Dotyczy wersji: 2020.1.x i wyższych; autor: Marcin Wiktor
Artykuł przedstawia w jaki sposób możemy ułatwić utrzymanie aplikacji, którą używamy w wielu spółkach/oddziałach i za poszczególne zadania (np. księgowanie) odpowiedzialne są różne osoby.
Przypadek biznesowy
Wdrażamy aplikację do dekretacji (obiegu dokumentów) faktur kosztowych. Nasza firma posiada dwa oddziały (analogicznie mechanizm może być też zastosowany w przypadku spółek) – w Krakowie oraz w Warszawie, i w każdym z tych oddziału pracują osoby z księgowości, które są odpowiedzialne za księgowanie faktur firmowych.
Przygotujemy odpowiednie wzorce akcji, która pozwolą nam przypisać zadania do grup BPS Sekretariatu i Księgowości. W tym przypadku użyte zostaną grupy BPS, natomiast można także zastosować grupy AD lub SharePoint.
Konfiguracja
Pierwszym krokiem będzie skonfigurowanie pola wyboru „Oddział”. ID w słowniku oddziałów (jeśli jest to możliwe) powinniśmy oznaczyć w sposób nawiązujący do nazwy (np. poprzez akronim), ponieważ ułatwi nam to pracę w późniejszych krokach i zarządzaniem takimi grupami w przyszłości.
Kolejnym krokiem będzie utworzenie grup Sekretariatu i Księgowości dla każdego z oddziałów według następującego schematu: FK_Sekretariat_[ID oddziału] oraz FK_Ksiegowosc_[ID oddziału].
Przejdźmy teraz do konfiguracji obiegu – chcemy, żeby zadanie w kroku „Opis faktury (Sekretariat)” było przypisywane do jednej z dwóch grup w zależności od wybranego oddziału.
Powyższa konfiguracja jest jak najbardziej poprawna, ale może dostarczyć nam kilku problemów. Taki mechanizm jest dość skomplikowany i trudny w utrzymaniu oraz w przypadku, gdy będziemy chcieli dokonać jakiś zmian będzie konieczne zaaktualizowanie obiegu. Jeśli np. będziemy chcieli dodać ścieżki cofające do Sekretariatu to, żeby przypisać zadanie odpowiedniej grupie konieczne byłoby utworzenie dodatkowego kroku sterowania obiegiem.
W celu uproszczenia możemy skorzystać z akcji „Utwórz zadania”.
Dzięki dynamicznemu ustalaniu nazwy grupy na podstawie atrybutu formularza nie ma potrzeby tworzenia oddzielnej akcji dla każdego z wariantów.
Spróbujmy teraz zarejestrować po jednej fakturze dla Krakowa i Warszawy. W historii elementu możemy zobaczyć, do jakich osób zostały przypisane zadania – dla każdego z oddziałów zostały przypisane inne osoby.
Analogicznie możemy zrobić w przypadku działu Księgowości.
