Dotyczy wersji: 2023 R3 i powyżej; autor: Łukasz Maciaszkiewicz
Wprowadzenie
Designer Studio to potężne narzędzie programistyczne wykorzystywane w przedsiębiorstwach często przez wiele osób zaangażowanych w niezwiązane ze sobą projekty. Zważywszy, że do tworzenia dedykowanych aplikacji zwykle nie jest konieczny dostęp do wszystkich, licznych funkcjonalności Designer Studio, a dostęp do niektórych zasobów przez osoby niepowołane może mieć potencjalnie niekorzystne skutki dla przedsiębiorstwa, warto przyjrzeć się bliżej funkcjonalności ograniczonego dostępu do Designer Studio, czyli trybowi Lite.
Czym jest tryb Lite?
Tryb Lite to funkcjonalność, która umożliwia użytkownikom pracę w Designer Studio z ograniczonymi uprawnieniami. Dzięki niemu mają oni dostęp wyłącznie do funkcjonalności powiązanych z kontekstem konkretnych aplikacji, co zabezpiecza przed nieuprawnionym dostępem do pełnej konfiguracji lub określonych obszarów Designer Studio. Przydzielanie takich uprawnień otwiera także możliwość angażowania w projekty programistyczne osób, które nie posiadając formalnych kwalifikacji, mogą efektywnie tworzyć aplikacje w oparciu o technologię niskokodową, lecz nie powinny mieć dostępu do pełnej konfiguracji systemu.
Przypadek biznesowy
Przedsiębiorstwo handlowe posiada Dział Aplikacji Biznesowych, w którym zatrudnia 10 osób w roli citizen developerów. Osoby te nie posiadają co prawda formalnego wykształcenia i zaawansowanej wiedzy programistycznej, ale dzięki narzędziu Designer Studio są w stanie tworzyć w pełni funkcjonalne i użyteczne aplikacje biznesowe dla różnych działów przedsiębiorstwa. Pracą wspomnianych osób zarządza kierownik Działu, który koordynuje realizację zadań i rozdziela je między swoich podwładnych.
Aktualnie w ramach działu realizowane są trzy projekty aplikacji przeznaczonych dla odpowiednio Działu Kadr, Działu Obsługi Klienta oraz Działu Sprzedaży.
Wielki Brat, czyli poznajcie Administratora systemu
Jako, że kierownik działu posiada formalne wykształcenie oraz długoletnie doświadczenie w dziedzinie informatyki i programowania, jest on uprawniony – jako jedyny pracownik Działu – do korzystania z Designer Studio w roli Administratora systemu. Oznacza to, że „widzi więcej” i to dosłownie, ponieważ, posiadając dostęp do pełnej konfiguracji Designer Studio na poziomie globalnym oraz aplikacji, widzi przyciski, opcje, czy też pola niewidoczne lub nieaktywne dla citizen developerów posiadających uprawnienia Administratorów aplikacji. Co więcej, może on zarządzać źródłami danych utworzonymi przez innych użytkowników, czy też choćby tworzyć grupy użytkowników…
Grupy BPS
Aby usprawnić realizację trzech projektów jednocześnie, kierownik Działu podzielił podwładnych na trzy grupy, przypisując każdej z nich odpowiadający jej projekt. W tej sytuacji naturalnym wydaje się utworzenie dedykowanych każdemu projektowi grup BPS, w skład których wejdą wyznaczeni citizen developerzy. Dzięki temu Administrator systemu zyska możliwość sprawnego zarządzania uprawnieniami, a także wygodnego przydzielania i delegowania zadań.
Wspomniane grupy BPS można tworzyć zarówno w Portalu, jak i Designer Studio. Zważywszy, że kwestie związane z tworzeniem grup w Portalu oraz uprawnieniami do zarządzania nimi omówiono szczegółowo w artykule dostępnym pod następującym adresem, warto przyjrzeć się pobieżnie tej drugiej opcji.
Aby utworzyć nową grupę BPS w Designer Studio, przejdź do węzła Użytkownicy i grupy BPS (Konfiguracja systemu → Parametry Globalne). Następnie w nowo otwartym oknie wybierz zakładkę Grupy BPS. W oknie zakładki prezentowane są w formie tabeli informacje na temat wszystkich dostępnych grup BPS (wyświetlane grupy można filtrować, zaznaczając lub odznaczając przycisku wyboru Oczekujące na synchronizację lub Zsynchronizowane). Naciśnij przycisk Dodaj (
)znajdujący się po prawej stronie tabeli.
Przycisk Dodaj znajdujący się po prawej stronie tabeli z informacjami na temat grup umożliwia dodanie nowej grupy BPS. Tuż pod nim dostępne są także odpowiednio przyciski Edytuj oraz Usuń pozwalające na modyfikowanie istniejących już grup
Naciśnięcie wspomnianego przycisku otwiera okno Dodawanie grupy, które umożliwia skonfigurowanie nowej grupy. Uzupełnienie pól Identyfikator grupy (BPS ID) oraz Nazwa wyświetlana jest konieczne, aby możliwe było zapisanie konfiguracji. Warto przy tym pamiętać, że w pierwszym przypadku [Identyfikator grupy (BPS ID)] należy wstawić identyfikator w formacie UPN. W omawianym przypadku tworzone grupy będą się nazywać odpowiednio: „Aplikacje dla Działu Obsługi Klienta”, „Aplikacje dla Działu Kadr” oraz „Aplikacje dla Działu Sprzedaży”, zaś identyfikator grupy będzie adresem mailowym właściciela grupy.
Aby zdefiniować członków grupy, należy przejść do pola Członkowie, a następnie wybrać odpowiednich użytkowników, klikając przycisk Przeglądaj (
). Ponieważ przedsiębiorstwo dysponuje 10 citizen developerami, do dwóch z utworzonych grup zostanie przydzielonych 3 członków, zaś do trzeciej 4. W polu Właściciele grupy można zdefiniować (analogicznie do pola Członkowie za pomocą przycisku Przeglądaj) osoby mogące zarządzać grupą i jej członkami. W omawianym przypadku osobą tą będzie dla wszystkich trzech grup Tom Green (t.green).
Konfiguracja przykładowej grupy użytkowników BPS
Po zakończeniu konfiguracji naciśnij przycisk Dodaj znajdujący się w dolnej części okna. Nowo utworzone grupy pojawią się na liście grup BPS i po pewnym czasie zostaną zsynchronizowane z wybraną usługą dostawcy tożsamości.
Administrator aplikacji
Utworzenie grup użytkowników BPS to dopiero połowa drogi. Po ich dodaniu warto zastanowić się nad rodzajem uprawnień, jakimi powinni dysponować citizen developerzy, aby móc efektywnie wykonywać swoją pracę, a przy tym nie ingerować w newralgiczne obszary konfiguracji systemu.
Narzędzie Designer Studio oferuje wiele rodzajów uprawnień administracyjnych, jednym z nich jest Administrator aplikacji. Osoba o uprawnieniach tego typu posiada dostęp do konfiguracji konkretnej aplikacji, nie mogąc przy tym tworzyć innych. W zamian może ona dodawać nowe procesy w ramach danej aplikacji, a także modyfikować istniejące. Co więcej, może ona tworzyć źródła danych oraz korzystać z istniejących, jeżeli mają status publicznych.
Wydaje się zatem, że uprawnienia tego typu będą odpowiednie dla opisywanego przypadku. Poniżej zaprezentowano przykładową konfigurację i szczegółowo omówiono możliwości Administratora aplikacji.
- Nadawanie uprawnień
Uprawnienia Administratora aplikacji może nadawać w opisywanym przypadku kierownik działu, który pełni rolę Administratora systemu.
W tym celu utworzono trzy aplikacje w Designer Studio nazwane odpowiednio: „Aplikacja Działu Kadr”, „Aplikacja Działu Obsługi Klienta” oraz „Aplikacja Działu Sprzedaży”. (We wszystkich przypadkach konfiguracja wygląda identycznie, przy czym jedyną zmianą jest grupa BPS, której nadawane są uprawnienia).
Trzy nowo utworzone aplikacje zostały dodane do grupy „Aplikacje”
Aby dodać wspomniane uprawnienia do każdej z aplikacji, zaznacz ikonę odpowiedniej aplikacji na drzewie wyboru, a następnie wybierz zakładkę Uprawnienia. Okno zakładki podzielone jest na cztery pola określające rodzaje uprawnień. Pierwsze z nich o jednoznacznej nazwie Administrator aplikacji pozwala na dodanie omawianych uprawnień utworzonym wcześniej grupom. Aby to zrobić, kliknij przycisk Przeglądaj znajdujący się z prawej strony wspomnianego pola.
Warto zauważyć, że w polu Administrator aplikacji domyślnie wstawiona jest także osoba, która utworzyła daną aplikację (w tym przypadku Tom Green)
W nowo otwartym oknie w polu wyszukiwania wpisz nazwę grupy odpowiadającej danej aplikacji (w tym przypadku jest to wcześniej utworzona grupa „Aplikacje dla Działu Kadr”) i kliknij przycisk Szukaj. Po odnalezieniu właściwej grupy kliknij jej nazwę dwukrotnie w tabeli poniżej pola wyszukiwania, tak aby jej nazwa pojawiła się w polu obok przycisku Dodaj i kliknij przycisk OK.
Po dodaniu odpowiedniej grupy jej nazwa pojawia się w polu Administrator aplikacji. Aby zapisać zmiany naciśnij przycisk Zapisz i publikuj aplikację.
Mając utworzone aplikacje, do których nadano uprawnienia poszczególnym grupom, każdy z ich członków może zalogować się do Designer Studio i uzyskać dostęp do tego narzędzia w tzw. trybie Lite, czyli z ograniczonymi uprawnieniami.
Praca z ograniczonymi uprawnieniami – tryb Lite
Bezpośrednio po zalogowaniu do Designer Studio przez citizen developera będącego członkiem odpowiedniej grupy wyświetlany jest komunikat informujący o pracy w trybie Lite oraz możliwości pracy wyłącznie w obrębie aplikacji, których jest administratorem.
Komunikat poprzedzający otwarcie Designer Studio
Po naciśnięciu przycisku OK użytkownik przenoszony jest do okna Designer Studio.
Okno Designer Studio widoczne dla użytkownika pracującego w trybie Lite. Warto zwrócić uwagę na mniejszą liczbę dostępnych lub aktywnych elementów w stosunku do widoku dostępnego dla Administratora systemu
Z poziomu Designer Studio citizen developer posiada dostęp wyłącznie do przypisanej do niego aplikacji utworzonej przez kierownika Działu – w tym przypadku jest to Aplikacja Działu Kadr. Może on jednak przejść do innej aplikacji, której jest administratorem, o ile takowa jest dostępna.
Administrator aplikacji może otwierać także inne aplikacje, których jest administratorem
Pomimo braku możliwości tworzenia nowych aplikacji, możliwe jest dodawanie i modyfikowanie procesów w ramach udostępnionej aplikacji. Co więcej citizen developer, który posiada dostęp do innych aplikacji w Designer Studio, może powiązać istniejące w nich procesy…
- Dodawanie procesu powiązanego
Aby powiązać proces dostępny w jednej aplikacji, a tym samym korzystać z niego w Aplikacji Działu Kadr, citizen devloper musi być w obu przypadkach ich administratorem. Po spełnieniu tego warunku będzie on mógł nie tylko powiązać i udostępnić dany proces w określonej aplikacji, ale także dokonywać w nim modyfikacji.
Udostępnienie procesu w omawianym przypadku wymaga kliknięcia prawym przyciskiem myszy ikony aplikacji lub procesu na drzewie wyboru, a następnie wybrania opcji Powiąż istniejące procesy z menu kontekstowego.
Powiązanie procesu utworzonego w innej aplikacji
W nowo otwartym oknie rozwiń węzeł odpowiedniej aplikacji, a następnie wybierz żądany proces i kliknij przycisk OK. (W opisywanym przykładzie citizen developer posiada dostęp także do Aplikacji Działu Obsługi Klienta i udostępnia istniejący w niej proces).
Okno umożliwiające wybór udostępnianego procesu
Tak udostępniony proces będzie widoczny na drzewie wyboru Aplikacji Działu Kadr. O tym, że został on udostępniony z innej aplikacji informuje chociażby inna od standardowej ikona.
Powiązany proces jest wyróżniany inną od standardowej ikoną
Użytkownik aplikacji Działu Kadr ma teraz dostęp do procesu powiązanego, który może zmieniać i konfigurować wedle własnych preferencji.
Warto tutaj nadmienić, że możliwa jest także sytuacja, w której proces powiązany, do którego nie ma dostępu dany citizen developer, zostanie dodany przez Administratora systemu, np. na etapie tworzenia aplikacji. W takim przypadku administrator Aplikacji Działu Kadr, choć będzie go widział na drzewie wyboru (z wyszarzoną ikoną), nie będzie mógł go modyfikować i zmieniać, posiada jednak możliwość uwzględniania go, np. w raportach.
Proces powiązany przez Administratora systemu, do którego nie ma dostępu Administrator aplikacji, posiada wyszarzoną ikonę informującą o braku możliwości edycji
- Źródła danych
Powyżej wspomniano już pokrótce o elementach nieobecnych bądź nieaktywnych w widoku okna Designer Studio. Jednym z nich jest także przycisk Źródła danych dający dostęp do sekcji umożliwiającej zarządzanie nimi. Czy oznacza to, że citizen developer nie będzie mógł korzystać ze źródeł danych w swojej aplikacji? Oczywiście nie, ale będzie to mógł robić w ograniczonym zakresie.
Po pierwsze źródła danych może powiązać z daną aplikacją już Administrator systemu, tworząc daną aplikację. Będą one wówczas dostępne dla Administratora aplikacji od razu i bez konieczności ich podpinania.
Po drugie użytkownik w trybie Lite może sam tworzyć nowe źródła danych, które następnie będzie wykorzystywał i potencjalnie modyfikował w ramach własnego projektu.
Aby utworzyć nowe źródło danych, wystarczy wybrać zakładkę Źródła danych dostępną w oknie konfiguracji aplikacji. Okno to zawiera tabelę, w której prezentowane są dostępne źródła danych, obok niej zaś dostępny jest przycisk Nowe, który należy kliknąć.
Zakładka Źródła danych umożliwia tworzenie nowych źródeł danych oraz dodawanie istniejących
Po naciśnięciu wspomnianego przycisku otwierane jest okno umożliwiające konfigurację nowego źródła danych. Konfiguracja ta odbywa się w sposób standardowy, dlatego warto wspomnieć wyłącznie o tym, że w zakładce Powiązania i uprawnienia od razu określona jest konkretna aplikacja, w której tworzone jest to źródło (w omawianym przykładzie jest to Aplikacja Działu Kadr). Dodatkowo użytkownik może udostępnić takie źródło innej aplikacji, do której posiada dostęp, klikając przycisk Udostępnij w aplikacji (
).
Źródło danych jest automatycznie przypisywane do aplikacji, w ramach której jest tworzone, a jego właścicielem jest jego autor
Na koniec warto wspomnieć, że Administrator aplikacji może także powiązać istniejące źródła danych, o ile te są źródłami publicznymi (więcej informacji na temat oznaczania źródła danych jako publiczne jest dostępne w artykule pod następującym adresem).
Aby to zrobić, w zakładce Źródła danych kliknij przycisk Powiąż istniejące (), a następnie w nowym oknie wskaż odpowiednie źródło.
Dodawanie istniejącego publicznego źródła danych
- Globalne atrybuty, reguły i stałe
Ostatnią kwestią, na którą warto zwrócić uwagę są elementy o statusie „globalny”, takie jak atrybuty, reguły, czy stałe. Wprawdzie w omawianym przypadku citizen developer jako Administrator aplikacji nie będzie mógł ich tworzyć (ponieważ nie ma dostępu do sekcji Konfiguracja systemu), ale może z nich korzystać, o ile zostały one zdefiniowane.
Przykładowo, aby dodać atrybut globalny, zaznacz węzeł Atrybuty na drzewie wyboru, a następnie kliknij przycisk Nowy atrybut dostępny w górnym pasku. Następnie w polu Typ atrybutu rozwiń węzeł Atrybuty współdzielone – globalne i wybierz jeden z dostępnych atrybutów.
Dodawanie atrybutu globalnego
Po dodaniu atrybutu i zapisaniu zmian będzie on mógł być wykorzystywany w konfiguracji aplikacji. Jednocześnie Administrator aplikacji nie będzie mógł go edytować na poziomie globalnym, a jedynie dostosowywać do własnego kontekstu.
Pamiętaj o wyewidencjonowaniu procesu!
Zważywszy, że w opisywanym przypadku dostęp do Aplikacji Działu Kadr posiada trzech citizen developerów może to prowadzić do „konfliktów”…
Załóżmy, że jeden z citizen developerów pracuje w jedynym dostępnym we wspomnianej aplikacji procesie, wprowadzając w nim modyfikacje. Kiedy po powiedzmy godzinie pracy chce zapisać swoje zmiany (a było ich sporo) otrzymuje taki oto komunikat:
Nietrudno wyobrazić sobie jego stan ducha, kiedy dowiaduje się, że nie tylko nie może zapisać swoich zmian, ale wymagane w komunikacie odświeżenie Designer Studio powoduje ich utratę. Kiedy użytkownik opanuje już nerwy, zda sobie sprawę, że kiedy on wprowadzał swoje modyfikacje inny członek jego grupy BPS wprowadził i zapisał niewielką zmianę w konfiguracji tego samego procesu.
Nasuwa się pytanie, czy podobnym sytuacjom można zapiec? Można, a nawet trzeba! Pozwala na to funkcjonalność ewidencjonowania procesu.
Funkcjonalność ewidencjonowania procesów umożliwia izolowaną pracę na danym procesie i zapobiega sytuacjom, w których proces taki jest jednocześnie edytowany przez wielu użytkowników. Użytkownik, który wyewidencjonwał proces do edycji, ma pewność, że wprowadzane przez niego zmiany nie zostaną utracone, ponieważ system uniemożliwia zapis zmian w takim procesie przez innych użytkowników.
- Jak wyewidencjonować proces?
Włączenie wspomnianej funkcjonalność jest bardzo proste i nie wymaga zaawansowanej konfiguracji. Aby wyewidencjonować dany proces, kliknij jego ikonę na drzewie wyboru prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Wyewidencjonuj do edycji.
Proces można wyewidencjonować, klikając jego ikonę prawym przyciskiem myszy i wybierając Wyewidencjonuj do edycji
Naciśnięcie wspomnianego przycisku uruchomi zapis bieżącego procesu. Po zakończeniu zapisu w górnej części okna procesu pojawi się zielony znak wyboru (będzie on widoczny tylko u użytkownika, który wyewidencjonował proces).
Znak wyboru informuje użytkownika danej instancji Designer Studio, że wyewidencjonwał on proces
Kliknięcie przycisku powoduje otwarcie okienka zawierającego informacje, m.in. o wyewidencjonwaniu procesu oraz użytkowniku, który to zrobił.
Okno zawierające informacje o wyewidencjonowaniu procesu
W tym miejscu warto wspomnieć, że pozostali użytkownicy, którzy otworzą taki proces, ujrzą symbol kłódki obok nazwy aplikacji, po kliknięciu którego także otwarte zostanie okno z informacjami o wyewidencjonowaniu procesu.
Symbol kłódki informuje użytkowników innych instancji Designer Studio, że dany proces jest wyewidencjonwany
To jednak nie wszystko – próba zapisu takiego procesu przez innych użytkowników zakończy się wyświetleniem stosownego komunikatu informującego o braku takiej możliwości i sugerującego odświeżenie procesu.
Komunikat wyświetlany przy próbie zapisu procesu wyewidencjonwanego przez innego użytkownika
Podsumowanie
Tryb Lite to przydatna funkcjonalność wszędzie tam, gdzie na pierwsze miejsce wysuwa się kwestia bezpieczeństwa. Oferując ograniczony dostęp do funkcjonalności i zasobów, zapewnia on niezbędne narzędzia umożliwiające efektywne tworzenie aplikacji biznesowych. Co więcej, ułatwia on nadzorowanie postępów prac oraz wydzielanie konkretnych obszarów, zwiększając kontrolę nad tworzonymi rozwiązaniami.
