Dotyczy wersji 2020.1.3.x autor: Michał Kastelik
WEBCON BPS posiada wbudowane narzędzie administracyjne, które pozwala na szybkie przeniesienie lub skopiowanie uprawnień z jednego użytkownika na drugiego. Funkcja ta jest przydatna w momencie zmian w strukturze organizacji lub w czasie przekazywania obowiązków w danym procesie nowej osobie.
Dostęp do narzędzia
Każdy użytkownik, który posiada uprawnienia do uruchomienia WEBCON BPS Designer Studio, może uruchomić narzędzie migrujące uprawnienia użytkowników. W menu „Akcje” w Studio, należy wybrać ikonkę „Narzędzia administracyjne” a następnie wybrać z lewej stronie „Migracja uprawnień”.
Rys. 1. Uruchamianie narzędzi administracyjnych w Designer Studio
Opis działania
Okno narzędzia składa się z kilku sekcji, w których jest możliwość określenia parametrów dla użytkowników źródłowych i docelowych oraz przycisków uruchamiających tryb działania. Poniżej znajdują się także raporty z kopiowania/zamiany uprawnień – podstawowy oraz zaawansowany.
Rys. 2. Okno narzędzia "Migracja uprawnień"
W pierwszej kolejności należy określić parametry:
- Użytkownik źródłowy – login lub nazwa użytkownika którego uprawnienia chcemy przenieść lub skopiować,
- Użytkownik docelowy – login lub nazwa użytkownika, który otrzyma uprawnienia
Narzędzie działa w dwóch trybach:
- Kopiuj – kopiuje uprawnienia z użytkownika źródłowego do użytkownika docelowego, po wykonaniu obydwoje użytkowników będą posiadać takie same uprawnienia,
- Zamień – przenosi uprawnienia z użytkownika źródłowego na użytkownika docelowego, po wykonaniu użytkownik docelowy otrzyma uprawnienia, użytkownik źródłowy straci dostępy, dodatkowo zamianie podlegają następujące elementy:
- Uprawnienia,
- Zadania,
- Atrybut – ograniczenie odczytu, edycji,
- Typ formularza – domyślne przypisania,
- Ścieżki – przypisania,
- Reguły biznesowe – listy użytkowników
Rys.3. Raporty widoczne po uruchomieniu narzędzia
Dodatkowo w przypadku akcji „Zamień” możemy przepisać uprawnienia także do zadań, które nie są już aktywne tylko archiwalne, zaznaczając opcję po lewej stronie „Zamień też archiwalne zadania”.
Uprawnienia globalne
Jeżeli użytkownik źródłowy posiada uprawnienia globalne przypisane w systemie, po wykonaniu akcji „Kopiuj” użytkownik docelowy także otrzyma uprawnienia globalne.
Rys. 4. Okno konfiguracji uprawnień globalnych
Przykłady zastosowania narzędzia
Dopisywanie operatora w procesie
Jeżeli w organizacji jest przypisana użytkownik, który np. wprowadza dokumenty w sekretariacie, możemy w prosty sposób przypisać kolejnego operatora kopiując uprawnienia z użytkownika A na użytkownika B.
Przekazywanie obowiązków
Gdy określona osoba przestaje pracować w danym dziale, można przekazać w prosty sposób obowiązki do innej osoby za pomocą narzędzia „Zamień”. Dodatkowo użytkownik źródłowy w tym przypadku straci wszelkie uprawnienia zdefiniowane w systemie. Po wykonaniu akcji możemy także zapisać raport zaawansowany aby sprawdzić w jakich procesach użytkownik będzie pracować.
Podsumowanie
Narzędzie do migracji uprawnień jest narzędziem, które powinno być używane tylko przez zaawansowanych administratorów WEBCON BPS.
W przypadku zamiany uprawnień, jeżeli jako użytkownika źródłowego wskażemy administratora Designer Studio a użytkownika docelowego innego użytkownika, użytkownik administracyjny także straci uprawnienia w systemie.
W przypadku korzystania z wersji WEBCON BPS Cloud Platform, oprócz przypisania uprawnień do aplikacji w WEBCON BPS Designer Studio, należy także przypisać licencje użytkownikowi z poziomu narzędzi administracyjnych na portalu.
