Dotyczy wersji: 2020.1.x i wyższych; autor: Paweł Drab
W przypadku tworzenia dużych i rozbudowanych procesów często mogą pojawiać się problemy ze zbyt dużym stopniem ich skomplikowania, co może być problematyczne, zwłaszcza dla użytkowników końcowych. Aby sprawdzić czy nasz proces nie wymaga przebudowy i uproszczenia warto wykonać audyt takiego obiegu.
Po co wykonywać audyt?
Audyt obiegu w WEBCON BPS pozwala w szybki sposób uzyskać szczegółowe informacje na temat obiegów. Generując raport możemy sprawdzić:
- Ile elementów przeszło daną ścieżką – ta funkcja pozwala na sprawdzenie, które drogi w obiegu są najczęściej wybierane. Powinny być one szczególnie dokładnie monitorowane pod względem optymalizacji zapytań i czasu wykonania procedur
- Ile elementów znalazło się kiedykolwiek w danym kroku – widząc ile elementów i ile razy odwiedziło dany krok możemy szybko zareagować np. w przypadku gdy faktury często powracają do ponownego sprawdzenia lub podpisane umowy są blokowane przez dział archiwizacji
- Czy każdy krok i każda ścieżka została wykorzystana – możemy zobaczyć czy każdy z elementów jest wykorzystywany przez użytkowników
- Jakie i ile akcji zostało wykonanych – źle napisany warunek akcji może sprawić, że dana akcji nie zostanie wykonana
- Ile elementów przetworzono w zadanym okresie – sprawdzając ile dokumentów zostało przetworzonych w ciągu miesiąca możemy np. określić zapotrzebowanie
- Ile elementów o ID wyższym od zadanego przetworzono – kiedy już usprawniliśmy nasz obieg możemy wykonać audyt ponownie, opuszczając wszystkie elementy o ID mniejszym niż identyfikator elementu, który jako pierwszy powstał po wykonaniu zmian w systemie
Jak wykonać audyt w WEBCON BPS Designer Studio
Audyt obiegu jest dostępny z poziomu wizualnego kreatora schematu obiegu. Aby wyniki audytu dobrze prezentowały się na schemacie, należy odpowiednio poukładać poszczególne elementy diagramu.
Aby rozpocząć analizę należy wejść na edycję graficzną danego obiegu i z zakładki „Designer” wybrać przycisk Audyt.
System wykona obliczenia – wyniki zostaną wyświetlone pod poszczególnymi elementami. Ponadto na ścieżkach pojawiają się kółka zębate, na których możemy sprawdzić ilość wykonanych akcji oraz podsumowanie mówiące czy wszystkie ścieżki i kroki zostały wykorzystane.
Po wybraniu opcji audytu pojawia się kilka opcji, które pozwolą na wykonanie bardziej zaawansowanych analiz.
a) Filtr – możliwość wyboru jakie elementy będą sprawdzone:
- Powyżej danego ID – zostaną wybrane tylko dokumenty o WFD_ID większym od zadanego
- Według daty – analizie zostaną poddane tylko te elementy, które zostały przetworzone w wybranym obiegu
- Wszystkie – zostaną sprawdzone wszystkie elementy, które zostały utworzone w danym obiegu
b) Wyświetl element unikatowe – pozwoli na wykluczenie sytuacji, gdy dany dokument kilka razy przechodzi daną ścieżką lub pojawia się kolejny raz w danym kroku
Kliknięcie na koło zębate wyświetli listę wykonanych na ścieżce akcji.
