego dodawania zeskanowanych plików jako załączników do dokumentów WorkFlow.

1. Przykład realizowanej funkcjonalności: „Dołączanie plików do dokumentu WorkFlow”

Firma posiada obieg dokumentów, służący do prowadzenia rejestru zawieranych umów. Po uzupełnieniu ręcznie podstawowych danych na temat umowy, dokument trafia do kroku systemu „Oczekiwanie na skan”, w którym to oczekuje aż zostanie zeskanowany dokument z odpowiednim kodem kreskowym, a następnie system automatycznie podepnie go jako załącznik do tego dokumentu i przesunie go do kroku „Zarejestrowane umowy”.

Na rysunku nr 1 można zobaczyć graficzny schemat omówionego powyżej obiegu.

1
Rys 1. Schemat graficzny obiegu rejestru umów

Krok 1) Uzupełniane są ręcznie podstawowe dane dotyczące umowy
Krok 2) Dokument czeka na dodanie zeskanowanego pliku jako załącznik.
Krok 3) Finalny pozytywny – Umowa została dodana do archiwum.
Krok 4) Finalny negatywny – Umowy anulowane

 

2. Konfiguracja HotFolderu

Zaczniemy od stworzenia nowego HotFolder’u. W tym celu w programie WEBCON BPS przechodzimy do modułu „Konfiguracja systemu” i wchodząc w „HotFolder” naciskamy przycisk „Nowy”.

2
Rys 2. Dodanie nowego HotFolder’u

Na nowododanym HotFolderze w zakładce „Ogólne” możemy zobaczyć podział tej zakładki na sekcje: „HotFolder”, „Konfiguracja źródła”, „Konfiguracja obsługi plików” oraz „Tryb działania”.

a)      HotFolder – w tej sekcji musimy uzupełnić nazwę naszego HotFolder’u, wybrać serwer, na którym będzie działał, oraz zaznaczyć opcję „Aktywny” aby aktywować HotFolder.

b)      Konfiguracja źródła – w tej sekcji należy podać katalogi, z których będą pobierane pliki, które chcemy przetwarzać. „Folder źródłowy” jest to folder, z którego będzie pobierany plik, zatem powinien to być folder, do którego trafiają pliki ze skanera. „Folder archiwum” to folder, do którego trafią wszystkie poprawnie przetworzone pliki, które wcześniej zostały pobrane z folderu źródłowego.
Można zauważyć, że po ustawieniu „Folderu źródłowego” automatycznie uzupełnia się „Folder dla plików z błędami przetwarzania”, będą tam trafiać wszystkie pliki, które nie zostały poprawnie przetworzone.

Zalecane jest, aby wszystkie podane katalogi, były katalogami sieciowymi.
Należy też pamiętać aby przyznać odpowiednie uprawnienia do katalogu dla konta, na którym działa serwis BPS.

c)       Konfiguracja obsługi plików – wybieramy, jakie pliki chcemy, aby nasz HotFolder przetwarzał. Zaznaczamy opcje „Wszystkie”, dzięki czemu przetwarzane będą pliki typu .pdf, .tiff oraz .jpg. Następnie wybieramy „Szablon nazwy tworzonego dokumentu”. Będzie to nazwa załącznika, która zostanie dołączona do obiegu dokumentów. W pomocy kontekstowej możemy zobaczyć dostępne możliwości ustawień szablonu.

3
Rys 3. Pomoc kontekstowa – dostępne tagi do tworzenia szablonu nazwy dokumentu

 

d)      Tryb działania – w przedstawionym przykładzie chcemy, aby nasz HotFolder służył do dodawania skanowanych plików jako załączniki do obiegu dokumentów. Dlatego w „Tryb podstawowy” należy wybrać opcję „Dołączanie do elementów na podstawie kodu kreskowego”.

W Polu „Obsługa braku lub niedopasowania kodu kreskowego” należy wybrać „Dołącz do poprzedniego pliku” a w „Obsługa braku elementu o znalezionym ID” – „Błąd”.

4
Rys 4. Przykładowa konfiguracja trybu działania Hotfolder’u

Opcja „Dołącz do poprzedniego pliku” umożliwi nam zeskanowanie wielostronicowej umowy przy wykorzystaniu tylko jednego kodu kreskowego.
Dzięki takiemu ustawieniu, po wykryciu pierwszej strony z kodem kreskowym, wszystkie następne pliki (według daty utworzenia) bez kodu kreskowego będzie traktował jako kolejne strony tego dokumentu aż do momentu napotkania kolejnego pliku, który będzie posiadał kod kreskowy – ten plik system

uzna już za nową umowę.
Na rysunku nr 5 możemy zobaczyć przykładową konfigurację takiego HotFolder’u.

5
Rys 5. Przykładowa konfiguracja HotFolder’u

Po zakończonej konfiguracji należy zachować zmiany używając przycisku „Zapisz” w górnej części ekranu.

3. Konfiguracja punktu rejestracji

Po skonfigurowaniu i zapisaniu ustawień HotFolder’u, następną czynnością jest skonfigurowanie punktu rejestracji. Są to konkretne miejsca, w których będzie następowała rejestracja dokumentów i wydruk kodów kreskowych dla nich.
Pozostając w module „Konfiguracja systemu” należy wybrać w menu „Punkty rejestracji”, a następnie wcisnąć przycisk „Nowy”.
Zakładka punktu rejestracji składa się z 3 sekcji:

a) Ogólne – w tej sekcji należy podać nazwę Punktu a także jego opis.

b) Przynależność – sekcja ta umożliwia zdefiniowanie nam osób należących do tego punktu rejestracji

c) Stanowiska komputerowe – tutaj naszym zadaniem jest zdefiniowane komputerów należących do tego punktu rejestracji oraz odpowiadających im drukarek.

6
Rys 6. Przykładowa konfiguracja stanowisk komputerowych dla punktu rejestracji

Zarówno drukarka podstawowa i księgowa służą do drukowania etykiet. W akcji wydruku kodu kreskowego istnieje możliwość zdefiniowania, na której drukarce ma nastąpić drukowanie.

Punkt rejestracji określany jest na podstawie loginu użytkownika i komputera (za pomocą jego nazwy lub IP).

Jeśli nie ma użytkowników przypisanych do konkretnego komputera, szukani są użytkownicy nie przypisani do żadnego konkretnego stanowiska.

Na samym końcu sprawdzane są definicje komputerów bez zdefiniowanego loginu konkretnego użytkownika.

 

Po zakończonej konfiguracji punktu rejestracji, należy zachować zmiany używając przycisku „Zapisz” w górnej części ekranu.

 

Po utworzeniu punktu rejestracji należy wejść jeszcze do ustawień typów dokumentów. W tym celu należy przejść do zakładki „Procesy”, wybrać nasz proces „Umowy”, a następnie rozwinąć menu „Typy dokumentów”. Następnie w rodzajach dokumentów, które zdefiniowaliśmy, zaznaczyć opcję „Domyślnie aktywna akcja wydruku kodu kreskowego”

7
Rys 7. Aktywowanie domyślnie włączonej akcji wydruku kodu kreskowego

4. Konfiguracja obiegu dokumentów

W obiegu, w którym chcemy dodać możliwość automatycznego dodawania załączników do dokumentów, niezbędne jest utworzenie kroku typu „Oczekiwanie na skan”.

Zgodnie z opisem obiegu z punktu 1. U nas ten krok będzie nazywał się tak samo czyli „Oczekiwanie na skan”.

Na zakończenie poprzedniego kroku – u nas jest to krok „Rejestracja” – należy dodać akcję typu „Wydruk kodu kreskowego”.
W konfiguracji akcji należy wybrać drukarkę, której chcemy użyć do wydruku, ilość, kodowanie oraz  określić szablon wydruku.
Szablony będą się różnić w zależności od rodzaju drukarki i wielkości etykiety. Dodatkowo możemy w nich używać wartości dynamicznych z formularza.

8
Rys 8. Przykładowa konfiguracja akcji wydruku kodu kreskowego

Przy naklejaniu kodu kreskowego na dokument należy pamiętać o tym, że w przypadku kiedy mamy na dokumencie także inne kody, nasz wydrukowany kod powinien być umieszczony powyżej nich. W przeciwnym wypadku może to powodować błędy przy poszukiwaniu odpowiadającego kodowi dokumentu.

 

Dokumenty będące w kroku „Oczekiwanie na skan”, będą oczekiwały aż system znajdzie plik w HotFolderze z odpowiadającym im kodem kreskowym.
Po znalezieniu dopasowania, system dołączy plik jako załącznik do dokumentu oraz przesunie go do kolejnego kroku. Ważną informacją jest że system do przesunięcia dokumentu wybierze ścieżkę, która ma ustawiony parametr „Ścieżka jest domyślna”.

9
Rys 9. Konfiguracja ścieżki przenoszącej sparowany z plikiem dokument

Po wprowadzaniu zmian do procesu, należy zachować te ustawienia przez kliknięcie przycisku „Zapisz proces” w górnej części ekranu.

5. Konfigurcja serwisu

Po poprawnym skonfigurowaniu i zapisaniu HotFolder’u, należy sprawdzić czy na naszym serwisie jest uruchomiona rola „Monitorowanie folderów: Import plików skanera”. W tym celu w „Konfiguracji systemu” przechodzimy do pola „Konfiguracja serwisów/Serwisy/NASZ_SERWIS (nazwa naszego serwisu)”.

10
Rys 10. Konfiguracja serwisu

W zakładce „Serwis” widzimy sekcje „Role serwisu” musimy w niej zaznaczyć „Monitorowanie folderów: Import plików skanera” a następnie zapisać konfigurację. Po poprawnym zapisie, pojawi nam się komunikat o ponownym wczytaniu konfiguracji (ten sam, który pojawił się podczas zapisu HotFolderu, Rys6). Naciskamy, więc przycisk „Wczytaj ponownie konfigurację”.

11
Rys 11. Konfiguracja serwisu

Aby wczytanie konfiguracji było możliwe, serwis musi zatrzymać wszystkie aktywne zadania, a przerwane czynności zostaną ponownie uruchomione, gdy serwis wczyta swoją konfiguracje. Możemy zobaczyć czy serwis poprawnie wczytał swoją nową konfigurację, przechodząc do modułu „Status serwisu lokalnego” i naciśnięciu przycisku „Odśwież”. Po chwili powinien pojawić się log „Restart service roles complated”.

12
Rys 12. Informacja o restarcie serwisu

Gratulacje! Możliwość dołączania skanowanych plików jako załączników do obiegu została poprawnie skonfigurowana.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *