




Dotyczy wersji 2022 R1 i powyżej, autor: Łukasz Maciaszkiewicz
Wprowadzenie
Efektywne zarządzanie dokumentacją ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Napływające dokumenty muszą być nie tylko odpowiednio zarejestrowane w systemie, ale także w razie konieczności szybko dostępne w oryginalnej, fizycznej wersji. Aby usprawnić ich przepływ i przechowywanie, WEBCON BPS oferuje możliwość wydruku kodu kreskowego pozwalającego w kilka chwil powiązać dane wprowadzone do systemu z papierową wersją dokumentu.
W większości przedsiębiorstw zadanie odbierania i ewidencjonowania napływających dokumentów należy do jednej, wyznaczonej do tego komórki (często sekretariatu) lub osoby. Aby zapobiec drukowaniu kodów kreskowych przez nieupoważnione do tego osoby, istnieje możliwość zastrzeżenia widoczności przycisku menu uruchamiającego akcję wydruku kodu kreskowego dla zdefiniowanych stanowisk komputerowych, użytkowników lub zdefiniowanych użytkowników pracujących na zdefiniowanych stanowiskach.
W niniejszym artykule przedstawiono przykładową konfigurację pozwalającą zastrzec widoczność przycisku menu wywołującego wydruk kodu kreskowego dla stanowiska komputerowego będącego punktem rejestracji.
Opis przypadku
Do sekretariatu firmy codziennie dostarczane są w wersji papierowej dokumenty, które następnie muszą zostać zewidencjonowane w systemie WEBCON BPS. Aby usprawnić zarządzanie nimi, utworzono proces o prostym trzyetapowym obiegu przedstawionym na zrzucie poniżej. Formularz powiązany ze wspomnianym obiegiem umożliwia wprowadzanie informacji na temat dostarczanych dokumentów do systemu. Po zarejestrowaniu wspomnianych danych możliwe jest wydrukowanie kodu kreskowego dla zarejestrowanego dokumentu za pomocą przycisku menu widocznego wyłącznie dla upoważnionego stanowiska komputerowego.
Konfiguracja będzie odbywać się dwuetapowo, tj. najpierw konfiguracja punktu rejestracji, a następnie dodanie przycisku menu wywołującego akcję „Drukuj kod kreskowy” i ograniczenie jego widoczności.
Konfiguracja punktu rejestracji
Punkt rejestracji to wspomniana we wprowadzeniu komórka w przedsiębiorstwie wyznaczona do rejestrowania napływających dokumentów i wydruku odpowiadających im etykiet z kodem kreskowym. Zgodnie z zastosowaną logiką biznesową konfiguracja punktu rejestracji jest konieczna, aby w oknie formularza w portalu wyświetlany był przycisk menu wywołujący automatyzację z akcją wydruku kodu kreskowego – bez skonfigurowanego punktu rejestracji przycisk ten nie będzie widoczny. W tym miejscu warto nadmienić, że skonfigurowanie punktu rejestracji nie jest równoznaczne z ograniczeniem jego widoczności do tego konkretnego punktu.
Przewidziano trzy możliwe scenariusze konfiguracji punktu rejestracji:
- punktem rejestracji jest stanowisko komputerowe wskazywane poprzez adres IP, z którego może korzystać wielu użytkowników;
- punktem rejestracji jest konkretna osoba rozpoznawana poprzez podany w przeglądarce internetowej login, która może pracować na wielu stanowiskach;
- punktem rejestracji jest konkretna osoba (rozpoznawana poprzez login) korzystająca z konkretnego stanowiska komputerowego (rozpoznawanego poprzez adres IP).
W artykule omówiono szczegółowo sposób konfiguracji dla pierwszego z wymienionych scenariuszy.
Procedura
Aby skonfigurować punkt rejestracji, kliknij przycisk „Konfiguracja systemu” znajdujący się po lewej stronie.
Po lewej stronie, na drzewie wyboru zaznacz „Punkty rejestracji”, a następnie w nowym oknie po prawej stronie kliknij przycisk „Nowy”.
W polu nazwa wpisz nową nazwę punktu rejestracji, po czym kliknij ikonę plusa znajdującą się w prawym górnym rogu pola „Stanowiska komputerowe”.
Dodany został wiersz umożliwiający określenie parametrów punktu rejestracji. Wiersze kolumny omówiono szczegółowo poniżej.
- Kod komputera: kod komputera określony przez użytkownika, ułatwiający identyfikację stanowiska.
- Nazwa komputera: kolumna uzupełniana opcjonalnie. W przypadku, gdy komputer pracuje w sieci, a nie podano IP komputera, system identyfikuje komputer po wskazanej w tym miejscu nazwie.
- Opis komputera: opcjonalnie wypełniany opis ułatwiający użytkownikowi identyfikację konkretnego stanowiska.
- Adres IP komputera: kolumna uzupełniana w przypadku, gdy jako punkt rejestracji wskazywane jest stanowisko komputerowe.
- Adres IPv6 komputera: adres uzupełniany opcjonalnie jako parametr dodatkowy, jeżeli podano adres IP we wcześniej kolumnie, lub zamiast adresu IP. Kolumna uzupełniana, jeżeli jako punkt rejestracji zdefiniowano stanowisko komputerowe.
- Drukarka podstawowa: drukarka wykorzystywana do wydruku etykiet kodów kreskowych. Drukarkę należy wskazywać, stosując format: \\nazwa komputera\nazwa drukarki. Drukarka ta ustawiana jest domyślnie w konfiguracji akcji „Drukuj kod kreskowy”.
- Drukarka księgowa: alternatywna, druga drukarka w punkcie rejestracji. Po jej zdefiniowaniu w oknie konfiguracji akcji „Drukuj kod kreskowy” możliwe jest wybranie drukarki wykorzystywanej do wydruku.
- Login użytkownika: kolumna uzupełniana w sytuacji, gdy jako punkt rejestracji wskazywany jest konkretny użytkownik. Jako login należy podać BPS ID, przy czym należy pamiętać, że w nowszych środowiskach ma on format UPN (tj. nazwa@domena, np. smith@webcon.com), zaś w starszych NetBIOS (tj. domena\nazwa, np. webcon\a.smith).
Wpisz kod komputera, a także jego adres IP i określ drukarkę podstawową. (W prezentowanym przykładzie jako punkt rejestracji zdefiniowano jedno stanowisko, ale, dodając i uzupełniając kolejne wiersze, można określić większą ich liczbę).
Informacje na temat instalacji drukarki kodów kreskowych można znaleźć pod adresem: https://kb.webcon.pl/instalacja-drukarki-kodow-kreskowych/.
W alternatywnym scenariuszu, gdy jako punkt rejestracji definiowana jest konkretna osoba, należy pominąć kolumnę „Adres IP komputera”, a zamiast niej uzupełnić kolumnę „Login użytkownika”. Obie te kolumny są uzupełniane w sytuacji, gdy jako punkt rejestracji definiowana jest konkretna osoba, która pracuje na konkretnym stanowisku.
W polu „Przynależność” dodaj osobę lub grupę osób zarządzających punktem rejestracji, a następnie kliknij „Zapisz”.
Wpisanie nazwy użytkownika lub grupy użytkowników w polu „Przynależność” pozwala wskazać osoby przypisane do danego punktu. Opcja ta jest pomocna w sytuacji, gdy zdefiniowano wiele punktów rejestracji – jeżeli użytkownik posiada należący do niego punkt rejestracji, w chwili wywołania akcji „Drukuj kod kreskowy” system korzystać będzie z przypisanego do niego punktu rejestracji. Ponadto w sytuacji, gdy w punkcie rejestracji należącym do takiego użytkownika zdefiniowano wiele stanowisk komputerowych z różnymi loginami, wybierając drukarkę, system preferować będzie tę, która jest przypisana do stanowiska z loginem aktualnego użytkownika.
Dodanie przycisku menu z akcją „Drukuj kod kreskowy” i ograniczenie jego widoczności
Począwszy od wersji 2022 R1 widocznością przycisku wywołującego automatyzację „Drukuj kod kreskowy” steruje reguła, po której wstawieniu przycisk jest widoczny wyłącznie dla zdefiniowanego punktu rejestracji. Należy tu zauważyć, że pominięcie reguły będzie oznaczać, że przycisk będzie widoczny dla wszystkich użytkowników i stanowisk, niezależnie od tego czy zdefiniowano ich jako punkty rejestracji. Stanowi to zmianę w stosunku do podejścia stosowanego w wersjach poprzednich, gdzie – bez wprowadzania reguły – przycisk zawierający dokładnie jedną akcję typu „Drukuj kod kreskowy” był wyświetlany wyłącznie zdefiniowanym punktom rejestracji.
Poniżej przedstawiono przykładową konfigurację pozwalającą na takie rozwiązanie.
Konfiguracja
Kliknij znajdujący się na pasku po lewej stronie przycisk „Aplikacje”, rozwiń drzewo procesu (w opisywanym przypadku nazwa procesu to „Wydruk kodu kreskowego”), a następnie kliknij utworzony dla procesu obieg. W nowo otwartym oknie wybierz zakładkę „Akcje globalne”.
W oknie zakładki, klikając jednokrotnie, zaznacz opcję „Przycisk w menu” i kliknij ikonę plusa.
W polu „Nazwa” wpisz nazwę przycisku menu. Następnie kliknij zakładkę „Widoczność i zachowanie”.
Możliwe jest również wskazanie ikony nowego przycisku oraz określenie komunikatu przed i po poprawnym wykonaniu akcji. W przykładzie kroki te zostały pominięte.
Aby przycisk był widoczny wyłącznie dla punktu rejestracji, w polu „Ograniczenie widoczności” wstaw poniższą regułę. Reguła ta pozwala sterować widocznością przycisku, dzięki czemu będzie on widoczny wyłącznie dla punktu rejestracji.
Następnie w drzewie wyboru kliknij pozycję „Nowa automatyzacja”.
Wpisz nazwę automatyzacji, a następnie w polu „Definicja” najedź na czarną strzałkę pomiędzy krokami „Start” a „Koniec” – na strzałce wyświetlona zostanie ikona plusa, którą należy kliknąć.
Otwarte okienko pozwala wybrać rodzaj akcji. Wyszukaj akcję „Drukuj kod kreskowy” i kliknij.
Pomiędzy krokami „Start” i „Koniec” utworzona została nowa automatyzacja. Kliknij ikonę odwróconego wielokropka i w rozwiniętym menu wybierz opcję „Konfiguracja”.
W otwartym oknie konfiguracji należy wstawić szablon kodu kreskowego w polu „Szablon” oraz uzupełnić pole „Liczba” określające liczbę etykiet kodu kreskowego do wydrukowania. Po wprowadzeniu wymienionych danych kliknij przycisk „Zapisz”.
Informacje na temat tworzenia szablonu kodu kreskowego można znaleźć pod tym adresem: https://kb.webcon.pl/tworzenie-szablonu-wydruku-kodow-kreskowych/.
Po skonfigurowaniu automatyzacji kliknij przycisk „Zapisz i publikuj proces”.
W tej chwili wyświetlanie przycisku „Wydrukuj kod kreskowy” można sprawdzić już w podglądzie formularza (Formularz podstawowy – Globalny szablon formularza – Podgląd formularza). W omawianym przypadku krok ten zostanie pominięty.
Otwórz portal WEBCON BPS, a następnie formularz odpowiedniej aplikacji i procesu. Wypełnij dane i kliknij przycisk wprowadzający te dane do systemu (w przykładzie jest to przycisk „Rejestruj”). Formularz utworzony na potrzeby niniejszego przykładu wygląda następująco:
Po zarejestrowaniu danych i przejściu do następnego kroku w górnej belce pojawia się przycisk „Wydrukuj kod kreskowy” uruchamiający akcję wydruku kodu kreskowego. Przycisk ten widoczny jest wyłącznie na stanowiskach określonych w regule wprowadzonej w polu ograniczenia widoczności przycisku.
Podsumowanie
Możliwość zastrzeżenia wyświetlania przycisku menu wyłącznie dla wskazanych stanowisk jest bardzo użyteczną opcją, dzięki której unika się wydruków ze strony osób do tego niepowołanych lub przypadkowych. W prezentowanej przykładowej konfiguracji jako punkt rejestracji zdefiniowano jedno stanowisko komputerowe, niemniej możliwe jest wprowadzenie większej ich liczby, co może mieć zastosowanie szczególnie w przypadku większych przedsiębiorstw, gdzie uprawnienia do drukowania kodów kreskowych posiada więcej osób.