Dotyczy wersji: 2023.1.x i powyżej; autor: Krystyna Gawryał
Wprowadzenie
W dobie globalizacji wielojęzyczność w przedsiębiorstwie jest niemalże standardem. Językiem dominującym w większości firm, które działają na rynku międzynarodowym, jest oczywiście język angielski, natomiast lokalnie pracownicy zwykle porozumiewają się w języku ojczystym. Dotyczy to również korespondencji elektronicznej.
WEBCON BPS wychodzi naprzeciw wyzwaniom, jakie wiążą się z komunikacją pisemną w spółkach międzynarodowych, oferując m.in. możliwość wysyłki (za pośrednictwem dedykowanej akcji) Powiadomień e-mail w wielu językach jednocześnie. W przypadku omawianej funkcjonalności zastosowanie mają jednak pewne zasady, które mogą wymagać od użytkownika podjęcia dodatkowych działań lub, np. wpływać na widoczność osób wymieniających się korespondencją.
W niniejszym artykule opisano zależności, jakie obowiązują podczas wysyłania powiadomień w środowisku wielojęzycznym.
Akcja „Wyślij konfigurowalny e-mail”
Powiadomienia e-mail w WEBCON BPS obsługiwane są za pośrednictwem dedykowanych akcji Wyślij e-mail oraz Wyślij konfigurowalny e-mail. W przypadku użycia pierwszej z tych akcji do wszystkich osób mających aktywne zadanie na elemencie wysyłana jest standardowa wiadomość e-mail zawierająca informację o aktualnych wartościach pól widocznych na formularzu oraz wybrane dane systemowe. Natomiast druga z akcji oferuje bardziej zaawansowane ustawienia konfiguracyjne, m.in. pozwala skorzystać z zaprojektowanego wcześniej szablonu wiadomości, a także określić Odbiorców bezpośrednich powiadomienia, jak również Odbiorców DW i UDW.
Szczegółowe informacje na temat akcji Wyślij konfigurowalny e-mail dostępne są w artykule: Obsługa e-maili oraz szablony w WEBCON BPS – Blog techniczny WEBCON BPS.
O tym, w jakim języku wskazani Odbiorcy otrzymają powiadomienie decydują ustawienia Języka wiadomości w dedykowanej zakładce okna konfiguracyjnego akcji. Domyślnie wybrana jest opcja Wg ustawień aplikacji.
Ustawienia Języka aplikacji można sprawdzić, przechodząc na jej stronę główną.
Domyślnie wybraną opcją jest Według ustawień globalnych. Aby sprawdzić globalne ustawienia języka aplikacji, należy przejść do ① Ustawień systemowych → ② Pakiety językowe interfejsu → ③ Język systemu.
Standardowo w tym miejscu wybrana jest opcja Wg przeglądarki.
Oznacza to, że w przypadku powyższych ustawień domyślnych, kluczowe znaczenie będzie miał język wybrany przez użytkownika w Ustawieniach profilu w WEBCON BPS Portal.
Przykładowo, jeśli w swoich ogólnych ustawieniach profilu użytkownik wskazał język niemiecki, to wszystkie powiadomienia wysyłane z aplikacji otrzyma on w języku niemieckim.
Należy jednak pamiętać, że w języku niemieckim podane zostaną tylko te elementy powiadomienia, które posiadają swoje niemieckojęzyczne odpowiedniki w systemie, np. pola systemowe, niemieckojęzyczny szablon wiadomości, tłumaczenia nazw atrybutów. W przeciwnym razie nieprzetłumaczone wartości zostaną podane w języku, w którym natywnie skonfigurowano aplikację.
Przykład powiadomienia otrzymanego przez niemieckojęzycznego Odbiorcę
Warto również zwrócić uwagę na fakt, że tłumaczeniu nie podlegają wartości, którymi uzupełniono pola formularza – w powiadomieniu e-mail zostaną one podane w swoim oryginalnym brzmieniu.
Ustawienia języka powiadomień a widoczność Odbiorców (DW) wiadomości
Zakładając, że dla powiadomienia z powyższego przykładu skonfigurowano trzech Odbiorców, z których każdy posługuje się innym językiem (polskim, angielskim i niemieckim), to każdy Odbiorca otrzyma powiadomienie e-mail w języku wskazanym przez siebie w ustawieniach profilu.
Ma to jednak wpływ na widoczność osób, które wymieniają się korespondencją. Każda osoba otrzymująca powiadomienie w innym języku w polu adresatów („Do”) zobaczy tylko swoje dane, a adresy e-mail i nazwiska innych adresatów nie będą widoczne. Jeżeli natomiast wśród adresatów pojawi się osoba posługująca się tym samym językiem, to obaj adresaci będą wzajemnie widzieli swoje dane, natomiast dane pozostałych adresatów zostaną dla nich ukryte. Analogiczne zasady obowiązują w przypadku Odbiorców DW.
Powiadomienie jak wyżej otrzymane przez polskojęzycznego adresata, który widzi dane innego polskojęzycznego Odbiorcy
Z kolei dla adresatów anglojęzycznych, z których jeden jest Odbiorcą DW, powiadomienie będzie wyglądać następująco:
Anglojęzyczni Odbiorcy powiadomienia e-mail widzą wzajemnie swoje dane,
ale nie widzą danych odbiorców otrzymujących powiadomienia w innych językach
Jest to standardowe działanie systemu i ma swoje uzasadnione – w ten sposób wiadomości nie są niepotrzebnie powielane, a Odbiorca dostaje na swoją skrzynkę dokładnie jedno powiadomienie w języku, w którym pracuje.
Widoczność wszystkich Odbiorców powiadomień e-mail
Jeżeli, mimo wszystko, użytkownikowi pracującemu w środowisku międzynarodowym zależy na tym, aby widzieć dane również innych Odbiorców powiadomień e-mail, to należy skorzystać z rozwiązania, dzięki któremu opisane wyżej ograniczenia widoczności nie będą miały zastosowania.
Wystarczy, że Nadawca (osoba konfigurująca akcję Wyślij konfigurowalny e-mail) w zakładce Ustawienia wskaże jeden wspólny Język wiadomości dla wszystkich jej Odbiorców.
Wybór języka angielskiego jako domyślnego języka powiadomień e-mail
W takim przypadku wszyscy adresaci powiadomienia otrzymają go we wskazanej wersji językowej, bez względu na język profilu użytkownika w WEBCON BPS Portal oraz zdefiniowany język aplikacji. Ponadto zobaczą oni dane wszystkich pozostałych odbiorców wiadomości.
Dodatkowo jest to sygnał dla Odbiorców, aby wszelką dalszą korespondencję dotyczącą danego elementu workflow lub przydzielonego im zadania prowadzić we wskazanym języku, tj. angielskim.
Podobny skutek będzie miało wskazanie konkretnego języka aplikacji na jej stronie głównej – wszyscy adresaci otrzymają wówczas wiadomość w języku aplikacji i w polach „Do” i „DW” zobaczą dane wszystkich pozostałych jej adresatów.
Adresat niebędący użytkownikiem WEBCON BPS
Niekiedy może zajść konieczność wysłania powiadomień z systemu do osób, które nie posiadają konta w WEBCON BPS (np. do klientów, podwykonawców, kandydatów do pracy), a zatem aspektem determinującym język otrzymywanych przez nich wiadomości nie może być język ustawiony z poziomu profilu użytkownika.
W takim przypadku należy wskazać język, w którym takie osoby będą otrzymywać powiadomienia z aplikacji. Można to zrobić na stronie głównej aplikacji, wskazując Język powiadomień dla nowych użytkowników.
Konfiguracja ta jest dostępna również globalnie, z poziomu Konfiguracji systemu i będzie miała zastosowanie do wszystkich aplikacji, dla których w polu Język aplikacji pozostawiono opcję Według ustawień globalnych.
Zgodnie z powyższym scenariuszem, wszyscy nowi użytkownicy otrzymają powiadomienia w języku angielskim i w wiadomości zobaczą wszystkich anglojęzycznych Odbiorców i Odbiorców DW.
Jeżeli jednak w ustawieniach akcji Wyślij konfigurowalny e-mail wybrano jeden generyczny język powiadomień – wówczas wszyscy odbiorcy, również nieposiadający konta BPS, otrzymają powiadomienie e-mail w tym języku. W dalszej kolejności powiadomienia będą wysyłane do wszystkich Odbiorców zgodnie z ustawieniami języka aplikacji. Jeżeli go nie zdefiniowano, to nowi użytkownicy otrzymają wiadomości w języku angielskim (patrz rysunek powyżej), a osoby zalogowane do Portalu – zgodnie z ustawieniami języka w swoim profilu.
Podsumowanie
Ustawienia języka wiadomości, języka aplikacji, pakietów językowych interfejsu, a także język wybrany w WEBCON BPS Portal determinują to, w jakim języku ostatecznie wysyłane będą powiadomienia e-mail z systemu. Mniej oczywistą zależnością jest jednak to, że wpływają one również na widoczność osób, do których wysyłana jest korespondencja elektroniczna. W tym przypadku obowiązują następujące zasady:
- osobom pracującym w danym języku w widomości e-mail domyślnie wyświetlą się dane wszystkich adresatów i adresatów DW, którzy posługują się tym samym językiem,
- w powiadomieniach e-mail standardowo ukrywane są adresy e-mail i nazwiska adresatów, którzy posługują się innym językiem,
- ustawienie wspólnego języka wiadomości sprawia, że Odbiorcy dostają powiadomienie w tym samym języku (niezależnie od ustawień profilowych i języka aplikacji) oraz widzą dane wszystkich innych Odbiorców (również DW),
- osoby nieposiadające konta w WEBCON BPS otrzymają powiadomienia zgodnie z ustawieniami Języka powiadomień dla nowych użytkowników w Designer Studio, o ile nie wskazano domyślnego języka wiadomości z poziomu akcji ani nie zdefiniowano nadrzędnego języka aplikacji, w kontekście której wysyłane są powiadomienia e-mail.
