Zastępstwa w imieniu

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail
Dotyczy wersji 2022.1.x i powyżej, autor: Dominika Stelmach

Wprowadzenie

Zastępstwa w WEBCON BPS są jedną z funkcjonalności pozwalającą na optymalizację procesów biznesowych. W dotychczasowych wersjach WEBCON BPS zastępstwa były ograniczone jedynie do działania na konkretnych zadaniach w procesie (możliwość realizacji aktywnych zadań zastępowanego użytkownika). W wersji 2022 pojawia się nowa dodatkowa funkcjonalność – zastępstwa w imieniu, czyli możliwość skonfigurowania zastępstwa w taki sposób, że osoba zastępująca będzie mogła działać w imieniu nieobecnego użytkownika.

Zastępca, po przełączeniu się w tryb pracy w imieniu będzie widział dokładnie to co widziałby zastępowany użytkownik na takim samym poziomie uprawnień. Widok Portalu będzie ograniczony do tych aplikacji/procesów, dla których funkcjonalność zastępstw w imieniu została włączona i skonfigurowana. Poza realizowaniem zadań, zastępca będzie mógł m.in. wystartować lub zmodyfikować element, a także będzie miał dostęp do raportów i dashboardów. Wszystkie zadania wykonane przez zastępcę będą podpisywane imieniem zastępowanej osoby, a informacja o tym że jest to zastępstwo w imieniu pojawi się w historii elementu oraz będzie widoczna w raportach zastępstw.

Zobacz też artykuły:

Przypadek biznesowy

W dziale obsługi klienta jeden z managerów, który jest odpowiedzialny za procesowanie zgłoszeń od klientów i przydzielaniem ich do poszczególnych pracowników wybiera się na dłuższy urlop i wyznacza swojego zastępcę, który przez ten czas przejmie jego obowiązki (będzie działał w jego imieniu). Poza możliwością edytowania aktywnego zadania warto, aby zastępca miał dostęp do raportów aplikacji i mógł zobaczyć np. który z pracowników zajmował się do tej pory tego typu zgłoszeniami, jaka jest historia korespondencji z klientem, a także w razie potrzeby utworzyć nowe zadanie lub ponownie otworzyć to już zamknięte.

Rys. 1. Proces rejestracji nowego zgłoszenia od klienta

 

Konfiguracja zastępstw w imieniu

Domyślnie każdy nowo utworzony proces będzie miał włączoną możliwość konfiguracji zastępstw w imieniu – Zezwalaj na pracę w imieniu zastępowanej osoby. Aby odznaczyć/zaznaczyć tę opcję należy przejść do wybranego procesu, a następnie do zakładki „Ustawienia” -> „Zastępstwa”.

 

Rys. 2. Włączenie opcji „Zezwalaj na pracę w imieniu zastępowanej osoby” dostępnej w WEBCON BPS Designer Studio

 

Zastępstwo w imieniu może zostać skonfigurowane:

  • Ręcznie z poziomu Portalu
  • Przy użyciu akcji „Dodaj/Usuń zastępstwo”
  • Przy użyciu REST API

Konfiguracja zastępstwa z poziomu Portalu

Aby dodać zastępstwo z poziomu Portalu należy rozwinąć menu użytkownika i wybrać Zastępstwa, a następnie „Nowe zastępstwo za mnie/Nowe zastępstwo za kogoś”.

 

Rys. 3. Menu użytkownika – Zastępstwa

 

Rys. 4. Dodawanie nowego zastępstwa

 

Zdefiniuj zastępcę, określ czas trwania zastępstwa – datę rozpoczęcia oraz zakończenia oraz wybierz rodzaj zastępstwa.

Możliwe rodzaje zastępstw:

    • Zastępstwo w zadaniach (automatyczne delegowanie zadań) – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że dla każdego aktywnego zadania zastępowanej osoby generowane jest zadanie dla zastępcy. Funkcjonalność będzie działała według dotychczasowego mechanizmu zastępstw.
    • Praca w imieniu zastępowanej osoby z pełnym dostępem – zaznaczenie tej opcji daje zastępcy pełne uprawnienia do wskazanych procesów/aplikacji.

W przypadku wyboru opcji „Praca w imieniu zastępowanej osoby z pełnym dostępem” można określić do jakich aplikacji/procesów będzie miał dostęp zastępca.

Istnieją dwie możliwości:

  • Wszystkie – w przypadku tej opcji zastępca będzie miał dostęp do wszystkich aplikacji i procesów, dla których jest możliwa konfiguracja zastępstw w imieniu (procesy z włączoną opcją „Zezwalaj na działanie w imieniu innego użytkownika”).
  • Wybrane – w przypadku tej opcji zastępca będzie miał dostęp do wybranych aplikacji/procesów

 

Rys. 5. WEBCON BPS Portal – Konfiguracja zastępstw w imieniu

 

Po uzupełnieniu wszystkich informacji kliknij Zapisz.

Konfiguracja zastępstwa przy użyciu akcji

Możliwość pracy w imieniu innego użytkownika może także zostać skonfigurowana i zautomatyzowana za pomocą akcji Dodaj/Usuń zastępstwo. Akcja może uruchamiać się np. w momencie gdy dana osoba rozpoczyna urlop lub po przejściu konkretną ścieżką.

Akcja „Dodaj zastępstwo”

Akcja pozwala na dodanie nowego zastępstwa.

a) Zakładka Podstawowa

  • Tryb konfiguracji – wybór trybu konfiguracji: Podstawowa lub Na podstawie zapytania SQL
  • Rodzaj zastępstwa – wybór rodzaju zastępstwa (zastępstwo w zadaniach lub praca w imieniu innego użytkownika)
  • Osoba zastępowana – wskazanie osoby zastępowanej, może być ona zdefiniowana na podstawie reguły lub wartości z atrybutu
  • Zastępca – wskazanie osoby zastępującej, może być ona zdefiniowana na podstawie reguły lub wartości z atrybutu

 

Rys. 6. Akcja Dodaj zastępstwo – zakładka „Podstawowa”

 

b) Zakładka Zakres zastępstwa

  • Data rozpoczęcia zastępstwa – określenie daty rozpoczęcia zastępstwa
  • Data zakończenia zastępstwa – określenie daty zakończenia zastępstwa
  • Zastępstwo w procesach – wybór aplikacji i procesów, w których będzie możliwe działanie w imieniu nieobecnego użytkownika

 

Rys. 7. Akcja Dodaj zastępstwo – zakładka „Zakres zastępstwa”

 

c) Zakładka Na podstawie SQL

Akcję można skonfigurować także na podstawie zapytania SQL. Zapytanie powinno zwracać informacje na temat osoby zastępowanej, zastępcy, daty rozpoczęcia i zakończenia zastępstwa oraz procesów/aplikacji, których ma dotyczyć zastępstwo.

 

Rys. 8. Akcja Dodaj zastępstwo – zakładka „Na podstawie SQL”

 

Akcja „Usuń zastępstwo”

Akcja pozwala na usunięcie dodanego zastępstwa. Należy określić Identyfikator elementu, w ramach którego zostało utworzone zastępstwo.

Zastępstwa tworzone przy pomocy akcji będą miały zapisane ID elementu, dlatego tego typu zastępstwa będą mogły zostać usunięte akcją. Akcja jako parametr przyjmuje identyfikator elementu, w ramach którego została wywołana akcja "Utwórz zastępstwo”.

 

Rys. 9. Akcja Usuń zastępstwo

 

Zastępstwa w imieniu

Po zalogowaniu się do WEBCON BPS Portal zastępca zobaczy specjalny widget Działaj w imieniu. Widget będzie widoczny na głównej oraz na dashboardach aplikacji, w których możliwe jest działanie w imieniu innego użytkownika. Pojawią się tam użytkownicy, których aktualnie będzie można zastąpić wraz z informacją o liczbie nowych, aktywnych oraz zaległych zadań. Liczniki zadań są ograniczone do tych aplikacji i procesów, które zostały udostępnione.

Po kliknięciu w kafelek widok przełączy się w kontekst użytkownika, w imieniu którego będziemy działać.

 

Rys. 10. Widget „Działaj w imieniu” na stronie głównej WEBCON BPS Portal

 

Zastępowaną osobę można wybrać także z menu – wystarczy kliknąć w awatar użytkownika, rozwinąć opcje Działanie w imieniu i wybrać jedną z dostępnych osób.

 

Rys. 11. Wybór użytkownika, w imieniu którego będą realizowane zadania

 

W obu przypadkach na ekranie pojawi się okno informujące o przejściu w tryb innego użytkownika i działaniu w jego imieniu.

 

Rys. 12. Okno informujące o zmianie kontekstu użytkownika

 

Informacja o tym, że aktualnie działamy w imieniu innego użytkownika pojawi się w prawym górnym rogu ekranu.

 

Rys. 13. Działanie w imieniu innego użytkownika

 

Dodatkowo na górze strony pojawi się pomarańczowy pasek, który będzie widoczny zawsze podczas przewijania strony.

 

Rys. 14. Informacja o działaniu w imieniu innego użytkownika

 

Podczas otwierania linków do elementów w tej samej oraz w nowej karcie będą się one otwierać również w kontekście użytkownika, w imieniu którego aktualnie pracujemy.

Po przełączeniu się w kontekst innego użytkownika menu będzie ograniczone do kilku opcji:

  • Działasz w imieniu … – informacja o użytkowniku, w imieniu którego aktualnie pracujemy
  • Działaj w swoim imieniu – możliwość powrotu do pracy w swoim imieniu
  • Działanie w imieniu – wybór użytkownika, w którego imieniu będziemy pracować
  • Włącz diagnostykę – włączenie diagnostyki systemu

 

Rys. 15. Menu użytkownika w trybie działania w imieniu

 

Jeśli osoba, która przebywa na urlopie zaloguje się na swoje konto, to w prawym górnym rogu zobaczy ikonę palmy, która informuje o aktywnych zastępstwach. Ikona pojawia się w obu typach zastępstw – zastępstwa w imieniu oraz zastępstwa w zadaniach.

 

Rys. 16. Ikona informująca o aktywnych zastępstwach

 

Po kliknięciu w ikonę użytkownik zostanie przeniesiony do raportu „Moje aktywne” zastępstwa.

 

Rys. 17. Raport „Moje aktywne” zastępstwa

 

Raporty

Wszystkie zadania wykonywane przez zastępcę będą podpisywane imieniem osoby zastępowanej. Informacja o tym, że była to praca w imieniu pojawi się w historii elementu, w raportach zastępstw, a także w historii aktywności.

 

Rys. 18. Historia elementu – działanie w imieniu

 

Rys. 19. Ostatnie aktywności

 

Rys. 20. Raport zastępstw

 

W raportach zastępstw pojawia się także nowy widok – Aktywne, w których jestem zastępcą. Widok wyświetla aktywne zastępstwa, w których użytkownik występuje w roli zastępcy.

 

Rys. 21. Widok „Aktywne, w których jestem zastępcą”

 

Podsumowanie

W artykule opisano działanie nowej, dodatkowej funkcjonalności zastępstw – działanie w imieniu innego użytkownika. Zastępca poza możliwością realizacji zadań przypisanych do nieobecnej osoby, będzie mógł wystartować lub zmodyfikować element, a także przeglądać raporty. Podczas takiego zastępstwa przejmie on uprawnienia zastępowanego użytkownika i cały widok portalu będzie przedstawiony z perspektywy zastępowanego użytkownika. Należy pamiętać, że wszystkie operacje dokonane przez zastępcę (np. akceptacja faktur) będą podpisane nazwiskiem osoby zastępowanej.