Dotyczy wersji 2022.1.x i powyżej, autor: Dominika Stelmach
Wprowadzenie
Zastępstwa w WEBCON BPS są jedną z funkcjonalności pozwalającą na optymalizację procesów biznesowych. W dotychczasowych wersjach WEBCON BPS zastępstwa były ograniczone jedynie do działania na konkretnych zadaniach w procesie (możliwość realizacji aktywnych zadań zastępowanego użytkownika). W wersji 2022 pojawia się nowa dodatkowa funkcjonalność – zastępstwa w imieniu, czyli możliwość skonfigurowania zastępstwa w taki sposób, że osoba zastępująca będzie mogła działać w imieniu nieobecnego użytkownika.
Zastępca, po przełączeniu się w tryb pracy w imieniu będzie widział dokładnie to co widziałby zastępowany użytkownik na takim samym poziomie uprawnień. Widok Portalu będzie ograniczony do tych aplikacji/procesów, dla których funkcjonalność zastępstw w imieniu została włączona i skonfigurowana. Poza realizowaniem zadań, zastępca będzie mógł m.in. wystartować lub zmodyfikować element, a także będzie miał dostęp do raportów i dashboardów. Wszystkie zadania wykonane przez zastępcę będą podpisywane imieniem zastępowanej osoby, a informacja o tym że jest to zastępstwo w imieniu pojawi się w historii elementu oraz będzie widoczna w raportach zastępstw.
Zobacz też artykuły:
Przypadek biznesowy
W dziale obsługi klienta jeden z managerów, który jest odpowiedzialny za procesowanie zgłoszeń od klientów i przydzielaniem ich do poszczególnych pracowników wybiera się na dłuższy urlop i wyznacza swojego zastępcę, który przez ten czas przejmie jego obowiązki (będzie działał w jego imieniu). Poza możliwością edytowania aktywnego zadania warto, aby zastępca miał dostęp do raportów aplikacji i mógł zobaczyć np. który z pracowników zajmował się do tej pory tego typu zgłoszeniami, jaka jest historia korespondencji z klientem, a także w razie potrzeby utworzyć nowe zadanie lub ponownie otworzyć to już zamknięte.
Rys. 1. Proces rejestracji nowego zgłoszenia od klienta
Konfiguracja zastępstw w imieniu
Domyślnie każdy nowo utworzony proces będzie miał włączoną możliwość konfiguracji zastępstw w imieniu – Zezwalaj na pracę w imieniu zastępowanej osoby. Aby odznaczyć/zaznaczyć tę opcję należy przejść do wybranego procesu, a następnie do zakładki „Ustawienia” -> „Zastępstwa”.
Rys. 2. Włączenie opcji „Zezwalaj na pracę w imieniu zastępowanej osoby” dostępnej w WEBCON BPS Designer Studio
Zastępstwo w imieniu może zostać skonfigurowane:
- Ręcznie z poziomu Portalu
- Przy użyciu akcji „Dodaj/Usuń zastępstwo”
- Przy użyciu REST API
Konfiguracja zastępstwa z poziomu Portalu
Aby dodać zastępstwo z poziomu Portalu należy rozwinąć menu użytkownika i wybrać Zastępstwa, a następnie „Nowe zastępstwo za mnie/Nowe zastępstwo za kogoś”.
Rys. 3. Menu użytkownika – Zastępstwa
Rys. 4. Dodawanie nowego zastępstwa
Zdefiniuj zastępcę, określ czas trwania zastępstwa – datę rozpoczęcia oraz zakończenia oraz wybierz rodzaj zastępstwa.
Możliwe rodzaje zastępstw:
-
- Zastępstwo w zadaniach (automatyczne delegowanie zadań) – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że dla każdego aktywnego zadania zastępowanej osoby generowane jest zadanie dla zastępcy. Funkcjonalność będzie działała według dotychczasowego mechanizmu zastępstw.
- Praca w imieniu zastępowanej osoby z pełnym dostępem – zaznaczenie tej opcji daje zastępcy pełne uprawnienia do wskazanych procesów/aplikacji.
W przypadku wyboru opcji „Praca w imieniu zastępowanej osoby z pełnym dostępem” można określić do jakich aplikacji/procesów będzie miał dostęp zastępca.
Istnieją dwie możliwości:
- Wszystkie – w przypadku tej opcji zastępca będzie miał dostęp do wszystkich aplikacji i procesów, dla których jest możliwa konfiguracja zastępstw w imieniu (procesy z włączoną opcją „Zezwalaj na działanie w imieniu innego użytkownika”).
- Wybrane – w przypadku tej opcji zastępca będzie miał dostęp do wybranych aplikacji/procesów
Rys. 5. WEBCON BPS Portal – Konfiguracja zastępstw w imieniu
Po uzupełnieniu wszystkich informacji kliknij Zapisz.
Konfiguracja zastępstwa przy użyciu akcji
Możliwość pracy w imieniu innego użytkownika może także zostać skonfigurowana i zautomatyzowana za pomocą akcji Dodaj/Usuń zastępstwo. Akcja może uruchamiać się np. w momencie gdy dana osoba rozpoczyna urlop lub po przejściu konkretną ścieżką.
Akcja „Dodaj zastępstwo”
Akcja pozwala na dodanie nowego zastępstwa.
a) Zakładka Podstawowa
- Tryb konfiguracji – wybór trybu konfiguracji: Podstawowa lub Na podstawie zapytania SQL
- Rodzaj zastępstwa – wybór rodzaju zastępstwa (zastępstwo w zadaniach lub praca w imieniu innego użytkownika)
- Osoba zastępowana – wskazanie osoby zastępowanej, może być ona zdefiniowana na podstawie reguły lub wartości z atrybutu
- Zastępca – wskazanie osoby zastępującej, może być ona zdefiniowana na podstawie reguły lub wartości z atrybutu
Rys. 6. Akcja Dodaj zastępstwo – zakładka „Podstawowa”
b) Zakładka Zakres zastępstwa
- Data rozpoczęcia zastępstwa – określenie daty rozpoczęcia zastępstwa
- Data zakończenia zastępstwa – określenie daty zakończenia zastępstwa
- Zastępstwo w procesach – wybór aplikacji i procesów, w których będzie możliwe działanie w imieniu nieobecnego użytkownika
Rys. 7. Akcja Dodaj zastępstwo – zakładka „Zakres zastępstwa”
c) Zakładka Na podstawie SQL
Akcję można skonfigurować także na podstawie zapytania SQL. Zapytanie powinno zwracać informacje na temat osoby zastępowanej, zastępcy, daty rozpoczęcia i zakończenia zastępstwa oraz procesów/aplikacji, których ma dotyczyć zastępstwo.
Rys. 8. Akcja Dodaj zastępstwo – zakładka „Na podstawie SQL”
Akcja „Usuń zastępstwo”
Akcja pozwala na usunięcie dodanego zastępstwa. Należy określić Identyfikator elementu, w ramach którego zostało utworzone zastępstwo.
Zastępstwa tworzone przy pomocy akcji będą miały zapisane ID elementu, dlatego tego typu zastępstwa będą mogły zostać usunięte akcją. Akcja jako parametr przyjmuje identyfikator elementu, w ramach którego została wywołana akcja "Utwórz zastępstwo”.
Rys. 9. Akcja Usuń zastępstwo
Zastępstwa w imieniu
Po zalogowaniu się do WEBCON BPS Portal zastępca zobaczy specjalny widget Działaj w imieniu. Widget będzie widoczny na głównej oraz na dashboardach aplikacji, w których możliwe jest działanie w imieniu innego użytkownika. Pojawią się tam użytkownicy, których aktualnie będzie można zastąpić wraz z informacją o liczbie nowych, aktywnych oraz zaległych zadań. Liczniki zadań są ograniczone do tych aplikacji i procesów, które zostały udostępnione.
Po kliknięciu w kafelek widok przełączy się w kontekst użytkownika, w imieniu którego będziemy działać.
Rys. 10. Widget „Działaj w imieniu” na stronie głównej WEBCON BPS Portal
Zastępowaną osobę można wybrać także z menu – wystarczy kliknąć w awatar użytkownika, rozwinąć opcje Działanie w imieniu i wybrać jedną z dostępnych osób.
Rys. 11. Wybór użytkownika, w imieniu którego będą realizowane zadania
W obu przypadkach na ekranie pojawi się okno informujące o przejściu w tryb innego użytkownika i działaniu w jego imieniu.
Rys. 12. Okno informujące o zmianie kontekstu użytkownika
Informacja o tym, że aktualnie działamy w imieniu innego użytkownika pojawi się w prawym górnym rogu ekranu.
Rys. 13. Działanie w imieniu innego użytkownika
Dodatkowo na górze strony pojawi się pomarańczowy pasek, który będzie widoczny zawsze podczas przewijania strony.
Rys. 14. Informacja o działaniu w imieniu innego użytkownika
Podczas otwierania linków do elementów w tej samej oraz w nowej karcie będą się one otwierać również w kontekście użytkownika, w imieniu którego aktualnie pracujemy.
Po przełączeniu się w kontekst innego użytkownika menu będzie ograniczone do kilku opcji:
- Działasz w imieniu … – informacja o użytkowniku, w imieniu którego aktualnie pracujemy
- Działaj w swoim imieniu – możliwość powrotu do pracy w swoim imieniu
- Działanie w imieniu – wybór użytkownika, w którego imieniu będziemy pracować
- Włącz diagnostykę – włączenie diagnostyki systemu
Rys. 15. Menu użytkownika w trybie działania w imieniu
Jeśli osoba, która przebywa na urlopie zaloguje się na swoje konto, to w prawym górnym rogu zobaczy ikonę palmy, która informuje o aktywnych zastępstwach. Ikona pojawia się w obu typach zastępstw – zastępstwa w imieniu oraz zastępstwa w zadaniach.
Rys. 16. Ikona informująca o aktywnych zastępstwach
Po kliknięciu w ikonę użytkownik zostanie przeniesiony do raportu „Moje aktywne” zastępstwa.
Rys. 17. Raport „Moje aktywne” zastępstwa
Raporty
Wszystkie zadania wykonywane przez zastępcę będą podpisywane imieniem osoby zastępowanej. Informacja o tym, że była to praca w imieniu pojawi się w historii elementu, w raportach zastępstw, a także w historii aktywności.
Rys. 18. Historia elementu – działanie w imieniu
Rys. 19. Ostatnie aktywności
Rys. 20. Raport zastępstw
W raportach zastępstw pojawia się także nowy widok – Aktywne, w których jestem zastępcą. Widok wyświetla aktywne zastępstwa, w których użytkownik występuje w roli zastępcy.
Rys. 21. Widok „Aktywne, w których jestem zastępcą”
Podsumowanie
W artykule opisano działanie nowej, dodatkowej funkcjonalności zastępstw – działanie w imieniu innego użytkownika. Zastępca poza możliwością realizacji zadań przypisanych do nieobecnej osoby, będzie mógł wystartować lub zmodyfikować element, a także przeglądać raporty. Podczas takiego zastępstwa przejmie on uprawnienia zastępowanego użytkownika i cały widok portalu będzie przedstawiony z perspektywy zastępowanego użytkownika. Należy pamiętać, że wszystkie operacje dokonane przez zastępcę (np. akceptacja faktur) będą podpisane nazwiskiem osoby zastępowanej.