Outlook Add-In – Szybkie ścieżki

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail

Szybkie ścieżki

BPS wraz z wersją oznaczoną 8.2 dostarcza nową funkcjonalność dostępną dla Outlook Add-In -mianowicie szybkie ścieżki.

Podstawowa wiedza dotycząca uruchomienia samej przystawki Outlook Add-In została zawarta w artykule https://kb.webcon.pl/outlook-addin-uruchomienie-przystawki/

 

Szybkie ścieżki – co to jest?

Szybkie ścieżki to prosty mechanizm ułatwiający pracę nad elementami workflow użytkownikom korzystającym z dodatku.

Szybka ścieżka to pojęcie które pojawiło się jako nowe w wersji 8.2, najczęściej wykorzystywana będzie w przypadkach, gdy chcemy wyrazić zgodę ( Akceptację) na dokumenty w których jesteśmy przypisani jako tzw. osoby z zadaniem.

W dalszej części artykułu zamieszczono informacje jak skonfigurować takie ścieżki oraz jak je wykorzystać z poziomu Outlook Add-In.

Konfiguracja

Po pierwsze obieg

Aby mieć możliwość skorzystania z szybkich ścieżek należy udostępnić proces dla przystawki Outlook. Tę czynność wykonujemy w BPS Designer Studio na drzewku na poziomie procesu.

Należy przejść do zakładki „Uprawnienia” i w prawej dolnej jej części widnieje sekcja z Dodatkowymi uprawnieniami jak na poniższym zrzucie:

Zaznaczenie i zapisanie procesu to pierwszy krok do celu.

Po drugie… ścieżka

Drugi i w zasadzie ostatni krok do osiągnięcia celu. Do naszej decyzji pozostaje wybór, która ścieżka zostanie udostępniona dla dodatku.

Przed wyborem kandydata należy sobie zadać pytanie – co tak na prawdę jest szybkie? Doświadczenie i intuicja podpowiada, iż wspaniałym kandydatem będą wszelkie ścieżki niewymagające edytowania żadnego z pól dokumentu workflow – przykładem będzie Akceptacja delegacji, Akceptacja urlopu czy potwierdzenie odbioru towaru / zamówienia.

Konfiguracja ścieżki przejścia z dostępem dla dodatku jest równie prosta co dla Procesu. Aby dokonać poprawnej konfiguracji musimy odnaleźć interesującą nas ścieżkę w BPS Designer Studio

Ustawienie checkboxa na True i zapisanie procesu to w zasadzie koniec konfiguracji. Oczywiście istotny jest element poprawnego przypisywania zadań, wykonywanie akcji na ścieżkach itd. Szybka ścieżka umożliwia przesunięcie dokumentu z poziomu dodatku -pozostałe elementy powiązane ze ścieżką odbywają się bez zmian w stosunku do użycia ścieżki z poziomu formularza WFDynamic.

 

Weryfikacja konfiguracji

Sprawdzenie, czy ścieżka istotnie pojawia się z przystawce weryfikujemy w MS Outlook na poziomie dodatku. W tym celu uruchamiamy Outlooka z dodatkiem, kolejno na liście elementów należy odnaleźć pożądany element i użyć prawego przycisku myszy. W menu kontekstowym oprócz standardowych opcji dostępne będą ścieżki które dostępne są w kroku, gdzie znajduje się dokument.

Skorzystanie ze skonfigurowanej ścieżki ma analogiczne konsekwencje jak użycie jej w przeglądarce. jest to szczególnie ważne w kontekście ścieżek negatywnych ( cofnij, odrzuć itd), gdzie w większości wypadków workflow konfiguruje się w taki sposób, aby ktoś podał powód takiej czynności.

Outlook Add-In na chwile obecną nie posiada możliwości edycji komentarza systemowego co pozwalałoby na szersze wykorzystanie funkcjonalności.

 

Podsumowanie

Jak widać konfiguracja szybkich ścieżek należy do jednej z prostszych rzeczy w BPS z kolei doświadczenie wdrożeniowe mówi, że to małe rzeczy cieszą się największą popularnością. Zatem jeśli coś jest proste i działa to czemu tego nie użyć?

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *